Achterstallige facturen

Het order to cash proces (afgekort als O2C of OTC proces) is een uiterst belangrijk onderdeel van het bedrijfsproces. Het order to cash proces is een vaak een over het hoofd geziene en ondergefinancierde mogelijkheid om de bedrijfsefficiëntie te verhogen, de cashflow te verbeteren en de klantenrelaties te versterken. Het is belangrijk dat bedrijven de mogelijkheden in kaart brengen, de kosten van het O2C-proces verlagen en de voordelen inzien van investeringen in slimme oplossingen.

Wat is order to cash?

Het proces van ontvangst van de bestelling tot betaling van de factuur is opgenomen in het order-to-cash proces. Dit omvat het gehele productieproces. Het doel is dit proces zodanig te optimaliseren dat alle onderdelen hun werk naar behoren kunnen doen. Hiervoor zijn tijd, geld en middelen nodig. Veel ondernemers zijn minder goed in één van deze drie onderdelen. Maar vroeg of laat is het op orde krijgen van het order-to-cash proces een voorwaarde voor succesvolle groei.

Als een organisatie dit niet op orde heeft, zal zij dit vaak als eerste merken in haar cashflow. Maar het kan ook leiden tot ontevreden klanten, omdat het productieproces verkeerd is ingericht. Met andere woorden, het O2C proces is een van die processen die uw bedrijf kunnen maken of vernietigen. Het resultaat van dit proces kan alles beïnvloeden, van klantentevredenheid en cash flow management tot werknemerstevredenheid.

Order2cash processtappen

De stappen van het proces verschillen uiteraard voor iedere organisatie. Afhankelijk van de markt, het product of de dienst zijn er belangrijke verschillen. Een autofabrikant heeft bijvoorbeeld een ander order-to-cash proces dan een adviesbureau. Maar het gaat er vooral om dat de focuspunten in verschillende organisaties van elkaar verschillen.

In ieder geval begint het order-to-cash proces altijd met het boeken van de order. Vervolgens moeten middelen, tijd en geld beschikbaar worden gesteld. Hiervoor kan een planningssysteem worden gebruikt. Vervolgens vindt de productie plaats. In complexe productiebedrijven hangt dit proces samen met bijna alle andere onderdelen van de organisatie. Als bijvoorbeeld een slecht HRM-beleid leidt tot een hoog ziekteverzuim, zal de productie, en daarmee het order to cash-proces, vertraging oplopen. Na de productie vindt de levering plaats. Facturering vindt meestal direct daarna plaats. De laatste stap is de nazorg en kwaliteitscontrole.

Optimalisering van het proces van order2cash

Het doel van een O2C-proces is goederen te leveren aan klanten in ruil voor geld. Maar omdat het proces twee kanten heeft, order management en debiteuren, is het sterk van elkaar afhankelijk. Teams die deze twee delen van het proces aansturen, werken uiteindelijk in silo’s, wat niet geschikt is voor een efficiënt proces.

Hoewel verbeteringen denkbaar zijn in elk onderdeel van het O2C order to cash proces, specialiseert Payt order to cash zich in het debiteurenbeheer proces. Het invoice to cash proces. Veel organisaties denken dat het werk gedaan is als de factuur wordt verstuurd, maar dat is niet het geval. Geschat wordt dat 30% van de faillissementen uitsluitend te wijten is aan een gebrek aan liquiditeit, niet aan een slecht bedrijfsmodel of een slecht rendement op investeringen. Bovendien is het facturatieproces ook een goed moment om de kwaliteit van uw producten of diensten te controleren. Klanten vertellen u graag hoe ze hebben ervaren wat ze hebben ontvangen.

Software gebruiken om uw O2C order to cash te verbeteren

Om het order-to-cash proces te verbeteren, is order-to-cash software waar mogelijk de beste optie. Het dwingt u om goed na te denken over hoe u het bedrijfsproces optimaal kunt inrichten. En als het eenmaal is opgezet, maakt het geen fouten meer. Er zijn verschillende uitgebreide softwarepakketten die een groot deel van het bedrijfsproces automatiseren. De software zorgt ervoor dat de benodigde middelen op tijd aanwezig zijn en ingepland worden voor tijdige levering. De meeste organisaties hebben niet zo’n ingewikkeld productieproces. Ook voor deze organisaties is automatisering belangrijk.

Wat ons is opgevallen, is dat weinig ERP- of financiële pakketten een complete oplossing hebben voor het incassoproces. Payt is eenvoudig te implementeren door het te koppelen aan uw financiële pakket, en het levert direct voordelen op.

Bent u geïnteresseerd in meer informatie over Payt en onze oplossingen voor uw uitdagingen in debiteurenbeheer? Neem dan contact met ons op, wij helpen u graag verder met onze uitgebreide software-oplossingen.