Betalingsherinnering: alle informatie die u nodig heeft

Onbetaalde facturen zijn een doorn in het oog van elke ondernemer. Allereerst omdat het tijd kost om er achteraan te gaan. Er is echter een oplossing met efficiënt debiteurenbeheer en automatische aanmaningen. Ondernemers die zelf hun debiteuren beheren, moeten hun liquiditeit strak in de hand houden. Het is dan handig om een voorbeeld te hebben van een betalingsherinnering en andere belangrijke informatie over wanbetalers.

Wat is een betalingsherinnering?

Een betalingsherinnering is een schriftelijke of digitale mededeling aan een debiteur dat hij/zij een factuur niet heeft betaald. In dit opzicht is het een eenvoudige herinnering en een aansporing voor de debiteur om te betalen. Een betalingsherinnering vermeldt altijd een termijn waarbinnen de betaling moet plaatsvinden.

Zie hier ons voorbeeld voor een betalingsherinnering

Neutraal van toon

Een betalingsherinnering is geen verwijt aan de debiteur, maar neutraal van toon. Het kan voorkomen dat een debiteur gewoon vergeten is een factuur op tijd te betalen. Dat komt vaak voor, net zoals het voorkomt dat een debiteur gewend is een termijn van dertig dagen te hanteren en u misschien vijftien dagen als betalingstermijn hanteert.

Wanneer een betalingsherinnering sturen?

Het is belangrijk om debiteuren actief te benaderen als betaling uitblijft. Is de betalingstermijn 30 dagen, stuur de aanmaning dan direct als de termijn is verstreken. Zo is de debiteur direct op de hoogte van het openstaande bedrag en komt hij later niet voor verrassingen te staan. Payt kan helpen door geautomatiseerde opvolgingsmails te sturen op openstaande facturen. 

Verplichte herinnering aan particulieren 

Als een factuur onbetaald blijft en naar een particulier is gestuurd, is het verplicht om een betalingsherinnering te sturen. Betaalt de particulier nog steeds niet, dan is het noodzakelijk om een zogenaamde WIK-brief of veertiendagenbrief te sturen. Hierop bestaat een uitzondering in het geval van particulieren. In dat geval is het mogelijk om in plaats van een eerste aanmaning een veertiendagenbrief te sturen. 

Geen verplichte aanmaning aan bedrijven 

Als een factuur van een bedrijf onbetaald blijft, is het niet verplicht om een aanmaning te sturen. Wel is het goed om de debiteur te herinneren aan de openstaande factuur. Dit voorkomt een verstoring van de zakelijke relatie. In principe is het mogelijk om direct de incassoprocedure te starten als een bedrijf niet op tijd betaalt, maar in de praktijk gebeurt dit nauwelijks.

Strak debiteurenbeheer

Het is raadzaam om een strak debiteurenbeheer te voeren en daarom zo snel mogelijk een aanmaning te sturen. Als u te lang wacht met het versturen van een herinnering, duurt het nog langer voordat het geld binnen is.

Stuur een betalingsherinnering per e-mail

De snelste manier om een betalingsherinnering te versturen is per e-mail. Dit bericht komt direct aan in de mailbox van de ontvanger. Gebruik daarom bij voorkeur e-mail om de debiteur te herinneren aan een openstaande factuur. Dit betekent overigens niet dat het niet ook mogelijk is om een schriftelijke herinnering per brief te sturen, maar dit kost meer tijd.

Wat is de reden van niet-betaling van de factuur?

In bepaalde situaties is het mogelijk de reden te achterhalen waarom een factuur niet wordt betaald. Misschien is er al een conflict over een geleverd product of een afgenomen dienst, een dispuut. In dat geval is het raadzaam om met de andere partij te praten. Het is heel eenvoudig om op factuurniveau een dialoog aan te gaan.

Vereisten waaraan moet worden voldaan

Bij het versturen van een aanmaning aan een debiteur moet het bericht aan een aantal eisen voldoen. Een betalingsherinnering moet vermelden dat het gaat om een herinnering van een onbetaalde factuur. Ook moet het factuurnummer worden vermeld van de factuur waarop de aanmaning betrekking heeft. Ook is het van belang het aantal dagen te vermelden waarbinnen de betaling moet plaatsvinden of een specifieke datum te noemen. Verder moet het openstaande bedrag worden vermeld, evenals het bankrekeningnummer. Ook kunnen de incassokosten worden vermeld.

• Betalingsherinnering
• Factuurnummer
• Uiterste datum van betaling
• Openstaand bedrag
• Bankrekeningnummer
• Het noemen van incassokosten

De tweede herinnering

Helaas betalen niet alle debiteuren de factuur na de eerste herinnering. Als betaling uitblijft, is het vaak een goed idee om een tweede herinnering te sturen. Deze bevat dezelfde informatie als de eerste herinnering. Uiteraard moet ook de tweede herinnering worden verstuurd. Het is raadzaam om in de tweede herinnering de uiterste betaaldatum korter te houden.

Herinnering als de betaling niet is verricht

Een herinnering wordt verstuurd na de tweede herinnering of misschien na de eerste herinnering als het vermoeden bestaat dat er helemaal niet wordt betaald. Een herinnering is in wezen hetzelfde als een aanmaning, maar komt iets dreigender over. Het kan worden gezien als een laatste aanmaning voordat er stappen worden ondernomen voor verdere inning. In plaats van een aanmaning als zodanig te benoemen, kan ook de naam derde aanmaning worden gebruikt. 

Verschil tussen een betalingsherinnering en een aanmaning

Is er een duidelijk verschil tussen een herinnering en een aanmaning? Niet echt. De termen kunnen min of meer door elkaar worden gebruikt. Er kan sprake zijn van een eerste, tweede en laatste aanmaning. Of een eerste en tweede aanmaning. Men kan ook spreken van een betalingsherinnering, gevolgd door een aanmaning en ten slotte een ingebrekestelling.

Welke waarde heeft een betalingsherinnering?

Een betalingsherinnering heeft in ieder geval de waarde om een schuldenaar tot betaling aan te sporen. Daarnaast heeft het ook een juridische waarde. Door het versturen van een betalingsherinnering laat u zien dat alles in het werk is gesteld om de factuur betaald te krijgen. Er is dus een juridische waarde in het geval u de debiteur voor de rechter sleept wegens wanbetaling. Door het debiteurenbeheer goed onder controle te hebben, is de kans groter dat debiteuren direct of na een herinnering betalen.

Laat uw openstaande facturen sneller betalen met Payt

Zoals u net heeft gelezen, kan het innen van openstaande vorderingen zonder het gebruik van slimme software veel werk zijn. Deze kostbare tijd kan aan andere zaken worden besteed. Met de slimme debiteurenbeheer software van Payt automatiseert u het grootste deel van dit werk terwijl u ook sneller betaald krijgt. Probeer Payt nu met onze gratis proefperiode of vraag een demo aan bij een van onze consultants.