Laat uw bedrijf groeien door goede beheersing van uw DSO

Het is erg belangrijk om een positieve cashflow te hebben om uw business te runnen. De dagelijkse kosten dekken, personeel betalen en leningen aflossen. Wanneer het geld langzamer binnenstroomt dan het eruit gaat, kan het erg moeilijk zijn om uw bedrijf te laten groeien. Of erger, het kan u brengen in financiële problemen wat resulteert in veel stress. Een goede oplossing hiervoor is het beheersen van de DSO (Days Sales Outstanding). In dit artikel zullen we ingaan op wat DSO is, hoe u het kunt berekenen, waarom het een belangrijke KPI is en hoe u het kunt verbeteren.

Wat is DSO?

De DSO is in de wereld van credit management het meest gebruikte meetinstrument. De betekenis van DSO is Days Sales Outstanding of Daily Sales Outstanding en is een financiële ratio die u vertelt hoe goed u uw debiteuren managet. De DSO wordt ook wel de omloopsnelheid van debiteuren of debiteurendagen genoemd.

Waarvoor staat DSO?

De DSO-berekening geeft weer hoelang het duurt voordat een bedrijf de betaling van een factuur ontvangt nadat een dienst of product aan de klant is geleverd. Dit wordt vaak per maand berekend om de waardevolle data over een bepaalde periode te analyseren. Een doeltreffende manier is om deze te volgen op een trendlijn, maand na maand. Op die manier wordt duidelijk welke veranderingen zich voordoen in het vermogen van uw bedrijf om openstaande facturen bij uw klanten te innen. Hier kunt u dan effectief op anticiperen.

Hoe berekent u uw debiteurendagen?

Er zijn verschillende manieren om uw debiteurendagen te berekenen. U kunt uw DSO berekenen over een bepaalde periode. Veel bedrijven doen dit per maand of per jaar. Maar verschillende berekeningen leveren verschillende resultaten op. Wanneer u uw DSO bijvoorbeeld per maand berekent kan het DSO-cijfer een vertekend beeld geven. In een maand waarin u veel verkoopt, zal de DSO ook hoger uitvallen. En een maand waarin u minder verkoopt, vertekent uw DSO-cijfer negatief. Ook een uitzonderlijk hoge factuur met een langere betaaltermijn kan leiden tot een vertekende DSO. We geven u een aantal formules om uw debiteuren dagen te berekenen.

De DSO-formules

Er zijn een aantal formules om de debiteurendagen ratio te berekenen.

• De DSO-formule over een maand:

Het openstaande factuurbedrag of debiteuren aan het einde van de maand /maandomzet x 30 dagen

• De DSO-formule over een jaar:

Het openstaande factuurbedrag of debiteuren aan het einde van het jaar / jaaromzet x 365 dagen

Days Sales Outstanding voorbeeldberekening

We geven een voorbeeld. Eind juni bedraagt het totaalbedrag van uw openstaande facturen €80.000,- euro. Eind juli is dat €60.000,- euro.

Om de totale waarde van uw verkopen te berekenen, kunt u de verkoopomzet in een bepaalde periode nemen. Wanneer hier veel schommelingen in zijn, zal ook uw DSO schommelen. Dus, stel dat uw omzet in juni €88.000,- euro bedraagt en slechts €40.000,- in juli, dan is uw DSO:

In juni: €80.000,- euro/ €88.000,- euro * 30 dagen = 27,3 dagen

In juli: €60.000,- euro /€40.000,- euro * 31 dagen = 46,5 dagen

Voor een bedrijf met deze omzetfluctuaties is het verstandiger om de gemiddelde maandomzet over 12 maanden te gebruiken. De debiteurendagen ratio formule luidt:

Het openstaande factuurbedrag of debiteurensaldo / (de jaaromzet / 12) * periode in dagen 

Wat is een goede DSO?

Over het algemeen wordt een DSO onder de 45 als laag beschouwden een DSO boven de 45 dagen als hoog, maar dit hangt af heel erg van het type bedrijf en de bedrijfsstructuur. Verschillende branches hebben verschillende gemiddelde DSO’s. Een lage DSO in de ene branche kan dus een hoge zijn in de andere. Ligt de gemiddelde betalingstermijn van uw crediteuren lager dan uw DSO? Dan kunt u problemen krijgen met uw cashflow. Het is dus belangrijk om uw DSO te berekenen en bij te houden.

Wat is het belang van een goede DSO?

Een lage DSO is goed voor uw bedrijf en een hoge DSO onwenselijk. Een hoge DSO betekent namelijk dat een bedrijf haar producten of diensten op krediet verkoopt en dit kan tot cashflow problemen leiden. Veel onbetaalde facturen worden echter geconfronteerd met toenemende risico’s; hoe langer de wachttijd op een betaling, hoe groter het risico van wanbetaling. Daarnaast heeft een lage DSO belangrijke voordelen voor uw bedrijf. Bedrijven met een lage DSO hebben de hoogste cashflow en lopen geen kredietrisico. U bent daardoor aantrekkelijker voor kredietverstrekkers, zakenpartners en potentiële investeerders omdat uw risico lager ligt.

Hoe kunt u uw DSO het best bijhouden?

Zoals eerder besproken is het berekenen en bijhouden van uw DSO belangrijk voor de continuïteit van uw onderneming. Er zijn een aantal manieren waarop u dit kunt goed kunt bijhouden.

Dagen berekenen voor achterstallig facturen in Excel

Als eerste kunt u het aantal verstreken dagen berekenen in Excel. Dit kan handig zijn wanneer u wilt weten wie er te laat is met het betalen van zijn of haar facturen. Hier kunt u dan direct actie op ondernemen om uw factuur zo snel mogelijk betaald te krijgen. Om te berekenen hoeveel dagen er zijn verstreken tussen de factuurdatum en de datum van vandaag kunt u de VANDAAG functie gebruiken in Excel. De eerste stap is om in kolom A alle factuurdatums te zetten. In kolom B kunt u dan de formule: VANDAAG()-A1 typen. Deze kunt u dan doortrekken voor de andere datums. Deze getallen geven een duidelijk beeld welke debiteur het wettelijke betaaltermijn van 30 dagen heeft overschreden. Zo weet u precies waar u actie moet ondernemen. Dit is echter wel een tijdrovende en inefficiënte bezigheid.

DSO bijhouden in debiteurenbeheer software

U kunt een hoop tijd en energie besparen door de DSO in uw debiteurenbeheer software bij te houden en te verbeteren. Door het automatisch opvolgen van facturen, het aanbieden van verschillende betaalmethoden en de consistente dialoog met uw debiteuren, kunt u uw DSO met debiteurenbeheer software aanzienlijk verlagen. In het Payt platform kunt u in één oogopslag zien hoe uw DSO verloopt (zie figuur 1).

Figuur 1. De rapportage van het betaalgedrag en DSO in Payt

Hoe kunt u uw DSO verbeteren?

Een lage DSO is dus goed voor uw bedrijf. Maar hoe zorgt u er nu voor dat u de DSO verbetert? Wij geven u tips om uw DSO te verlagen:

1. Het is belangrijk om uw klanten direct na levering van uw product of dienst te factureren. Volg dit snel op om eerder uitbetaald te worden. De betalingsbereidheid is namelijk het grootst direct na de levering van uw product of dienst.
2. Wees erg nauwkeurig en specifiek op uw factuur. Dit vermijdt vragen over de inhoud van de factuur en verkleint de kans dat uw klanten het op een stapel gooien om later op te pakken. Ook daalt hierdoor de kans dat u steeds nieuwe facturen moet opsturen en klanten moet nabellen voor de betaling.
3. Zorg dat het zo makkelijk mogelijk voor uw klanten is om uw facturen te betalen. Voor terugkerende facturen is het handig om automatische incasso te gebruiken. Ook is het heel effectief om betaalmethoden zoals een iDEAL knop toe te voegen in uw facturen. U zult zien dat u veel sneller wordt betaald. Niet alleen consumenten maken gebruik van deze betaalmethoden. Ook bedrijven maken er steeds meer gebruik van. Het record van snelste betaling bij de Hanzehogeschool Groningen staat op 17 seconden na het versturen van de factuur met een iDEAL knop in de factuur.
4. Zorg dat u op een efficiënte en effectieve manier in contact blijft met uw klant. Mochten er toch onduidelijkheden ontstaan bij de klant, zorg dan dat de klant heel eenvoudig contact met u kan opnemen. Staat er toch een fout op de factuur of kan de klant het bedrag niet in één keer betalen? Dan wilt u snel kunnen reageren om dit op te lossen, bijvoorbeeld door automatisch een betaalplan te regelen. Hoe gemakkelijker dit is voor uw klant, hoe eerder u betaald kunt worden.
5. Betaalt de klant de factuur niet na het betalingstermijn? Volg dit dan onmiddellijk op door automatisch herinneringen te sturen op gezette tijden. Hierdoor blijft de betaling on top of mind bij uw klant. Het niet betalen van facturen is vaak geen onwil, maar het is wel belangrijk om kort op de bal te zitten.
6. Maak gebruik van een kredietcheck. Hiermee onderzoekt u de hoe betrouwbaar uw (toekomstige) klanten zijn. Door de kredietwaardigheid van uw debiteuren in de gaten te houden of vooraf te controleren zorgt u ervoor dat uw DSO op peil blijft.

Kritiek op de DSO berekening

Hoewel de DSO-berekening door veel bedrijven wordt gebruikt is er ook kritiek op deze ratio als graadmeter voor bedrijfsprestaties. De reden hiervoor is dat de DSO alles ‘op één hoop gooit’. Dit betekent dat het gemiddelde wordt genomen van grote en kleine bedragen, goede en slechte betalers en lange en korte betalingstermijnen. Er wordt hierbij geen link gemaakt met de financiële gezondheid van de portefeuille en hierdoor kan de DSO snel veranderen. In bepaalde gevallen geeft dit dus een te positief resultaat weer en in andere gevallen een te negatief resultaat. U bent er niet van verzekerd dat als een klant vandaag op tijd betaalt, hij of zij dit de volgende keer ook zal doen. De DSO zegt dus weinig over de toekomst van het betalingsgedrag.

Zaken om te overwegen

Zoals we al eerder benoemden, hebben bedrijven een positieve cashflow nodig om hun business te runnen. Veel cashflow problemen kunnen worden voorkomen door een goede strategie. Voor het voortbestaan van uw bedrijf is het daarom erg belangrijk om uw credit management goed in te richten. Een DSO-verbetering biedt daarin een goede oplossing. Krijg grip op uw debiteurenbeheer en zorg voor snellere en eenvoudigere betalingen.