Implementatie Payt: van handwerk naar volledig geautomatiseerd
Voor velen is automatisering iets spannends. Het uit handen geven van een proces door een systeem is voor veel bedrijven een drempel. Verandermanagement is daarom een belangrijk onderdeel van de Payt implementatie. Wij zullen onze klanten zoveel mogelijk ontzorgen en ondersteunen bij het proces naar volledige automatisering van debiteurenbeheer. Mijn naam is Bert-Jan Walters en ik ben implementatie specialist binnen Payt. Hieronder probeer ik een beeld te schetsen van het proces van de implementatie en de wijze van het ontzorgen van de klant.
Voordat we de inhoud bespreken, maken we altijd eerst kennis met de klant. Wij proberen door dit kenningsmakingsgesprek korte lijntjes te leggen tussen Payt en de klant. Daarnaast is het kennismakingsgesprek bedoeld om te bespreken hoe het debiteurenbeheer op dat moment is georganiseerd. Dit zorgt ervoor dat mijn collega en ik een oplossing op maat kunnen bieden binnen het ‘standaardpakket’ van Payt.
Na het kennismakingsgesprek en het inventariseren van de huidige processen, gaan we de inrichting van Payt bepalen. We proberen hierbij het huidige debiteurenbeheer proces van de klant binnen Payt te automatiseren. Zo verandert er weinig voor de debiteuren en wordt het beheer door onze klant efficiënter en effectiever. Binnen het standaardpakket hebben we vele mogelijkheden om dit te bereiken. Er wordt eerst een stabiele basis gecreëerd alvorens de uitzonderingen worden opgepakt en ingericht. Voor het neerzetten van deze stabiele basis zullen een aantal standaard punten worden langsgelopen. Voor gebruiksgemak en overzicht is er een handige checklist beschikbaar in de applicatie, zodat deze punten eenvoudig afgevinkt kunnen worden. Tevens geeft dit een goed inzicht in de status van de Payt implementatie en daarbij de automatisering van het debiteurenbeheer van de betreffende klant.
- Koppeling maken met boekhoudpakket
- Data controleren
- Instellingen bespreken
- Eindcontrole uitvoeren
- Livegang
-
Met het afronden van bovenstaande punten kan de klant al binnen een week starten met het gebruik van Payt. De duur van de implementatie is daarentegen sterk afhankelijk van de complexiteit van het project. Mochten de achterliggende processen ingewikkeld zijn, dan vergt dit een langere doorlooptijd. De ervaring is dat grote klanten met meer ingewikkelde processen in ieder geval binnen een maand kunnen starten met Payt.
Wanneer de basis van Payt staat, kan indien nodig de focus verlegd worden naar de uitzonderingen op de regel. Samen wordt gekeken naar een zo passend mogelijke inrichting voor deze uitzondering. Hierbij is het belangrijk dat de klant er rekening mee houdt dat eventueel de eigen werkwijze wat aangepast moet worden om het proces volledig te kunnen automatiseren.
Wij proberen onze klanten zoveel mogelijk te ontzorgen en ondersteunen bij het proces naar volledige automatisering - Bert-Jan Walters
Staat de administratie live? Dan sta je er nog steeds niet alleen voor. We hanteren standaard een nazorg periode van ongeveer twee weken. Gedurende deze periode kun je nog gebruiken maken van de consultant die je bij de implementatie heeft begeleid. Als alles na die twee weken in orde is, dan is de standaard route voor vragen onze Payt servicedesk.
Ja het is een verandering, ja het is spannend, maar je wordt altijd bijgestaan door een ervaren consultant en de livegang vindt alleen plaats wanneer je er écht klaar voor bent.
Klinkt dit proces je ook aantrekkelijk en simpel, plan dan hieronder een demo in!
Gerelateerde artikelen
Het lijkt alsof iedereen met een afzonderlijk project bezig is, maar iedereen draait als een tandwiel in een machine - Jake Eggen, Developer
Als je op zoek bent naar een werkplek met een uitstekende werkomgeving, leermogelijkheden en fantastische collega's, dan is Payt Software zeker het overwegen waard - Ivan Malykh, Developer
