Debiteurenbeheer: het proces

Het te laat of niet betalen van facturen door klanten, komt helaas vaak voor. En wat de oorzaak hiervan ook is, voor uw bedrijf kan het grote financiële gevolgen hebben. Voorkom deze problemen, door te investeren in het totaalproces rondom debiteurenbeheer.

De invloed op uw bedrijf

Om uw bedrijf financieel succesvol te maken, is goed debiteurenbeheer onmisbaar. U kunt nog zoveel opdrachten van klanten krijgen, als zij niet op tijd betalen, dan heeft dit negatieve invloed op uw financiële situatie. Goed debiteurenbeheer helpt u cashflowproblemen voorkomen en het werkkapitaal van uw bedrijf te vergroten. 

Debiteurenbeheer proces in de praktijk 

Onder debiteurenbeheer vallen alle activiteiten die u onderneemt met betrekking tot uw debiteuren. Alles om ervoor te zorgen dat uw facturen volledig en op tijd betaald worden. Denk hierbij aan: het versturen van facturen en betalingsherinneringen, telefonisch contact met klanten en het starten van incassoprocedures. 

Helaas is een succesvol debiteurenbeheer proces niet vanzelfsprekend en kan het lastig zijn om hier grip op te krijgen. Een gestructureerde manier van werken, helpt hierbij. 

Debiteurenbeheer proces stap voor stap

Een vaste werkwijze bij een betalingstermijn van 14 dagen kan er als volgt uitzien:

Stap 1. Verzending factuur

Verzend de factuur direct na het afronden van de opdracht of dienst. Hoe langer u wacht, hoe later de betaling binnenkomt. Vermeld op uw factuur duidelijk de betalingstermijn.   

Stap 2. Eerste herinnering

Heeft uw klant de factuur nog niet betaald, stuur dan 2 dagen na vervaldatum de eerste herinnering.

Stap 3: Tweede herinnering

U stuurt een tweede herinnering als er 18 dagen na de vervaldatum nog geen betaling heeft plaatsgevonden.

Stap 4: Laatste aanmaning/WIK-brief

De laatste kans om als klant aan de betalingsverplichting te voldoen is  34 dagen na de vervaldatum. 

Stap 5: Start incassoprocedure: 50 dagen na vervaldatum

Na twee herinneringen en een laatste aanmaning, geeft u het uit handen en wordt er een incassoprocedure gestart. 

Automatiseren van het debiteurenbeheer proces

Het handmatig bijhouden van dit proces kost veel tijd en energie. Door dit te automatiseren herinnert u klanten op structurele wijze aan niet-betaalde facturen. 

De voordelen

• Aanzienlijke werkbesparing
• Volledig behoud van controle over het proces
• Verbetering van uw cashflow
• Status van alle facturen volgen

Vraag de gratis demo aan

Payt biedt verschillende oplossingen aan om software voor u te laten werken. De mogelijkheden voor uw bedrijf ontdekken? Vraag dan nu de gratis persoonlijke demo aan!