Sneller betalen, werkbesparing en meer structuur in het debiteurenbeheer van Mobility Service

Iedere dag rijden er ongeveer 3.500 auto’s van Mobility Service over de Nederlandse wegen. De zakelijke leasemaatschappij uit Eelde helpt haar klanten aan een passende mobiliteitsoplossing; van full operational lease en netto operational lease tot het kopen van een compleet wagenpark. “Flexibiliteit is typerend voor Mobility Service”, vertelt Inge Mier, Financieel & Operationeel Directeur. “Zowel in onze diensten als in onze service. Als een klant belt of we die middag nog een auto klaar voor hem of haar kunnen regelen, dan doen we dat.”

Alles flex

De leasemaatschappij doet het goed in de flexbranche. “Dat komt omdat bedrijven bij ons net zo gemakkelijk een short lease als een long lease contract aan kunnen gaan”, legt Inge uit. “Veel van onze klanten hebben een gemixt personeelsbestand. Zo’n bedrijf wil voor vaste medewerkers een long lease contract, maar voor het tijdelijke personeel een short lease contract afsluiten.” Die mogelijkheid biedt niet iedere leasemaatschappij en dat maakt dat Mobility Service het goed doet in de flexbranche. “We mogen veel detacheringbureaus tot onze klantenkring rekenen.”

Dat Mobility Service een vooruitstrevend leasemaatschappij is blijkt niet alleen uit de dienstverlening. Het bedrijf was een van de eerste klanten van Payt. “Hoewel ik zelf toen nog niet bij Mobility Service werkte, weet ik wel dat Payt een belangrijke rol heeft gespeeld in de optimalisatie van ons debiteurenbeheer”, vertelt Inge. Voorheen deed het bedrijf alles handmatig. Eens in de zoveel weken printten ze de debiteurenlijst uit en belden ze iedereen na die de factuur niet binnen de betaaltermijn had voldaan.

“Gezien ons grote klantenbestand, kun je je voorstellen dat het debiteurenbeheer een flinke kluif was. Payt heeft voor een aanzienlijke werkbesparing gezorgd en heeft structuur gebracht in ons debiteurenbeheer. We doen nu op vaste tijdstippen en volledig geautomatiseerd onze facturen en herinneringen de deur uit.”

Transparant en duidelijk

De financieel directeur, voorheen werkzaam in de accountancy, werd positief verrast door Payt. Ze vertelt: “Toen ik aan de slag ging bij Mobility Service werkten mijn collega’s al een jaar met de software. Payt maakt het debiteurenbeheer heel transparant: je ziet precies wanneer de laatste actie is geweest en wat de klantspecifieke vervolgactie gaat worden.” De directe collega’s van Inge werken bijna allemaal parttime en wisselen het contact met debiteuren daardoor af. Door Payt loopt dat contact desondanks vlekkeloos. De notitiefunctionaliteit van Payt helpt ze daarbij; hierin kun je namelijk direct zien of een collega contact heeft gehad met een klant en wat er is afgesproken. “Bovendien is het voor mij persoonlijk prettig dat je ook een compleet dossier van de communicatie met de debiteur opbouwt.”, vertelt Inge. Als een klant de factuur niet betaalt en in de eindfase belandt, komt de case namelijk op het bordje van de financieel & operationeel directeur te liggen.

“Het helpt me enorm dat je in Payt precies kunt zien wat er allemaal is gebeurd, wanneer het laatste contactmoment is geweest en of iemand de berichtgeving heeft gelezen. Een debiteur kan zich daardoor niet beroepen op het feit dat hij de correspondentie niet heeft ontvangen; dat kunnen we precies zien.”

Het online incassotraject van Payt, dat klanten kunnen inzetten als vervolg op het debiteurentraject, wordt door Mobility Service nog niet zoveel gebruikt. Inge: “Voor ons is het lastig als we in zo’n situatie belanden. Onze klanten betalen vooruit. Voordat de nieuwe factuur op de mat valt, moet de voorgaande factuur voldaan zijn. Als dat niet het geval is en we belanden in een incassotraject, dan nemen we ook andere maatregelen, zoals het terugvorderen van de auto. Dat is natuurlijk niet wat we willen; je wilt het contract het liefst continueren. In feite betekent een incassotraject voor ons het einde van de klantrelatie.”

1000 debiteuren, 10 uur per week

Naast een gestructureerd debiteurenproces, zowel intern als extern, heeft Payt bij Mobility Service ook gezorgd voor een aanzienlijke werkbesparing. Inge vertelt daarover: “Mijn collega’s zijn zo’n twee uur per dag met het debiteurenbeheer nodig, dat is 10 uur per week. Als je bedenkt dat we ruim 1000 klanten hebben, dan is dat echt bizar weinig. Helemaal gezien het feit dat we nog relatief veel bellen met onze klanten. De laatste herinnering is toch altijd wat minder vriendelijk van toon. Daar hebben we weliswaar zelf voor gekozen, maar bij Mobility Service vinden we de klantrelatie enorm belangrijk. Daarom bellen we altijd even met onze debiteuren op het moment dat de laatste herinnering verstuurd is naar de klant. Vaak is het niet betalen van een factuur geen onwil en niet zelfde is het vreemd en opvallend dat een specifieke klant niet betaalt. Dan willen we graag persoonlijk de reden daarvan achterhalen. Maar als we dit niet zouden doen en de software van Payt gewoon zijn gang zouden laten gaan, zou het debiteurenbeheer nog veel minder tijd kosten.”

Perfect voor accountants

Door haar achtergrond heeft Inge Mier veel relaties in de accountancy.

“Ook in deze wereld zie ik het zo vaak gebeuren dat mensen te druk zijn met hun business om actief achter hun debiteuren aan te gaan en hun facturen betaald te krijgen. Doordat Payt op de achtergrond wel doorgaat, hoef je je geen zorgen meer te maken over je facturen en herinneringen. Als je er zelf eens in de zoveel tijd eens naar kijkt, is dat meer dan voldoende. Ik raad Payt dan ook altijd aan bij mijn (oud-)collega accountants.”