Super gestroomlijnd debiteurenbeheer door automatisering bij Voys

Met dank aan Payt zit ons debiteurenbeheer retestrak in elkaar. Sorry voor mijn woordkeuze, maar ik ben gewoon heel blij met Payt.

Janneke van der Velde werkt op de ‘Rekenkamer’ van Voys; de financiële afdeling van één van de snelst groeiende bedrijven van Groningen.

Ze is zeer te spreken over de gestructureerde workflow die Payt binnen haar organisatie heeft gerealiseerd. “Als je ruim 10,000 facturen per maand stuurt, dan wil je dat proces maar al te graag automatiseren. Het is fijn als je zoiets kunt overlaten aan een partij die met je meedenkt. Het team van Payt staat van begin af aan klaar op het moment dat we vragen of wensen hebben. Zelfs als je het zelf niet helemaal goed aanpakt, blijven ze geduldig met je meedenken.”

Zelf ontwikkelen of slim inkopen

Voys timmert hard aan de weg. Jaar na jaar laat het de Groningse telecomaanbieder een enorme groei zien en die stijging zet zich voort.

Ieder jaar groeit ons klantenbestand. Voordat we met Payt werkten, voerden we ons debiteurenbeheer handmatig uit. Dat proces liep op verschillende plekken niet lekker en we zijn gaan kijken hoe we dit beter konden doen.” Voys was indertijd nog een echte tech start-up: “We vonden het heel normaal om zelf software te ontwikkelen voor de problemen waar we tegenaan liepen. Gelukkig had Payt het ‘debiteurenbeheer-wiel’ al voor ons uitgevonden.

Vertrouw op de software

De klantenkring van Voys bestaat uit zowel grote als kleine bedrijven. Bij die laatste groep, bestaande uit zelfstandigen of start-ups met een paar man in dienst, komt het wel eens voor dat er even geen geld op de bank staat op het moment Voys de telefoonrekening incasseert. “Dat kan gebeuren.”, zegt Janneke. “Het prettige van Payt is dat de factuur in zo’n geval niet weken blijft liggen, maar dat de software van Payt signaleert dat de automatische incasso niet is gelukt. Als de klant zelf niet door heeft dat de betaling niet is gelukt en de betaling niet alsnog handmatig uitvoert, dan wordt er via Payt na twee dagen automatisch een mailtje naar de desbetreffende klant gestuurd – volledig voorzien van onze huisstijl. In die mail staat een iDEAL link, waarmee de klant de factuur alsnog kan voldoen. Het prettige is dat als een klant die iDEAL link gebruikt, de debiteur- en factuurnummers direct bij de overboeking staan. Daardoor hebben wij er geen nawerk van; ons boekhoudprogramma herkent de iDEAL betaling namelijk direct en boekt het onder de juiste gegevens in.”

Debiteurenproces automatiseren

Payt werkt het beste als je de software gewoon haar gang laat gaan, zo vindt Janneke. “Als het proces loopt, heb je er geen omkijken meer naar. Je kunt het proces handmatig stopzetten of pauzeren, maar dat doen we alleen in uitzonderlijke gevallen. Bij de start van de samenwerking hebben we samen met de mensen van Payt het proces bepaald: na hoeveel dagen mogen de herinneringen eruit en wat moet er precies in die correspondentie komen te staan? Bij Voys hebben we letterlijk een eigen ‘tone of voice’. Het is prettig dat we die stijl kunnen doorzetten in de administratieve communicatie met onze klanten.”

Hoewel de correspondentie vanuit Voys altijd vriendelijk en informeel is, wordt de toon in het herinneringsproces steeds een beetje dwingender. “In de laatste herinnering geven we duidelijk te kennen dat als de klant niet betaalt, we een incassotraject opstarten. We geven aan: “Betaal nu je factuur, anders zijn we genoodzaakt om incassokosten in rekening te brengen en dat is zonde van je geld.”

Als een factuur niet wordt voldaan, loopt het debiteurenproces automatisch over in het incassotraject van Payt. Dat traject voldoet aan alle wettelijke eisen, waardoor Voys het minnelijk incassodossier met één druk op de knop kan overdragen aan een gerechtsdeurwaarder, als de klant na het incassotraject de factuur nog steeds niet heeft voldaan.

Het feit dat we jaarlijks maar heel weinig incassotrajecten starten, geeft aan dat het debiteurenbeheer van Payt gewoon werkt, vertelt Janneke.

Data driven

Naast de gestructureerde workflow, is van der Velde enthousiast over de managementrapportages die ze via Payt kan uitdraaien. “Bij Voys baseren we veel van onze keuzes op data. De mogelijkheid om statistieken uit te draaien helpt me dan ook bij de overleggen met mijn collega’s. Ik kan in een oogopslag zien hoe de status van onze facturen is en vertellen waar we tegenaan lopen.”

Het moge duidelijk zijn; de Rekenkamer van Voys is blij met de debiteurensoftware van Payt

Door Payt kun je klanten een stuk zelfverzekerder te woord staan. Mensen kunnen fouten maken, maar de software maakt geen fouten. Als een klant beweert dat hij een factuur of herinnering niet heeft ontvangen, kunnen we dat direct controleren. Bovendien heeft een klant altijd toegang tot zijn eigen dossier via het klantportaal van Payt. Zo hoeven we onze debiteuren niet meer achter de broek aan te zitten en kunnen we het debiteurenbeheer in zo’n 20 uur per week doen. Appeltje, eitje!