Openstaande facturen beheren: Zo doet u dat

Het is een van de meest bekende problemen waar menig ondernemer tegenaan loopt: openstaande facturen. Cashflow is essentieel voor de financiële gezondheid van uw bedrijf. Echter, het opvolgen van openstaande facturen is een tijdrovende bezigheid. Met credit management van Payt behoort deze intensieve klus tot het verleden.

Hoe voorkom je openstaande facturen?

De allerbeste manier om facturen snel betaald te krijgen is het voeren van een strak debiteurenbeheer. Dit houdt in dat u afgesproken of vastgestelde betaaltermijnen hanteert en handhaaft. Is de betaaltermijn verstreken? Dan stuurt de software van Payt automatisch een herinnering, precies wanneer u dat wilt.

Ook technologische innovatie kan helpen bij het realiseren van snellere betalingen. Om sneller en eenvoudiger betaald te krijgen is het belangrijk dat het uw klant zo makkelijk mogelijk maakt om zijn of haar factuur te betalen. Deze drempel moet zo laag mogelijk zijn. Tegenwoordig biedt de technologie alle mogelijkheden om met één druk op de knop een betaling te doen.

In Nederland is iDEAL de meest gangbare manier van betalen voor wat betreft online-betaalmethoden. Uit onze analyse van ruim 1,8 miljoen facturen blijkt dat facturen met een optie om te betalen via een iDEAL-link 9 dagen sneller worden betaald.

Wat te doen bij onbetaalde facturen?

Ondanks afgesproken betaaltermijnen en eenvoudige betalingsmogelijkheden (middels iDEAL)  zullen er altijd uitzonderingen zijn. Er zijn verschillende redenen waarom een debiteur mogelijk (te) laat betaalt. Zo kan de factuur bij een niet-bevoegde persoon in de mailbox belanden, maar ook de financiële situatie van de debiteur kan ten grondslag liggen aan dit probleem. Zo kan er bij de debiteur werkkapitaal nodig zijn, waardoor hij of zij bewust te laat betaalt. In het slechtste geval zijn er financiële problemen bij de debiteur waardoor hij of zij niet in staat is om aan de factuur te voldoen. Voor elk specifiek geval is er een oplossing. Een consequent debiteurenbeleid helpt u bij het vinden van de oplossing.

Voor elk type wanbetaler is een passende oplossing waardoor hij of zij op termijn toch voldoet aan de factuur. Zo kunt u bij financiële problemen bij de debiteur denken aan een overeengekomen betalingsregeling. Met de debiteurenbeheer software van Payt kunt u, naast financiering en strakke opvolging van facturen, een betalingsregeling aan klanten aanbieden. Hierbij heeft u de kans om direct in contact te treden met de klant, zodat u hem of haar een mogelijkheid geeft om later te betalen. Zo kunt u afspreken dat er wekelijks of maandelijks wordt afgelost, zodat uw cashflow en liquiditeit zo goed mogelijk op peil blijft. Zolang de betalingsregeling actief is, zullen er geen reguliere herinneringen of aanmaningen naar de debiteur worden verstuurd. Op deze manier - dankzij een betalingsregeling - ontstaat er dus een win-win-situatie.

Bij Payt geloven we dat het percentage bewuste wanbetalers minimaal is. Goed debiteurenbeheer bestaat vaak uit het achterhalen van de reden van het niet betalen. Middels het communicatieplatform van Payt, bent u in alle situaties in staat om in te springen op het probleem en samen met uw debiteur een oplossing te vinden. U houdt volledige controle over het proces, zonder het contact met uw klant(en) te verliezen.

De opvolging van openstaande facturen automatiseren

Zoals hierboven besproken is slim debiteurenbeheer belangrijk en voorkomt het dat klanten hun facturen helemaal niet of veel te laat betalen.

De debiteurenbeheer software van Payt maakt het mogelijk om facturen en herinneringen volledig automatisch te versturen. Payt herinnert uw klanten op structurele wijze aan de openstaande facturen. Hierdoor verbetert het betaalgedrag van uw klanten aanzienlijk. Gemiddeld krijgen onze klanten 30% sneller betaald! Daarnaast bespaart u met automatische opvolging van facturen kostbare tijd. 

Ook brengt Payt structuur in de communicatie met uw klant. In het communicatieplatform heeft de klant de mogelijkheid om per factuur een bericht achter te laten. Hierdoor weet u snel waarom een klant zijn of haar factuur nog niet heeft betaald en kunt u eventueel afspraken maken om de betaling toch te realiseren.

Kortom: Payt maakt betalen makkelijk voor klanten. Benieuwd naar de verschillende mogelijkheden van de software én wat Payt voor uw organisatie kan betekenen? Download hieronder onze brochure.

Hoe maak je een herinnering factuur?

Een herinneringsfactuur opstellen is een belangrijke stap bij het opvolgen van openstaande betalingen van klanten. Hier zijn stappen om een herinneringsfactuur te maken:

1. Begin met de basisinformatie: Plaats de huidige datum bovenaan het document en voeg je bedrijfsgegevens toe, zoals je bedrijfsnaam, adres en contactgegevens. Zorg ervoor dat deze gegevens duidelijk zichtbaar zijn.
2. Geef de factuurgegevens op, zoals het factuurnummer, de factuurdatum en de vervaldatum van de originele factuur. Dit helpt de klant te herinneren aan de oorspronkelijke factuur waarvoor de betaling nog niet is voldaan.
3. Lijst de producten of diensten op waarvoor de klant moet betalen. Vermeld het product of de dienst, de prijs, de hoeveelheid en het totaalbedrag. Als er meerdere openstaande facturen zijn, geef dan een gedetailleerd overzicht van elke factuur en de bijbehorende bedragen.
4. Voeg een subtotaal toe van alle openstaande bedragen en vermeld eventuele belastingen of kortingen die van toepassing zijn. Dit geeft de klant een duidelijk overzicht van het totale verschuldigde bedrag.
5. Geef duidelijk aan wat de nieuwe vervaldatum is voor de openstaande betaling. Dit is de datum waarop je verwacht dat de betaling uiterlijk binnenkomt. Voeg ook de herinneringsdatum toe, zodat de klant weet wanneer de herinneringsfactuur is verstuurd.
6. Geef gedetailleerde instructies over hoe de klant de betaling kan voldoen. Vermeld het rekeningnummer, eventuele referentienummers en de gewenste betalingsmethode, zoals een bankoverschrijving, cheque of online betaling. Zorg ervoor dat de instructies duidelijk en gemakkelijk te volgen zijn.
7. Voeg een beleefde en vriendelijke opmerking toe waarin je de klant herinnert aan de openstaande betaling en het belang van tijdige betaling benadrukt. Laat de klant weten dat je beschikbaar bent voor eventuele vragen of verdere assistentie.
8. Neem de tijd om de herinneringsfactuur zorgvuldig te controleren op eventuele fouten of onvolledigheden. Verstuur de herinneringsfactuur vervolgens naar de klant via de gewenste communicatiemethode, zoals e-mail of post.

Het is belangrijk om altijd professioneel en beleefd te blijven in je communicatie met klanten, zelfs bij herinneringsfacturen. Het doel is om de klant vriendelijk te herinneren aan de openstaande betaling en hen aan te moedigen om de betaling zo snel mogelijk te voldoen.

Hoe bel je klanten over een openstaande factuur?

Het bellen van klanten over een openstaande factuur kan soms een uitdagende taak zijn, maar het kan ook effectief zijn om de betaling te versnellen. Hier zijn enkele stappen om klanten te bellen over een openstaande factuur:

1. Voorbereiding: Zorg ervoor dat je alle relevante informatie bij de hand hebt voordat je belt. Dit omvat de klantgegevens, de details van de openstaande factuur, zoals het factuurnummer, het bedrag en de vervaldatum, evenals eventuele eerdere communicatie die je met de klant hebt gehad over de betaling.
2. Kies het juiste moment: Probeer een geschikt moment te kiezen om de klant te bellen, bij voorkeur wanneer ze waarschijnlijk beschikbaar en bereikbaar zijn. Vermijd drukke tijden of momenten waarop de klant mogelijk gehaast of gestrest is.
3. Wees vriendelijk en professioneel: Begin het gesprek met een vriendelijke begroeting en stel jezelf voor. Zorg ervoor dat je een professionele toon aanhoudt gedurende het hele gesprek. Blijf kalm en geduldig, zelfs als de klant defensief of onvriendelijk reageert.
4. Leg de situatie uit: Leg rustig uit dat je contact opneemt vanwege een openstaande factuur. Verwijs naar de factuur en geef specifieke details, zoals het bedrag en de vervaldatum. Wees duidelijk en direct, maar vermijd het gebruik van een beschuldigende taal.
5. Vraag naar de reden voor de vertraging: Vraag de klant vriendelijk naar de reden waarom de betaling nog niet is voldaan. Misschien hebben ze de factuur over het hoofd gezien, zijn er administratieve problemen of is er een andere reden waarom de betaling vertraagd is. Luister aandachtig naar hun antwoord en toon begrip.
6. Bied hulp en oplossingen: Bied aan om te helpen bij eventuele vragen of problemen die de klant heeft met betrekking tot de factuur. Als er sprake is van een financiële moeilijkheid, overweeg dan om een betalingsregeling of andere passende oplossingen voor te stellen om de klant te ondersteunen bij het voldoen aan de betaling.
7. Bevestig de vervolgstappen: Maak duidelijk wat de vervolgstappen zijn als de betaling niet binnen een bepaalde termijn wordt ontvangen. Dit kan betekenen dat je verdere herinneringen stuurt, rente in rekening brengt of zelfs juridische stappen onderneemt, afhankelijk van de beleidsregels van je bedrijf.
8. Bedank de klant en beëindig het gesprek: Bedank de klant voor hun tijd en samenwerking, ongeacht het resultaat van het gesprek. Beëindig het gesprek op een positieve noot en laat de klant weten dat je beschikbaar bent voor verdere vragen of ondersteuning.

Vergeet niet om altijd de privacy regels en wetgeving met betrekking tot het bellen van klanten te respecteren.

Wat gebeurt er als je een factuur niet betaalt?

Als een factuur niet wordt betaald, kunnen verschillende consequenties optreden. Hier zijn enkele mogelijke gevolgen van het niet betalen van een factuur:

1. Herinneringen en aanmaningen: Als een factuur niet op tijd wordt betaald, zal de crediteur hoogstwaarschijnlijk herinneringen en aanmaningen sturen om de betaling op te eisen. Deze herinneringen kunnen telefonisch, per e-mail of per post worden verstuurd. Het doel is om de klant te herinneren aan de openstaande betaling en hen aan te sporen deze zo spoedig mogelijk te voldoen.
2. Rentekosten en boetes: Afhankelijk van de betalingsvoorwaarden die zijn overeengekomen of wettelijk zijn vastgesteld, kan er rente worden berekend over het openstaande bedrag. Daarnaast kan er een boete of administratiekosten in rekening worden gebracht voor de vertraagde betaling. Deze extra kosten kunnen het totaalbedrag van de openstaande factuur verhogen.
3. Beperkte kredietwaardigheid: Het niet betalen van facturen kan de kredietwaardigheid van een persoon of bedrijf negatief beïnvloeden. Als de betaling aanzienlijk vertraagd is, kan de crediteur dit melden bij kredietbureaus of een incassobureau inschakelen. Dit kan leiden tot een lagere kredietwaardigheid, wat het moeilijker kan maken om in de toekomst leningen, kredietlijnen of andere financiële transacties aan te gaan.
4. Juridische stappen: Als de betaling ook na herhaalde aanmaningen en pogingen tot communicatie niet wordt ontvangen, kan de crediteur besluiten juridische stappen te ondernemen om het openstaande bedrag te innen. Dit kan leiden tot gerechtelijke procedures, zoals het indienen van een vordering bij de rechtbank of het inschakelen van een incassobureau. Deze stappen brengen vaak extra kosten met zich mee voor de schuldenaar.
5. Schade aan zakelijke relaties: Het niet betalen van facturen kan leiden tot spanningen en schade aan zakelijke relaties. Het kan het vertrouwen van de crediteur in de betalingscapaciteit en betrouwbaarheid van de klant aantasten. Dit kan invloed hebben op toekomstige samenwerkingen en zakelijke mogelijkheden.

Het is belangrijk om altijd de betalingsverplichtingen na te komen en openstaande facturen tijdig te voldoen. Als er moeilijkheden zijn met betrekking tot betalingen, is het raadzaam om tijdig met de crediteur te communiceren en mogelijke regelingen te bespreken om het probleem op te lossen.

Betalingsherinnering versturen: Wat moet erin?

Een betalingsherinnering is een communicatiemiddel dat wordt gebruikt om een klant eraan te herinneren dat een factuur nog niet is betaald. Het doel is om de klant vriendelijk te herinneren aan de openstaande betaling en hen aan te moedigen om de betaling zo spoedig mogelijk te voldoen. Hier zijn de belangrijkste elementen die je kunt opnemen in een betalingsherinnering:

1. Begroeting en klantgegevens: Begin met een beleefde begroeting, gericht aan de klant, zoals “Geachte [klantnaam]”. Vermeld ook de contactgegevens van je bedrijf, zoals je bedrijfsnaam, adres en contactinformatie.
2. Factuurgegevens: Vermeld de relevante factuurgegevens, zoals het factuurnummer, de factuurdatum en het totaalbedrag. Dit helpt de klant te identificeren om welke specifieke factuur het gaat.
3. Vervaldatum en betalingsvertraging: Verwijs naar de oorspronkelijke vervaldatum van de factuur en geef aan hoeveel dagen de betaling vertraagd is. Dit laat de klant zien dat de betalingstermijn is overschreden en dat er actie nodig is.
4. Vriendelijke herinnering: Formuleer een vriendelijke en beleefde herinnering aan de openstaande betaling. Gebruik een positieve toon en vermijd beschuldigende of confronterende taal. Bijvoorbeeld: “We willen u vriendelijk herinneren aan de openstaande betaling voor factuur [factuurnummer].”
5. Betalingsinstructies: Geef duidelijke instructies over hoe de klant de betaling kan voldoen. Vermeld het rekeningnummer, eventuele referentienummers en de gewenste betalingsmethode, zoals een bankoverschrijving, cheque of online betaling. Voeg indien nodig extra informatie toe, zoals betaallinks of informatie over online betalingsportalen.
6. Contactinformatie en ondersteuning: Verstrek je contactgegevens en laat de klant weten dat ze contact kunnen opnemen bij eventuele vragen, opmerkingen of problemen. Zorg ervoor dat je duidelijk aangeeft hoe je bereikbaar bent, bijvoorbeeld via telefoon, e-mail of een specifiek contactpersoon.
7. Benadruk de urgentie: Om de klant aan te moedigen om snel te betalen, kun je de urgentie benadrukken zonder agressief of dwingend over te komen. Bijvoorbeeld: “We waarderen uw prompte betaling om verdere vertragingen en ongemakken te voorkomen.”
8. Afsluitende groet: Sluit de betalingsherinnering af met een beleefde en vriendelijke groet, zoals “Met vriendelijke groet” of “Hartelijk dank voor uw medewerking.”

Het is belangrijk om de betalingsherinnering te personaliseren en aan te passen aan je bedrijf en de relatie met de klant. Zorg ervoor dat de herinnering professioneel, duidelijk en gemakkelijk te begrijpen is.