Wat is een factuurherinnering?

Tips om effectiever te zijn met uw debiteurenbeheer

Een factuurherinnering wordt naar een debiteur gestuurd om hem eraan te herinneren een factuur te betalen. Er zijn drie soorten factuurherinneringen.

De eerste wordt naar klanten gestuurd om hen te herinneren aan een aanstaande factuur. Meestal is dit een jaarlijkse automatische incasso factuur. Het doel van deze herinnering is om de kans op incasso te vergroten. Bijvoorbeeld dat er genoeg geld op de bankrekening staat om de incasso uit te voeren.

Het tweede type factuurherinnering is een paar dagen voor de vervaldatum van een factuur. In sommige bedrijven wordt dit als onbeleefd beschouwd. Daarom wordt een factuurherinnering vóór de vervaldatum niet vaak gebruikt. In andere gevallen, wanneer er sancties zijn voor te late betalingen, kan het nuttig zijn om een ​​schuldenaar te herinneren aan een aanstaande sanctie.

De meest voorkomende factuurherinnering wordt verzonden wanneer een factuur de vervaldatum heeft overschreden. Het wordt ook wel een vriendelijke herinnering genoemd. Meestal zijn er geen sancties. Het is alleen om een ​​schuldenaar te herinneren aan zijn verplichting om een ​​factuur te betalen.

Hoe verstuurt u een factuurherinnering?

Tegenwoordig worden de meeste factuurherinneringen via e-mail verzonden. Het is de goedkoopste en snelste manier om iemand te bereiken. Een afgedrukte factuurherinnering wordt ook nog steeds gebruikt, hoewel steeds minder. Soms kan het effectief zijn in combinatie met een e-mail.

Een veel gebruikte methode om een ​​debiteur te herinneren aan een achterstallige factuur is bellen. Dit is de duurste en meest tijdrovende methode. Het werkt echter en het krijgt soms meer inzicht in de reden van de debiteuren om niet te betalen.

Een andere methode is om een ​​factuurherinnering te sturen via een sms of Whatsapp. Het is niet algemeen aanvaard, maar het is zeer effectief. Tests hebben aangetoond dat een sms-bericht even effectief is als een persoonlijk gesprek wat betreft betalingspercentage. De voordelen van een sms zijn natuurlijk dat het goedkoop is en niet tijdrovend.

Hoeveel factuurherinneringen verstuurt iemand?

In de meeste landen en bedrijfstakken worden drie factuurherinneringen als de standaard beschouwd. Voordat u een incassozaak start met extra incassokosten. Maar wereldwijd zijn er weinig wetten hierover. Om vooral de consument te beschermen, hebben de meeste landen een wet die een bedrijf verplicht om ten minste een laatste herinnering te sturen waarin de gevolgen worden samengevat van het niet betalen binnen een bepaalde periode.

Hoe kunt u effectiever zijn als het gaat om factuurherinneringen?

Elk land en elke branche heeft zijn eigen regels over het organiseren van factuurherinneringen. Maar er zijn bepaalde tips voor debiteurenbeheer die in de meeste landen en bedrijfstakken gelden.

Persoonlijk zijn in plaats van formeel, loont “Hallo Jason” werkt beter dan “Beste meneer Smith”. Het past misschien niet in uw bedrijfsregels, maar heroverweeg het voor een betere cashflow.

Automatiseer uw debiteurenbeheer. Er is niet te concurreren met consistentie in uw factuurherinneringen. Een handmatig debiteurenbeheerproces zal nooit zo succesvol zijn als een geautomatiseerd proces. Het betaalgedrag van uw klanten zal aanzienlijk verbeteren en u bespaart heel veel waardevolle tijd. Op deze manier gaat de tijd naar zaken binnen uw bedrijf die persoonlijke aandacht verdienen.

Wees voorbereid om een ​​minnelijk incassotraject te starten. Factuurherinneringen zijn veel succesvoller als u bereid bent om een ​​incasso te starten met extra invorderingskosten. Ook al hoeft u bijna nooit een incasso te starten. Als u het gevoel heeft dat de relatie met uw klant op het spel staat als u een incasso start. Onthoud dat er geen relatie is wanneer u een product of dienst levert en uw debiteur uw factuur niet betaalt. Mensen betalen beter aan gelijken dan aan ondergeschikten.

Betaalmogelijkheden versturen met uw factuurherinnering werkt prima. Overweeg om betalingsmogelijkheden toe te voegen, zoals Bancontact of CreditCard. Ze zijn misschien relatief duur, maar ze verhogen zeker uw cashflow.

Als u deze functie wilt gebruiken, gebruik ze dan ook op uw factuur. Debiteuren beginnen anders te laat te betalen wanneer hun favoriete betaalmethode pas beschikbaar is vanaf de eerste herinnering.