Anforderungen an die Rechnung

Das Gesetz in Deutschland schreibt vor, dass eine Rechnung die folgenden Mindestanforderungen erfüllen muss:

• Vollständiger Name und Anschrift des Betreibers, der die Dienstleistung erbringt, und des Empfängers der Dienstleistung,
• Die dem Unternehmer von der Steuerbehörde erteilte Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilt wurde.
• Das Ausstellungsdatum.
• Eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Ziffernfolgen, die vom Rechnungsaussteller einmalig zur Identifizierung der Rechnung vergeben wird (Rechnungsnummer).
• Die Menge und die Art (übliche Angabe) der gelieferten Waren oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistungen.
• Den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung, den Zeitpunkt des Eingangs des Entgelts oder eines Teils des Entgelts, sofern der Zeitpunkt des Eingangs feststeht und nicht mit dem Datum der Rechnungsstellung übereinstimmt.
• Das Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen, sowie eine zuvor vereinbarte Ermäßigung des Entgelts, soweit sie nicht bereits im Entgelt enthalten ist.
• Den anzuwendenden Steuersatz und den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Falle einer Steuerbefreiung die Angabe, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt.

An wen schicken Sie die Rechnung?

Es ist ratsam, die Rechnung immer an die Person im Unternehmen zu schicken, die für die Zahlung zuständig ist. Fragen Sie immer nach den Kontaktdaten, bevor Sie eine Geschäftsbeziehung mit Ihrem Kunden eingehen. Eine einfache Frage wie „An welche E-Mail-Adresse oder Adresse kann ich die Rechnung schicken?" kann Ihnen diese Frage beantworten. Fragen Sie auch immer nach dem offiziellen Namen, an den die Rechnung geschickt werden soll. Dies ist ein Fehler, der beim Versand von Rechnungen häufig gemacht wird.

Es ist ratsam, eine gute Beziehung zu dem Ansprechpartner aufzubauen, der Ihre Rechnungen bezahlt. Dies ist der erste Schritt zu einem guten Debitorenmanagement. Auf diese Weise können Sie leicht Kontakt aufnehmen, wenn bei einer Zahlung etwas schiefläuft.

Die Rechnungsnummer

Eine der Voraussetzungen ist eine Rechnungsnummer. Die Rechnungsnummer ist eine eindeutige Nummer, die nur einmal pro Rechnung vergeben werden kann. Sie können eine Nummer angeben, die mit einer Jahreszahl beginnt, gefolgt von einer aufsteigenden Zahlenfolge. Es ist nicht erlaubt, Nummern in der Reihenfolge zu überspringen. Dies würde bedeuten, dass eine der Rechnungen verloren geht.

Rechnungsstellung nach dem Gesetz

Im Gesetz sind auch die Rechnungsanforderungen aufgeführt. Wenn Sie die Rechnungsanforderungen nicht einhalten, verstoßen Sie gegen das Gesetz. Das BZSt hat keinen Einfluss darauf, welche Anforderungen an die Rechnung gestellt werden. BZSt steht für Bundeszentralamt für Steuern. Das BZSt ist die Bundesbehörde, die für die Verwaltung bestimmter Steuerverfahren zuständig ist.

Für den Kunden ist es ärgerlich, eine falsche Rechnung zu erhalten, denn er kann die in Rechnung gestellte Umsatzsteuer nicht abziehen, wenn die Rechnung falsch ist. In den meisten Fällen wird der Käufer die Rechnung daher zurückweisen, was zu einer unbezahlten Rechnung führt. Senden Sie daher immer eine korrekte Rechnung nach, wenn einer Ihrer Käufer einen Fehler in Ihren Rechnungsanforderungen entdeckt hat.

Ein Fehler in der Rechnung

Haben Sie einen Fehler in der Rechnung gemacht? Dann ist es nicht mehr möglich, sie zu ändern. Denn Sie müssen immer eine eindeutige Rechnung erstellen. Wenn Sie eine Änderung vornehmen und sie erneut versenden, werden zwei identische Rechnungsnummern mit unterschiedlichem Inhalt in Umlauf gebracht. Das ist von den Steuerbehörden nicht erlaubt.

Sie können die Rechnung gutschreiben und dann eine neue Rechnung senden, um den Fehler zu beheben.

Anforderungen an staatliche Rechnungen

Für staatliche Rechnungen gelten spezielle Anforderungen, die erfüllt werden müssen. Hier sind einige wichtige Anforderungen aufgeführt:

• Elektronische Rechnungen: Seit dem 18. April 2020 sind staatliche Behörden in Deutschland verpflichtet, elektronische Rechnungen ab 1.000 € (ohne Umsatzsteuer) im Ober- und Unterschwellenbereich zu akzeptieren.
• Vollständige Angaben: Rechnungen müssen den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers enthalten.
• Steuernummer: Die Steuernummer des leistenden Unternehmers muss auf der Rechnung angegeben werden.
• Ausstellungsdatum: Das Ausstellungsdatum der Rechnung muss angegeben werden
• Handelsübliche Bezeichnung: Die Rechnung muss eine handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen enthalten.
• Rechtskonformität: Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre elektronischen Rechnungen den Anforderungen der Abgabenordnung (AO) und des Umsatzsteuergesetzes (UStG) entsprechen
• Form der Rechnung: Elektronische Rechnungen müssen die strukturellen Anforderungen erfüllen, die für Papierrechnungen gelten.

Eine ordnungsgemäße Rechnung wird schneller bezahlt. Für Sie als Unternehmer kann die ordnungsgemäße Verwaltung ausstehender Rechnungen ziemlich mühsam sein. Möchten Sie Zeit sparen? Dann entscheiden Sie sich dafür, Ihr Debitorenmanagement an Payt auszulagern.

Wir von Payt sorgen dafür, dass Ihre Rechnungen schneller und einfacher bezahlt werden, mit der umfassendsten Software im Bereich der Debitorenverwaltung.