Mit diesen 6 Tipps wählen Sie problemlos die richtige Debitorenmanagement-Software für Ihr Unternehmen aus

Das Management offener Rechnungen und die Einziehung fälliger Zahlungen können für Unternehmen jeder Größe eine Herausforderung darstellen. Glücklicherweise können moderne Technologien und SaaS-Lösungen Unternehmen dabei unterstützen, Prozesse im Debitorenmanagement zu automatisieren und zu optimieren. Aber wie wählen Sie die richtige Debitorenmanagement-Software für Ihr Unternehmen aus? In diesem Blogbeitrag teilen wir wichtige Richtlinien und Kriterien, um Ihnen bei der Auswahl der besten Lösung zu helfen.

1. Skalierbarkeit

Ein wichtiger Aspekt bei der Auswahl der richtigen Debitorenmanagement-Software ist die Skalierbarkeit der Software. Sie möchten natürlich eine Lösung, die mit Ihrem Unternehmen wachsen kann. Hier sind einige Fragen, die Sie stellen sollten:

• Kann die Software mit einer wachsenden Anzahl von Kunden und Transaktionen umgehen?
• Ist es einfach, zusätzliche Benutzer oder Funktionen hinzuzufügen?
• Gibt es klare Preisstrukturen für verschiedene Nutzungsstufen?

Eine skalierbare Lösung stellt sicher, dass Sie nicht ins Stocken geraten, wenn Ihr Unternehmen wächst.

Wussten Sie, dass…

… wir bei Payt keine zusätzlichen Kosten pro Benutzer berechnen? Sie können also unbegrenzt Benutzer hinzufügen. Außerdem ist es möglich, auf Administrations- und Benutzerebene verschiedene Berechtigungen zuzuweisen. So behalten Sie die Kontrolle, und für jeden Finanzmitarbeiter ist klar, welche Aufgaben er oder sie hat. Sehen Sie sich hier die Preise von Payt an.

2. Funktionalitäten

Jede Debitorenmanagement-Software bietet eine einzigartige Palette von Funktionen, wobei einige umfangreicher sind als andere. Überlegen Sie genau, welche spezifischen Anforderungen Ihr Unternehmen hat. Hier sind einige Funktionen, die es wert sind, in Betracht gezogen zu werden:

• Automatisierte Verfolgung offener Rechnungen: Die Verfolgung von Rechnungen ist eine zeitaufwändige Aufgabe. Wenn die Software automatisierte Zahlungserinnerungen sendet, können Sie bis zu 80% Ihrer Zeit sparen. Außerdem erhalten Sie Ihre Zahlungen durchschnittlich 30-50% schneller.
• Kundenportal/Kommunikationsportal: Ein Kundenportal ermöglicht es Ihren Kunden, ihre Rechnungen einzusehen und zu bezahlen, was die Kundenbindung erheblich verbessern kann. Sie können auch einfach mit Ihren Kunden über offene Rechnungen kommunizieren.
• Zahlungsmethoden: Bieten Sie Ihren Kunden mehrere Zahlungsoptionen an. Dies verbessert das Zahlungsverhalten erheblich, da es immer eine Zahlungsmethode gibt, die zu Ihren Kunden passt, wie z.B. Sofort, PayPal, Kreditkarte oder Lastschrift.

Wussten Sie, dass…

… wir bei Payt ein übersichtliches Kundenportal anbieten? Entdeckt Ihr Kunde einen Fehler auf der Rechnung? Oder besteht Bedarf an einer Ratenzahlung? Kunden können auf Rechnungsebene mit einem Klick auf die Schaltfläche über das Kundenportal Kontakt mit Ihnen aufnehmen. In diesem Portal sind alle Rechnungen übersichtlich aufgelistet: bezahlt und unbezahlt. Kunden können daher leicht erkennen, welche Rechnungen noch ausstehen, und diese direkt über das Kundenportal begleichen. Sehen Sie sich hier alle Funktionalitäten von Payt an.

3. Benutzerfreundlichkeit

Sie möchten natürlich nicht, dass Ihre Mitarbeiter viel Zeit damit verbringen, sich mit komplizierter Software vertraut zu machen. Bitten Sie daher um eine Vorführung der Software, um zu sehen, wie einfach die Navigation und die Durchführung von Aufgaben sind.

Wussten Sie, dass…

…Sie in Payt auf einem übersichtlichen Dashboard sehen können, welche Angelegenheiten Aufmerksamkeit erfordern? Außerdem können Sie hier genau sehen, wie hoch der offene Saldo ist und in welchem Stadium des Prozesses sich ein Kunde befindet. 

4. Integrationsmöglichkeiten

Achten Sie darauf, dass Ihre neue Debitorenmanagement-Software nahtlos in bestehende Systeme integriert werden kann. Die meisten Unternehmen verwenden verschiedene Software-Tools, wie Buchhaltungs- oder CRM-Software. Dadurch vermeiden Sie doppelte Dateneingabe und erhöhen die Effizienz.

Wussten Sie, dass…

… die Software von Payt problemlos mit mehr als 600 Buchhaltungs- und Rechnungsstellungspaketen integriert werden kann? Sehen Sie sich hier alle Integrationen an. Wenn Ihr Paket nicht aufgeführt ist, nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf. Es gibt immer eine Lösung!

5. Sicherheit und Compliance

Der Schutz sensibler (finanzieller) Informationen ist von entscheidender Bedeutung. Stellen Sie sicher, dass die Software alle relevanten Sicherheitsstandards erfüllt. Die Debitorenmanagement-Software sollte effektive Maßnahmen implementiert haben, um Datenlecks zu verhindern.

Wussten Sie, dass…

… Payt nach ISO/IEC 27001:2013 zertifiziert ist? Das bedeutet, dass Payt den internationalen Standard für Information Security Management System (ISMS) erfüllt. Dieser Standard legt Anforderungen für die Festlegung, Implementierung, Durchführung, Überwachung, Bewertung, Aufrechterhaltung und Verbesserung eines Information Security Management System (ISMS) fest. Außerdem ist Payt nach NEN 7510 zertifiziert. Diese Zertifizierung legt spezifische Anforderungen an die Informationssicherheit für Gesundheitseinrichtungen fest. Die Kunden von Payt können also darauf vertrauen, dass Payt die Daten ihrer Kunden und Patienten angemessen und sicher behandelt.

6. Referenzen

Nehmen Sie sich Zeit, um Bewertungen und Erfahrungen von Kunden zu lesen, die bereits die Debitorenmanagement-Software nutzen. Diese Bewertungen werden von Benutzern geschrieben, die kein finanzielles Interesse am Verkauf der Software haben. Durch die Analyse dieses Feedbacks erhalten Sie wertvolle Einblicke in die tatsächliche Leistungsfähigkeit und Benutzerfreundlichkeit der Software, was Ihnen bei der Entscheidungsfindung helfen kann. Es ist eine nützliche Informationsquelle, um herauszufinden, wie gut die Software in der Praxis funktioniert und welche Vor- und Nachteile andere Benutzer erlebt haben.

Wussten Sie, dass…

… Payt auf Trustpilot eine Bewertung von 4,7 (von 5) mit über 500 Bewertungen hat? Lesen Sie hier die Trustpilot-Bewertungen über Payt. Außerdem hat Payt auf seiner Website einige Kundenreferenzen von Unternehmen wie Quooker, Printshopz und Afier Accountants. Neugierig auf alle Referenzen?

Die Auswahl der richtigen Debitorenmanagement-Software ist eine wichtige Entscheidung, die erhebliche Auswirkungen auf die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens haben kann. Durch das Befolgen dieser Richtlinien und eine gründliche Recherche können Sie eine fundierte Entscheidung treffen und von den Vorteilen profitieren, die automatisierte Debitorenmanagement-Software bietet.