Steigern Sie Ihr Geschäft durch die Beherrschung Ihrer DSO

Es ist sehr wichtig, einen positiven Cashflow zu haben, um Ihr Unternehmen zu führen. Um die täglichen Ausgaben zu decken, das Personal zu bezahlen und Kredite zu tilgen. Wenn das Geld langsamer ein- als ausgeht, kann es sehr schwierig sein, Ihr Unternehmen auszubauen. Oder schlimmer noch, es kann Sie in finanzielle Schwierigkeiten bringen, was eine Menge Stress bedeutet. Eine gute Lösung für dieses Problem ist die Kontrolle der DSO (Days Sales Outstanding). In diesem Artikel werden wir erörtern, was DSO ist, wie man sie berechnet, warum sie ein wichtiger KPI ist und wie man sie verbessern kann. 

Was ist DSO? 

Die DSO ist die am weitesten verbreitete Kennzahl in der Welt des Kreditmanagements. DSO bedeutet “Days Sales Outstanding” oder “Daily Sales Outstanding” und ist eine Finanzkennzahl, die Auskunft darüber gibt, wie gut Sie Ihre Debitoren verwalten. DSO wird auch als Umschlagshäufigkeit der Forderungen oder Außenstandsdauer der Verkäufe bezeichnet. 

Was bedeutet DSO?

Die DSO-Berechnung zeigt, wie lange es dauert, bis ein Unternehmen die Zahlung für eine Rechnung erhält, nachdem eine Dienstleistung oder ein Produkt an den Kunden geliefert wurde. Die Berechnung erfolgt häufig auf monatlicher Basis, um wertvolle Daten über einen bestimmten Zeitraum zu analysieren. Ein effektiver Weg ist die Verfolgung auf einer Trendlinie, Monat für Monat. Auf diese Weise werden Veränderungen in der Fähigkeit Ihres Unternehmens, ausstehende Rechnungen von Ihren Kunden einzutreiben, deutlich. Sie können dann wirksam vorausplanen. 

Wie berechnen Sie Ihre Debitorentage?

Es gibt mehrere Möglichkeiten, Ihre Debitorentage zu berechnen. Sie können Ihre DSO über einen bestimmten Zeitraum berechnen. Viele Unternehmen tun dies auf monatlicher oder jährlicher Basis. Verschiedene Berechnungen führen jedoch zu unterschiedlichen Ergebnissen. Wenn Sie beispielsweise Ihre DSO pro Monat berechnen, kann die DSO-Zahl verzerrt sein. In einem Monat, in dem Sie viel verkaufen, wird auch die DSO höher sein. Und ein Monat, in dem Sie weniger verkaufen, verzerrt Ihre DSO-Zahl. Eine außergewöhnlich hohe Rechnung mit einem längeren Zahlungsziel kann ebenfalls zu einer verzerrten DSO führen. Im Folgenden finden Sie einige Formeln, mit denen Sie Ihre Debitorentage berechnen können.

Die DSO-Formeln

Es gibt eine Reihe von Formeln zur Berechnung des Verhältnisses der Debitoren-Tage. 

Die DSO-Formel über einen Monat: 

Ausstehender Rechnungsbetrag oder Debitoren am Monatsende /Monatsumsatz x 30 Tage 

Die DSO-Formel über ein Jahr: 

Der ausstehende Rechnungsbetrag bzw. die Debitoren am Jahresende / Jahresumsatz x 365 Tage 

Beispiel für die Berechnung der Forderungslaufzeit

Hier ist ein Beispiel. Ende Juni beläuft sich der Gesamtbetrag Ihrer ausstehenden Rechnungen auf 80.000 €. Ende Juli werden es 60.000 € sein. 

Um den Gesamtwert Ihrer Verkäufe zu berechnen, können Sie den Umsatz in einem bestimmten Zeitraum heranziehen. Wenn dieser stark schwankt, schwankt auch Ihr DSO. Angenommen, Ihr Umsatz beträgt im Juni 88.000 € und im Juli nur 40.000 €, dann beträgt Ihr DSO

Im Juni: €80.000,00/ €88.000,00 * 30 Tage = 27,3 Tage 

Im Juli: 60.000 €/ 40.000 € * 31 Tage = 46,5 Tage 

Bei einem Unternehmen mit derartigen Umsatzschwankungen ist es ratsam, den durchschnittlichen monatlichen Umsatz über 12 Monate zu verwenden. Die Formel für die Debitorenquote lautet:

Ausstehender Rechnungsbetrag oder Debitorenbestand / (Jahresumsatz/12) * Zeitraum in Tagen.

Was ist eine gute DSO?

Im Allgemeinen gilt eine DSO von weniger als 45 Tagen als niedrig und eine DSO von mehr als 45 Tagen als hoch, aber das hängt sehr stark von der Art des Unternehmens und der Unternehmensstruktur ab. Verschiedene Branchen haben unterschiedliche durchschnittliche DSOs. So kann ein niedriger DSO-Wert in einer Branche ein hoher DSO-Wert in einer anderen sein. Ist das durchschnittliche Zahlungsziel Ihrer Gläubiger niedriger als Ihre DSO? Wenn ja, könnten Sie Cashflow-Probleme bekommen. Deshalb ist es wichtig, Ihre DSO zu berechnen und zu verfolgen. 

Wie wichtig ist eine gute DSO?

Eine niedrige DSO ist gut für Ihr Unternehmen, eine hohe DSO ist unerwünscht. Eine hohe DSO bedeutet, dass ein Unternehmen seine Produkte oder Dienstleistungen auf Kredit verkauft, was zu Cashflow-Problemen führen kann. Viele unbezahlte Rechnungen bergen jedoch ein zunehmendes Risiko; je länger die Wartezeit auf eine Zahlung ist, desto größer ist das Risiko eines Zahlungsausfalls. Darüber hinaus hat eine niedrige DSO wichtige Vorteile für Ihr Unternehmen. Unternehmen mit einer niedrigen DSO haben den höchsten Cashflow und kein Kreditrisiko. Sie sind daher für Kreditgeber, Geschäftspartner und potenzielle Investoren attraktiver, weil ihr Risiko geringer ist.

Wie können Sie Ihre DSO am besten im Auge behalten?

Wie bereits erwähnt, ist die Berechnung und Pflege Ihrer DSO wichtig für die Kontinuität Ihres Unternehmens. Es gibt eine Reihe von Möglichkeiten, wie Sie den Überblick behalten können.  

Wie berechnet man die Außenstandsdauer überfälliger Rechnungen in Excel?

Zunächst einmal können Sie die Anzahl der überfälligen Tage in Excel berechnen. Dies kann nützlich sein, wenn Sie wissen wollen, wer mit seinen Rechnungen überfällig ist. Sie können dann sofort Maßnahmen ergreifen, damit Ihre Rechnung so schnell wie möglich bezahlt wird. Um zu berechnen, wie viele Tage zwischen dem Rechnungsdatum und dem heutigen Datum vergangen sind, können Sie die Funktion HEUTE in Excel verwenden. Als erstes tragen Sie alle Rechnungsdaten in Spalte A ein. In Spalte B können Sie dann die Formel verwenden: HEUTE()-A1. Diese Formel können Sie dann für die anderen Daten fortsetzen. Diese Zahlen geben ein klares Bild davon, welcher Schuldner die gesetzliche Zahlungsfrist von 30 Tagen überschritten hat. Sie wissen also genau, wo Sie aktiv werden müssen. Dies ist jedoch eine zeitaufwändige und ineffiziente Tätigkeit. 

Behalten Sie den Überblick über die DSO in einer Debitorenmanagement-Software

Sie können viel Zeit und Energie sparen, wenn Sie die DSO in Ihrer Debitorenmanagement-Software im Auge behalten und verbessern. Durch die automatische Nachverfolgung von Rechnungen, das Anbieten verschiedener Zahlungsarten und einen konsequenten Dialog mit Ihren Schuldnern können Sie Ihre DSO mit einer Debitorenmanagement-Software deutlich reduzieren. Auf der Payt-Plattform sehen Sie auf einen Blick, wie sich Ihre DSO entwickelt (Abbildung 1).

Abbildung 1. Die Darstellung von Zahlungsverhalten und DSO in Payt

Wie können Sie Ihre DSO verbessern? 

Eine niedrige DSO ist also gut für Ihr Unternehmen. Aber wie können Sie Ihre DSO verbessern? Hier sind einige Tipps, wie Sie Ihre DSO senken können: 

1. Es ist wichtig, dass Sie Ihren Kunden unmittelbar nach der Lieferung Ihres Produkts oder Ihrer Dienstleistung eine Rechnung ausstellen. Verfolgen Sie dies zügig, um schneller bezahlt zu werden. Die Zahlungsbereitschaft ist unmittelbar nach der Lieferung Ihres Produkts oder Ihrer Dienstleistung am größten. 
2. Seien Sie in Ihrer Rechnung sehr genau und spezifisch. So vermeiden Sie Fragen zum Inhalt der Rechnung und verringern die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Kunden die Rechnung auf einen Stapel werfen, um sie später abzuholen. Es verringert auch die Wahrscheinlichkeit, dass Sie neue Rechnungen verschicken und Kunden zur Zahlung auffordern müssen. 
3. Machen Sie es Ihren Kunden so einfach wie möglich, Ihre Rechnungen zu bezahlen. Bei wiederkehrenden Rechnungen ist es praktisch, das Lastschriftverfahren zu nutzen. Es ist auch sehr effektiv, Zahlungsmethoden wie eine Schaltfläche für Kreditkarten in Ihre Rechnungen aufzunehmen. Sie werden sehen, dass Sie viel schneller bezahlt werden. Nicht nur die Verbraucher nutzen diese Zahlungsmöglichkeiten. Auch Unternehmen nutzen sie immer häufiger. Der Rekord für die schnellste Zahlung an der Hanzehogeschool Groningen liegt bei 17 Sekunden nach dem Versenden der Rechnung mit einem Zahlungslink in ihr. 
4. Sorgen Sie dafür, dass Sie auf effiziente und effektive Weise mit Ihrem Kunden in Kontakt bleiben. Wenn es für den Kunden noch unklar ist, sorgen Sie dafür, dass er Sie leicht erreichen kann. Gibt es einen Fehler auf der Rechnung oder kann der Kunde den Betrag nicht auf einmal bezahlen? Dann sollten Sie in der Lage sein, schnell zu reagieren und das Problem zu lösen, z. B. durch automatische Zahlungsvereinbarung. Je einfacher dies für Ihren Kunden ist, desto schneller können Sie bezahlt werden. 
5. Bezahlt der Kunde die Rechnung nach Ablauf der Zahlungsfrist nicht? Dann lassen Sie das sofort nachholen, indem Sie zu bestimmten Zeiten automatische Mahnungen verschicken. So bleibt die Zahlung für Ihren Kunden im Gedächtnis haften. Die Nichtbezahlung von Rechnungen ist oft keine Frage des Unwillens, aber es ist wichtig, den Überblick zu behalten. 
6. Nutzen Sie eine Bonitätsprüfung. Damit prüfen Sie, wie zuverlässig Ihre (zukünftigen) Kunden sind. Indem Sie die Kreditwürdigkeit Ihrer Schuldner im Auge behalten oder vorab prüfen, stellen Sie sicher, dass Ihre DSO auf dem richtigen Niveau bleibt. 

Kritik an der DSO-Berechnung

Obwohl die DSO-Berechnung von vielen Unternehmen verwendet wird, wurde sie auch als Maßstab für die Unternehmensleistung kritisiert. Der Grund dafür ist, dass bei der DSO-Berechnung alles “in einen Topf geworfen” wird. Das bedeutet, dass große und kleine Beträge, gute und schlechte Zahler sowie lange und kurze Zahlungsfristen gemittelt werden. Es wird keine Verbindung zur finanziellen Gesundheit des Portfolios hergestellt, so dass sich die DSO schnell ändern kann. In manchen Fällen ergibt dies also ein zu positives Ergebnis, in anderen ein zu negatives. Man kann nicht sicher sein, dass ein Kunde, der heute pünktlich zahlt, dies auch beim nächsten Mal tun wird. Die DSO sagt also wenig über die Zukunft des Zahlungsverhaltens aus. 

Dinge, die man beachten sollte

Wie bereits erwähnt, benötigen Unternehmen einen positiven Cashflow, um ihr Geschäft zu betreiben. Viele Cashflow-Probleme können durch eine gute Strategie vermieden werden. Für das Überleben Ihres Unternehmens ist es daher sehr wichtig, Ihr Kreditmanagement gut aufzustellen. Eine DSO-Verbesserung bietet in dieser Hinsicht eine gute Lösung. Bekommen Sie Ihr Kreditmanagement in den Griff und sorgen Sie für schnellere und einfachere Zahlungen.