Debitorenmanagement: Der Prozess

Verspätete oder nicht gezahlte Rechnungen durch Kunden sind leider keine Seltenheit. Unabhängig von der Ursache kann dies erhebliche finanzielle Folgen für Ihr Unternehmen haben. Vermeiden Sie diese Probleme, indem Sie in den Gesamtprozess des Debitorenmanagements investieren.

Die Auswirkungen auf Ihr Unternehmen

Um Ihr Unternehmen finanziell erfolgreich zu machen, ist ein gutes Kreditmanagement unerlässlich. Sie können noch so viele Aufträge von Kunden erhalten, wenn diese nicht pünktlich zahlen, wirkt sich das negativ auf Ihre finanzielle Situation aus. Ein gutes Debitorenmanagement hilft Ihnen, Cashflow-Probleme zu vermeiden und das Betriebskapital Ihres Unternehmens zu erhöhen.

Prozess des Debitorenmanagements in der Praxis

Das Debitorenmanagement umfasst alle Aktivitäten, die Sie in Bezug auf Ihre Debitoren durchführen. Alles, um sicherzustellen, dass Ihre Rechnungen vollständig und pünktlich bezahlt werden. Dazu gehören: der Versand von Rechnungen und Zahlungserinnerungen, die telefonische Kontaktaufnahme mit den Kunden und die Einleitung von Mahnverfahren.

Leider ist ein erfolgreiches Debitorenmanagement keine Selbstverständlichkeit und kann schwierig zu handhaben sein. Eine strukturierte Arbeitsweise hilft dabei.

Debitorenmanagement-Prozess Schritt für Schritt

Ein festgelegter Prozess für eine 14-tägige Zahlungsfrist könnte wie folgt aussehen:

Schritt 1. Rechnung senden

Schicken Sie die Rechnung sofort nach Abschluss der Bestellung oder Dienstleistung. Je länger Sie warten, desto später wird die Zahlung eintreffen. Geben Sie das Zahlungsziel auf Ihrer Rechnung deutlich an.

Schritt 2. Erste Mahnung

Wenn Ihr Kunde die Rechnung noch nicht bezahlt hat, schicken Sie die erste Mahnung 2 Tage nach dem Fälligkeitsdatum.

Schritt 3: Zweite Mahnung

Sie senden eine zweite Mahnung, wenn 18 Tage nach dem Fälligkeitsdatum noch keine Zahlung erfolgt ist.

Schritt 4: Letzte Mahnung

Die letzte Chance für den Kunden, seiner Zahlungsverpflichtung nachzukommen, ist 34 Tage nach dem Fälligkeitsdatum.

Schritt 5: Einleitung des Inkassoverfahrens: 50 Tage nach dem Fälligkeitstag

Nach zwei Mahnungen und einem letzten Mahnschreiben erfolgt die Übergabe und das Inkassoverfahren wird eingeleitet.

Automatisierung des Debitorenmanagementprozesses

Diesen Prozess manuell zu verfolgen, kostet viel Zeit und Energie. Wenn Sie diesen Prozess automatisieren, können Sie Ihre Kunden strukturiert an unbezahlte Rechnungen erinnern.

Die Vorteile

• Erhebliche Arbeitsersparnis
• Sie behalten die volle Kontrolle über den Prozess
• Verbesserung Ihres Cashflows
• Verfolgung des Status aller Rechnungen

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