Was ist eine Rechnungsmahnung?

Tipps und Tricks für ein effektiveres Debitorenmanagement

Eine Rechnungsmahnung wird an einen Schuldner verschickt, um ihn an die Bezahlung einer Rechnung zu erinnern. Es gibt drei Arten von Rechnungsmahnungen.

Die erste wird an Kunden verschickt, um sie an eine anstehende Rechnung zu erinnern. Meistens handelt es sich dabei um eine jährliche Lastschriftrechnung. Der Zweck dieser Mahnung ist es, die Chancen auf einen Einzug zu erhöhen. Zum Beispiel, dass genug Geld auf dem Bankkonto ist, um den Einzug zu erfüllen.

Die zweite Art der Rechnungserinnerung erfolgt ein paar Tage vor dem Fälligkeitsdatum einer Rechnung. In manchen Unternehmen wird dies als unhöflich angesehen. Deshalb wird eine Rechnungsmahnung vor dem Fälligkeitsdatum nicht sehr häufig verwendet. In anderen Fällen, wenn es Sanktionen für verspätete Zahlungen gibt, kann es hilfreich sein, einen Schuldner an eine bevorstehende Sanktion zu erinnern.

Am häufigsten wird eine Mahnung verschickt, wenn das Fälligkeitsdatum einer Rechnung überschritten ist. Sie wird auch als freundliche Mahnung bezeichnet. Meistens gibt es keine Sanktionen. Sie dient lediglich dazu, den Schuldner an seine Verpflichtung zur Zahlung einer Rechnung zu erinnern.

Wie verschickt man eine Rechnungsmahnung?

Die meisten Mahnungen werden heute per E-Mail verschickt. Das ist der billigste und schnellste Weg, jemanden zu erreichen. Eine gedruckte Rechnungsmahnung wird ebenfalls noch verwendet, wenn auch immer seltener. Manchmal kann sie in Kombination mit einer E-Mail wirksam sein.

Eine weit verbreitete Methode, einen Schuldner an eine überfällige Rechnung zu erinnern, ist der Anruf. Dies ist die teuerste und zeitaufwändigste Methode. Sie funktioniert jedoch, und manchmal erhält man dadurch mehr Einblick in die Gründe des Schuldners für die Nichtzahlung.

Eine andere Methode ist das Versenden einer Rechnungsmahnung per SMS oder Whatsapp. Diese Methode ist nicht weit verbreitet, aber sehr wirksam. Tests haben gezeigt, dass eine Textnachricht in Bezug auf die Zahlungsquote genauso effektiv ist wie ein persönlicher Anruf. Die Vorteile einer SMS sind natürlich, dass sie billig ist und nicht viel Zeit in Anspruch nimmt.

Illustration des Rechnungsdrucks](images/invoice.png)

Wie viele Rechnungsmahnungen sollte man versenden?

In den meisten Ländern und Branchen gelten drei Rechnungsmahnungen als Standard. Bevor man ein Inkasso mit zusätzlichen Beitreibungskosten startet. Aber weltweit gibt es nur wenige Gesetze dazu. Um vor allem die Verbraucher zu schützen, gibt es in den meisten Ländern ein Gesetz, das ein Unternehmen dazu verpflichtet, mindestens eine letzte Mahnung zu versenden, in der die Folgen einer Nichtzahlung innerhalb einer bestimmten Frist zusammengefasst werden.

Wie kann ich meine Mahnungen effektiver gestalten?

Jedes Land und jede Branche hat ihre eigenen Gepflogenheiten bei der Gestaltung von Rechnungsmahnungen. Es gibt jedoch einige Tipps und Tricks für das Debitorenmanagement, die in den meisten Ländern und Branchen gelten.

Persönlich statt förmlich zu sein, zahlt sich aus: “Hallo Jason” zahlt sich besser aus als “Sehr geehrter Herr Schmidt”. Das passt vielleicht nicht zu den Regeln Ihres Unternehmens, aber überdenken Sie es, um den Cashflow zu verbessern.

Automatisieren Sie Ihr Debitorenmanagement. Die Konsistenz Ihrer Rechnungsmahnungen ist unschlagbar. Ein manueller Debitorenverwaltungsprozess wird nie so erfolgreich sein wie ein automatisierter Prozess. Nicht zuletzt wegen der Zeit, die Sie für bestimmte Fälle, die untersucht werden müssen, sparen. Auf diese Weise wird die Zeit für die Fälle verwendet, die Aufmerksamkeit verdienen.

Seien Sie bereit, ein gütliches Inkassoverfahren einzuleiten. Mahnungen sind wesentlich erfolgreicher, wenn Sie darauf vorbereitet sind, ein Inkassoverfahren mit zusätzlichen Beitreibungskosten einzuleiten. Auch wenn Sie fast nie ein Mahnverfahren einleiten müssen.

Wenn Sie das Gefühl haben, dass die Beziehung zu Ihrem Kunden auf dem Spiel steht, wenn Sie ein Inkassoverfahren einleiten. Denken Sie daran, dass es keine Beziehung gibt, wenn Sie ein Produkt oder eine Dienstleistung liefern und Ihr Schuldner Ihre Rechnung nicht bezahlt. Menschen zahlen besser an Gleichgestellte als an Untergebene.

Das Versenden von Zahlungsmöglichkeiten mit Ihrer Rechnungsmahnung funktioniert hervorragend. Ziehen Sie zusätzliche Zahlungsmöglichkeiten wie PayPal oder CreditCard in Betracht. Sie mögen zwar teuer sein, aber sie erhöhen mit Sicherheit Ihren Cashflow.

Wenn Sie diese Funktion nutzen möchten, verwenden Sie sie auch auf Ihrer Rechnung. Schuldner werden sonst zu spät zahlen, wenn ihre bevorzugte Zahlungsmethode erst ab der ersten Mahnung verfügbar ist.

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