Große Einsparungen und bessere Kommunikation bei Home Vaccination

“Gleich nach unserem Besuch gehen unsere Kunden auf eine Big-Five-Safari in Uganda, sehen sich die Unterwasserwelt Thailands an oder durchstreifen den Busch auf Sumatra. Eine Rechnung für Impfungen zu bezahlen, steht nicht immer im Vordergrund. “

**Marco van Drielen ist Finance and Control Manager bei Home Vaccination, einer Organisation, die Reiseimpfungen zu Hause anbietet. Die Organisation nutzt Payt seit Anfang 2017. Seitdem gibt es mehr Kontakt mit den Kunden, Rechnungen werden schneller bezahlt und weniger Forderungen landen bei einem Inkassobüro.

Große Einsparungen und bessere Kommunikation

Bis einschließlich 2016 nutzte Home Vaccination Factoring. Wir zahlten für jede Rechnung Verwaltungskosten und auch einen beträchtlichen Betrag an Zinsen, weil wir das Geld nach zwei Wochen statt der üblichen zwei Monate erhalten wollten. Da wir jedes Jahr erheblich wuchsen, stiegen die Kosten für unser Kreditmanagement enorm an “, sagt Marco. Das Unternehmen kam über seinen Steuerberater Phidra mit Payt in Kontakt und war sofort begeistert. Nicht nur, weil Payt eine beträchtliche Einsparung erzielte, sondern auch, weil sich die Kommunikation mit den Kunden deutlich verbesserte.

Vollständig digital

Bisher hat Home Vaccination seine Rechnungen über ein Factoring-Unternehmen abgerechnet. Dieses Unternehmen nimmt Ihnen den gesamten Rechnungsstellungsprozess ab, bezahlt alle ausstehenden Rechnungen innerhalb von 14 Tagen und kümmert sich um das Inkasso der ausstehenden Rechnungen bei den Kunden. Auf diese Weise sind Sie als Unternehmen immer sicher, dass Sie bezahlt werden. Ein großer Nachteil war jedoch, dass das Factoring-Unternehmen die Rechnungen und Mahnungen per Post verschickte.

Aber nach der Impfung reisen unsere Kunden in der Regel sofort ab, was bedeutet, dass sie die Kommunikation per Post verpassen. Nicht gerade ein herzliches Willkommen, wenn die Forderung der Home Vaccination bei der Rückkehr nach Hause bereits beim Inkassobüro liegt “*, sagt Marco.

Wie anders ist es nun, dass die Kunden des Unternehmens ihre Rechnungen per E-Mail erhalten und mit einem Klick online bezahlen können. Wird die Rechnung nicht innerhalb der Zahlungsfrist bezahlt, schickt Home Vaccination zu bestimmten Zeiten eine Mahnung über Payt. Nicht weniger als drei. Meine Kollegen können sehen, ob ein Kunde die Mail geöffnet hat. Wenn wir sehen, dass dies nicht der Fall ist, rufen wir einfach an, um zu überprüfen, ob wir die richtige E-Mail-Adresse haben”, erklärt Marco. Wird die Rechnung trotz mehrerer Mahnungen nicht bezahlt? Dann erhält der Kunde eine Reihe von Möglichkeiten, per E-Mail, SMS, Telefon und Post über das Online-Inkassoverfahren von Payt zu zahlen. Ist ein Kunde zahlungswillig, muss die Forderung nie zu einem gerichtlichen Inkassoverfahren führen “*, so Marco.

Zahlungsvereinbarung

Neben der Vereinfachung des Prozesses ist Home Vaccination by Payt auch besser in der Lage, den Kontakt zu seinen Kunden zu halten. “Rechnungen werden oft abends oder am Wochenende eingesehen. Wenn ein Kunde eine Frage hat, kann er sie über Payt stellen, so dass wir sie gleich am nächsten Morgen abholen können. Die Frage steht im Zusammenhang mit der Rechnung, so dass man sofort weiß, worum es geht. Und wenn ein Kunde knapp bei Kasse ist - oder wenn er sich bei den Gorillas in Uganda aufhält - und deshalb nicht zahlen kann, dann sind wir durchaus bereit, die Forderung zu pausieren oder eine Regelung zu treffen”, sagt Marco. “Aber wir müssen es wissen. Mit Payt ist es viel einfacher geworden, uns zu benachrichtigen. “*

Ein weiterer Vorteil ist laut Marco, dass der gesamte Schriftverkehr zu einer Rechnung in einer Datei gesammelt wird. “So kann man leicht herausfinden, was in der Vergangenheit gesagt und vereinbart wurde. Wenn die Forderung in einem gerichtlichen Mahnverfahren endet, kann man die gesamte Akte mit einem Klick herunterladen. Ideal!” Dank Payt hat Home Vaccination die Kontrolle über sein Kreditmanagement. “Sie haben sich bei uns impfen lassen und ja: Sie müssen dafür bezahlen. Payt sorgt dafür, dass dies auch tatsächlich geschieht. Und wenn das nicht geschieht, wird der Kunde automatisch gemahnt. Nicht mehr und nicht weniger. “