Payt hat sich als genau das herausgestellt, wonach INDI gesucht hat

Payt trägt wesentlich zu unserer Kundenzufriedenheit bei “, sagt Sybrand Brouwer, Geschäftsführer und Inhaber von INDI. Durch den Einsatz von Payt erleben unsere Kunden eine einfache Zahlungsabwicklung, sie können schnell und einfach Kontakt zu ausstehenden Rechnungen aufnehmen und wissen genau, was sie von INDI erwarten können. “ Der Geschäftsführer des E-Commerce-Unternehmens ist davon überzeugt, dass ein akkurater Debitorenprozess mit klaren Berichten ein wesentlicher Bestandteil der Kundenerfahrung ist.

Schnell und effizient

Die Dienstleistungen von Payt fügen sich gut in die Geschäftsabläufe von INDI ein. Dieser Webshop für technische Komponenten richtet sich an Fachleute. Das Unternehmen, das erst vor vier Jahren gegründet wurde, verschickt jährlich mehr als 80.000 Rechnungen. Diese Zahl steigt jeden Monat”, sagt Sybrand. Der Start der Plattform erwies sich als Glücksgriff, denn auf dem Markt bestand ein großer Bedarf an einem schnellen Anbieter von technischen Komponenten. Sie sind in einem ziemlich traditionellen Sektor tätig, in dem die Großhändler normale Öffnungszeiten haben, über das ganze Land verteilt sind und Vertreter auf die Straße schicken, um die Kunden über ihre Produkte zu informieren. Bei INDI hat man dies völlig aufgegeben. Obwohl sie über ein hochqualifiziertes Kundendienstteam verfügen, bedienen sich die Kunden selbst über unseren Webshop. Das bedeutet, dass sie um ein Vielfaches schneller und effizienter vorgehen können. Alle Bestellungen, die unsere Kunden vor 18 Uhr aufgeben, können am nächsten Tag vor 8 Uhr geliefert werden. Das E-Commerce-Geschäft von INDI erfüllt ein wichtiges Bedürfnis. Servicetechniker zum Beispiel sind tagsüber mit Kundenbesuchen beschäftigt. Am Ende des Tages können sie über INDI schnell und einfach das Material für den nächsten Tag bestellen. Nachts wird die Bestellung an einen Ort ihrer Wahl geliefert. Einige Unternehmen haben sogar mehrere Lieferorte. “Wir liefern sogar in Linienbussen!”

Debitorenprozess automatisieren

Da INDI den Bestell- und Lieferprozess sehr zugänglich gemacht hat, kommt es vor, dass sie mehrere Bestellungen pro Woche oder sogar pro Tag von demselben Kunden erhalten.

Als wir die INDI-Plattform entwickelten, wollten wir den gesamten Prozess digitalisieren, von der Bestellung bis zur Rechnungsstellung. Wir haben festgestellt, dass unser Finanzpaket in Bezug auf das Kreditmanagement nicht genug hergibt “*, sagt Sybrand.

Der Geschäftsführer hatte keine Lust, einen Schritt zurückzutreten und seine Debitoren manuell zu verwalten. Bei einem so großen Volumen war dies schließlich eine zeit- und arbeitsintensive Tätigkeit. Wir überlegten, selbst etwas zu entwickeln, mit dem wir unseren Debitorenprozess automatisieren könnten, bis wir mit Payt in Kontakt kamen.

Payt erwies sich als genau das, wonach wir gesucht hatten.”

Die E-Commerce-Plattform hat ihr Finanzpaket, Exact, mit Payt verknüpft. Die Rechnungen werden automatisch in Payt geladen. Wenn ein Kunde seine Rechnung nach Ablauf des Fälligkeitsdatums nicht bezahlt hat, werden automatisch Mahnungen verschickt. “Obwohl wir schnell wachsen, können wir mit der gleichen Anzahl von Mitarbeitern im Kreditmanagement auskommen. Im Durchschnitt verbringen wir etwa 50 bis 60 Stunden pro Woche mit unserem Kreditmanagement.”

Praktisch keine Inkassoprozesse

Die Person, die bei INDI für das Kreditmanagement zuständig ist, ist Geertje Boomsma. Als Debitorenmanagerin arbeitet sie hauptsächlich mit Payt. Sie erklärt: “Bei INDI verwenden wir verschiedene Zahlungsfristen, aber die gängigste ist 30 Tage. Wenn der Kunde nicht zahlt, schicken wir eine erste Mahnung zwei Tage nach dem Fälligkeitsdatum und die zweite nach 18 Tagen. 34 Tage nach dem Fälligkeitsdatum schicken wir eine dritte und letzte Mahnung. In diesem Schreiben kündigen wir dem Kunden ein Inkassoverfahren an. “ INDI führt dieses Inkassoverfahren auch über Payt durch. “Es kommt jedoch selten vor, dass wir ein solches Verfahren einleiten “, sagt Geertje. *“Im Durchschnitt etwa 20 Mal pro Jahr. Das ist wirklich sehr wenig, wenn man mehr als 80.000 Rechnungen pro Jahr verschickt.

Laut Boomsma ist der strukturierte und genaue Debitorenprozess der Grund für diese geringe Anzahl von Inkassovorgängen.

“Neben der hohen Genauigkeit bei der Versendung von Mahnungen können die Schuldner ihre Rechnungen einfach über die Online-Zahlungsplattform bezahlen. Das erhöht den Zahlungskomfort, weil man den Kunden nicht mehr mit Rechnungs- und IBAN-Nummern belasten muss. Wenn Kunden nicht zahlen, haben sie meist einen Grund dafür. Über Payt kann man leicht mit ihnen in Kontakt treten und ein Gespräch darüber beginnen. “

Auch beim INDI-Kundendienst ist man mit Payt zufrieden. Geertje sagt: Dank Payt können meine Kollegen herausfinden, warum ein Auftrag ins Stocken geraten ist. Das liegt meist daran, dass die Rechnungen zu lange offen sind. Wenn sie eine Rechnung verloren haben, kann der Kunde seine Rechnungskopie über Payt leicht wiederfinden. Da der Kunde selbst auch Einsicht in die Akte hat, wird nicht nur das Gespräch erleichtert, sondern der Kundenservice kann auch viele Fragen beantworten.

Zufrieden mit Payt

Brouwer sieht auch, dass der Prozess viel transparenter geworden ist und dass seine Kunden mit Payt besser bezahlen.

“Klarheit und Konsistenz sorgen für eine bessere Zahlungsmoral und eine höhere Kundenzufriedenheit. Ich bin davon überzeugt, dass die Leichtigkeit, mit der Kunden Einblick in ihren Rechnungsstatus erhalten, zum Gesamtbild von INDI beiträgt. “ Obwohl Payt ein Softwareunternehmen ist, fühlt es sich für Brouwer nicht so an. *Die Art und Weise, wie das Payt-Team auf unsere Wünsche und Erwartungen eingeht, ist sehr flexibel und schnell. Sowohl während der Anwendung als auch im Nachhinein; wenn wir Fragen oder Anmerkungen haben, wird sofort darauf eingegangen und es wird immer geschaut, was möglich ist.