Schnellere Zahlung, Arbeitsersparnis und mehr Struktur im Kreditmanagement von Mobility Service

Rund 3.500 Mobility Service Autos fahren täglich auf niederländischen Straßen. Das Business-Leasing-Unternehmen aus Eelde hilft seinen Kunden, eine passende Mobilitätslösung zu finden; vom Full-Operational-Leasing über das Net-Operational-Leasing bis hin zum Kauf einer kompletten Flotte. “Flexibilität ist typisch für Mobility Service, sowohl bei den angebotenen Dienstleistungen als auch bei der Kundenbetreuung “, sagt Inge Mier, Financial and Operational Director. Wenn ein Kunde fragt, ob wir ein Fahrzeug am Nachmittag bereitstellen können, tun wir unser Bestes, um dies zu tun.”

Alles flexibel

Die Leasinggesellschaft ist gut im Flex-Sektor unterwegs. Das liegt daran, dass Unternehmen genauso gut einen Kurzzeitleasingvertrag wie einen Langzeitleasingvertrag abschließen können, erklärt Inge. Viele ihrer Kunden haben eine gemischte Belegschaft. Ein solches Unternehmen möchte einen langen Mietvertrag für Festangestellte, aber einen kurzen Mietvertrag für Zeitarbeiter. Nicht jedes Leasingunternehmen bietet diese Option an, was bedeutet, dass Mobility Service in der Flex-Branche gut dasteht. Das Unternehmen kann viele Zeitarbeitsfirmen zu seinem Kundenkreis zählen.

Dass Mobility Service ein zukunftsorientiertes Leasingunternehmen ist, zeigt sich nicht nur an seinen Dienstleistungen. Das Unternehmen war einer der ersten Kunden von Payt. *Obwohl ich damals noch nicht für Mobility Service gearbeitet habe, weiß ich, dass Payt eine wichtige Rolle bei der Optimierung unseres Kreditmanagements gespielt hat”, sagt Inge. Zuvor machte das Unternehmen alles manuell. Alle paar Wochen druckten sie die Debitorenliste aus und riefen jeden an, der die Rechnung nicht innerhalb der Zahlungsfrist bezahlt hatte.

Angesichts unseres großen Kundenstamms können Sie sich vorstellen, dass die Debitorenverwaltung ein großes Chaos war. Payt hat für eine beträchtliche Arbeitsersparnis gesorgt und Struktur in unser Kreditmanagement gebracht. Wir versenden unsere Rechnungen und Mahnungen nun vollautomatisch und zu festen Terminen. “*

Transparent und übersichtlich

Die Finanzdirektorin, die zuvor als Steuerberaterin tätig war, war von Payt positiv überrascht. Sie sagt: Als ich bei Mobility Service anfing, arbeiteten meine Kollegen bereits seit einem Jahr mit der Payt-Software. Payt macht das Kreditmanagement sehr transparent: Man sieht genau, wann die letzte Aktion durchgeführt wurde und welche kundenspezifischen Folgeaktionen anstehen. “ Dank Payt läuft alles reibungslos. Die interne Notizfunktion von Payt hilft dabei sehr; hier kann man direkt sehen, ob ein Kollege mit einem Kunden in Kontakt war und was vereinbart wurde. *Außerdem ist es für mich persönlich schön, dass man auch eine komplette Akte über die Kommunikation mit dem Schuldner anlegt”, sagt Inge. Wenn ein Kunde die Rechnung nicht bezahlt und in die Endphase gerät, wird der Fall dem Finanz- und Betriebsdirektor zur Kenntnis gebracht.

Es hilft mir ungemein, dass man in Payt genau sehen kann, was passiert ist, wann der letzte Kontakt war und ob jemand seine Nachrichten gelesen hat. Ein Schuldner kann sich also nicht darauf verlassen, dass er die Korrespondenz nicht erhalten hat; wir können das genau sehen. “*

Das Online-Inkassoverfahren von Payt, das die Kunden im Anschluss an das Schuldnerverfahren nutzen können, wird von Mobility Service noch nicht so stark genutzt. Inge: “Für uns ist es schwierig, wenn wir in eine solche Situation kommen. Unsere Kunden zahlen im Voraus. Bevor die neue Rechnung im Posteingang landet, muss die vorherige Rechnung bezahlt sein. Wenn das nicht der Fall ist und wir in ein Inkassoverfahren geraten, werden wir auch andere Maßnahmen ergreifen, zum Beispiel das Auto zurückfordern. Das wollen wir natürlich nicht, Sie wollen den Vertrag weiterführen. Ein Inkassoverfahren bedeutet für uns das Ende der Kundenbeziehung. “

1000 Schuldner, 10 Stunden pro Woche

Neben einem strukturierten Debitorenprozess, sowohl intern als auch extern bei Mobility Service, hat die Anwendung von Payt auch zu einer deutlichen Zeitersparnis geführt. Inge sagt dazu: “Meine Kollegen brauchen nur noch zwei Stunden pro Tag für das Debitorenmanagement, das sind 10 Stunden pro Woche. Wenn man bedenkt, dass wir mehr als 1000 Kunden haben, ist das nicht viel, wenn man bedenkt, dass wir unsere Kunden noch relativ oft anrufen. Die letzte Mahnung ist immer weniger freundlich. Wir haben das selbst gewählt, aber bei Mobility Service ist uns die Kundenbeziehung enorm wichtig. Deshalb rufen sie ihre Schuldner immer an, wenn die letzte Mahnung an den Kunden geschickt wird. Meistens ist Unwilligkeit nicht die Ursache dafür, dass eine Rechnung nicht bezahlt wird, und es kann einen legitimen Grund geben, warum ein Kunde nicht zahlt. In diesen Fällen wollen sie den Grund für die ausbleibende Zahlung herausfinden. *Aber wenn wir das nicht täten und die Software von Payt einfach laufen lassen würden, würde das Kreditmanagement noch weniger Zeit in Anspruch nehmen.”

Perfekt für Steuerberater

Inge Mier hat aufgrund ihres Hintergrunds viele Verbindungen in der Buchhaltungsbranche.

Auch in dieser Welt erlebe ich es immer wieder, dass Menschen zu sehr mit ihrem Geschäft beschäftigt sind, um sich aktiv um ihre Schuldner zu kümmern und ihre Rechnungen zu bezahlen. Da Payt im Hintergrund weiterläuft, müssen Sie sich nicht mehr um Ihre Rechnungen und Mahnungen kümmern. Wenn man selbst ab und zu nachschaut, ist das mehr als genug. Ich empfehle Payt daher immer wieder meinen (ehemaligen) Steuerberater-Kollegen. “*