Ein automatisierter Prozess, der seine Arbeit immer erledigt, auch wenn wir von NVBIT keine Zeit dafür haben

Ein automatisierter Prozess für die Forderungsverwaltung, der immer funktioniert, auch wenn wir keine Zeit haben - Nando van Beek, Gründer und Inhaber NVBIT

Nando (rechts im Bild) und Stijn van Beek (links im Bild) sind nicht nur Brüder, sondern arbeiten auch gemeinsam in dem Unternehmen, das Nando 2007 gegründet hat.

Während seines Informatikstudiums gründete Nando das IT-Unternehmen NVBIT. Für die Verwaltung seines Unternehmens suchte er jemanden, der ihn unterstützen konnte. Stijn, der zu dieser Zeit Jura studierte, war der perfekte Kandidat, um diese Aufgabe mit seinem Studium zu verbinden. “Der Teilzeitjob, der mit einem Tag in der Woche begann, ist jetzt auf fünf Tage in der Woche als Betriebsleiter und Projektmanager angewachsen”, sagt Nando.

Das IT-Unternehmen aus Alkmaar ist ein MSP (Managed Service Provider), der Organisationen bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen, aber auch bei der Umstellung auf die Cloud, Sicherheit und den modernen Arbeitsplatz (Microsoft 365) unterstützt. 

Als Brüder zusammenarbeiten

Nando: “Ich arbeite gerne als Familie/Brüder zusammen. Es ist einfacher, miteinander über Dinge zu reden (in beide Richtungen), aber man vertraut einander auch sofort. Etwas, das bei anderen neuen Kollegen Jahre dauern würde, um das gleiche Niveau zu erreichen.

Nando und Stijn empfehlen auf jeden Fall die Zusammenarbeit zwischen Geschwistern. “Natürlich muss man sich mögen und zusammenarbeiten können. Aber ansonsten denken Sie wahrscheinlich nicht einmal darüber nach. Natürlich ist es auch toll, dass wir als Brüder zusammenarbeiten können.

Alles manuell

“Bevor wir mit Payt gearbeitet haben, habe ich als Inhaber die Forderungsmanagement selbst und manuell durchgeführt. Wann immer ich Zeit hatte, ging ich manuell die Liste der offenen Posten der Kunden durch und schickte ihnen eine E-Mail. Um dieser ersten Mahnung nachzugehen, sah ich einige Wochen später in meinen gesendeten Artikeln nach, welche Kunden ich gemahnt hatte und ob sie in der Zwischenzeit bezahlt hatten. Gegebenenfalls habe ich ihnen dann eine zweite Erinnerung geschickt. Ein Prozess, der natürlich alles andere als ideal ist. 

Außerdem hatte ich das Lastschriftverfahren eingestellt. Dies lief über die Bank und musste manuell erledigt werden, da die Bank keine Verbindung zu unserem Buchhaltungsprogramm hatte. Das war alles sehr umständlich und hat mehr Arbeit gekostet, als es gebracht hat.

Reduzierung der Liste der offenen Posten

Sie haben Payt im Februar 2019 eingeführt. “Das Ziel war es, das Forderungsmanagement  zu automatisieren und die Liste der offenen Posten wieder aufzufüllen. Eine bessere Erfahrung und Kommunikation mit den Kunden war auch ein Wunsch der NVBIT. “Außerdem fanden wir es wichtig, den Bankeinzug wieder zu aktivieren, Payt hatte glücklicherweise einen Link dafür.”

Fast kein Grund zur Sorge

Seit dem Einsatz von Payt muss sich NVBIT kaum noch um das Forderungsmanagement kümmern. Nur die Auswüchse. “Wir sind von 0 auf 64 Lastschriften (Kunden) pro Monat gestiegen. Und wir verbringen keine Zeit mehr mit Mahnungen und Nachfassaktionen für offene Posten. “Ein automatisiertes Verfahren für das Forderungsverwaltung, das immer funktioniert, auch wenn wir keine Zeit haben”. Stijn: “Unsere Kunden haben selbst den Überblick und können alles sehen. Über das Portal können die Kunden ihre Rechnungen einsehen und beantworten. Außerdem erlaubt Payt das Hinzufügen einer unbegrenzten Anzahl von Nutzern, so dass wir allen Mitarbeitern des Unternehmens Zugang zu Payt geben können. Auf diese Weise können wir immer sehen, was die Kollegen mit dem Kunden besprochen haben. Die internen Kommentare sind auch sehr schön als Erinnerung für einen selbst.

Ob wir auf Payt verzichten können? Nein, natürlich nicht! Es macht alles so viel einfacher, ich würde es jedem empfehlen