Rationalisiertes Kreditmanagement durch Automatisierung bei Voys

Dank Payt hat sich unser Kreditmanagement stark vereinfacht. Ich bin sehr zufrieden mit der Software.

Janneke van der Velde arbeitet bei Voys ‘Court of Audit’, der Finanzabteilung eines der am schnellsten wachsenden Unternehmen in Groningen.

Sie ist sehr zufrieden mit dem strukturierten Arbeitsablauf, den Payt in ihrer Organisation realisiert hat. “Wenn man mehr als 10.000 Rechnungen pro Monat verschickt, ist man froh, wenn man diesen Prozess automatisieren kann. Es ist schön, wenn man so etwas einer Partei überlassen kann, die mitdenkt. Das Payt-Team steht uns von Anfang an zur Seite, wenn wir Fragen oder andere Probleme haben. Auch wenn man das Thema selbst nicht ganz im Griff hat, arbeiten sie geduldig daran, es gemeinsam zu lösen.”

Sich selbst entwickeln oder klug einkaufen

Voys verzeichnet ein enormes Wachstum, und dieses Wachstum hält für den Telekommunikationsanbieter an.

Unser Kundenstamm wächst jedes Jahr. Bevor wir Payt einsetzten, haben wir unser Kreditmanagement manuell durchgeführt. Dieser Prozess lief an verschiedenen Stellen nicht gut, und wir wollten sehen, wie wir das besser machen können." Voys war damals ein echtes Tech-Start-up. “Wir hielten es für ganz normal, für die Probleme, auf die wir stießen, selbst Software zu entwickeln. Glücklicherweise hatte Payt bereits das ‘Kreditmanagement-Rad’ für uns erfunden.

Vertrauen in die Software

Der Kundenkreis von Voys besteht sowohl aus großen als auch aus kleinen Unternehmen. Bei der letzteren Gruppe, die aus Selbstständigen oder Start-ups mit wenigen Mitarbeitern besteht, kommt es manchmal vor, dass kein Geld auf der Bank ist, wenn Voys die Telefonrechnung eintreibt. “Das kann vorkommen”, sagt Janneke. Das Schöne an Payt ist ihrer Meinung nach, dass in einem solchen Fall die Rechnung nicht wochenlang liegen bleibt, sondern dass die Software signalisiert, dass die Abbuchung nicht erfolgreich war. Wenn der Kunde nicht merkt, dass die Zahlung nicht erfolgreich war und die Zahlung immer noch nicht manuell erfolgt ist, wird nach zwei Tagen automatisch eine E-Mail über Payt an den betreffenden Kunden geschickt - alles in unserem Firmen-Branding. In dieser E-Mail befindet sich ein Zahlungslink, mit dem der Kunde die Rechnung noch bezahlen kann. Das Schöne daran ist, dass wenn ein Kunde den Zahlungslink nutzt, die Schuldner- und Rechnungsnummern direkt mit der Überweisung verknüpft werden. Sie haben also keine Nacharbeit davon; unser Steuerberaterprogramm erkennt die Online-Zahlung sofort und verbucht sie unter den richtigen Daten.

Debitorenprozess automatisieren

Payt funktioniert am besten, wenn man die Software einfach das tun lässt, was sie am besten kann, meint Janneke. Wenn der Prozess läuft, müssen Sie sich nicht mehr darum kümmern. Sie können den Prozess manuell stoppen oder unterbrechen, aber das machen Sie nur in Ausnahmefällen. Zu Beginn der Zusammenarbeit legten sie gemeinsam mit den Mitarbeitern von Payt den Prozess fest: nach wie vielen Tagen die Mahnungen verschickt werden sollten und was genau in dieser Korrespondenz enthalten sein sollte. “Bei Voys haben wir buchstäblich unseren eigenen ‘Tonfall’. Es ist schön, dass wir diesen Stil in der Verwaltungskommunikation mit unseren Kunden beibehalten können.”

Obwohl die Korrespondenz von Voys immer freundlich und informell ist, wird der Ton im Mahnverfahren etwas zwingender. In der letzten Mahnung wird deutlich darauf hingewiesen, dass sie ein Inkassoverfahren einleiten werden, wenn der Kunde nicht zahlt. Wir weisen darauf hin: “Bezahlen Sie Ihre Rechnung jetzt, sonst sind wir gezwungen, Inkassokosten zu berechnen, und das ist reine Geldverschwendung. “

Wenn eine Rechnung nicht beglichen wird, wird der Debitorenprozess automatisch im Payt-Inkassomodul fortgesetzt. Dieser Prozess entspricht allen gesetzlichen Anforderungen, so dass Voys die gütliche Inkassoakte per Knopfdruck an einen Gerichtsvollzieher übergeben kann, wenn der Kunde die Rechnung nach dem Inkassoprozess immer noch nicht bezahlt hat.

Die Tatsache, dass wir jedes Jahr nur sehr wenige Inkassoverfahren einleiten, zeigt, dass das Kreditmanagement von Payt einfach funktioniert, sagt Janneke.

Datengesteuert

Neben dem strukturierten Workflow ist van der Velde auch von den Managementberichten begeistert, die sie über Payt ausdrucken kann. Bei Voys werden viele Entscheidungen auf der Grundlage von Daten getroffen. Die Möglichkeit, Statistiken auszudrucken, hilft ihnen bei der Beratung mit Kollegen. *Ich kann auf einen Blick sehen, wie der Stand unserer Rechnungen ist, und ich weiß, woran wir sind.

Es dürfte klar sein, dass die Kreditmanagementabteilung von Voys mit der Debitoren-Software zufrieden ist.

Mit Payt kann man viel selbstbewusster mit den Kunden sprechen. Menschen können Fehler machen, aber die Software macht keine Fehler. Wenn ein Kunde behauptet, er habe eine Rechnung oder eine Mahnung nicht erhalten, können wir das sofort überprüfen. Außerdem hat ein Kunde über das Payt-Kundenportal immer Zugriff auf seine eigene Akte. Auf diese Weise müssen wir nicht mehr stundenlang Schuldner verfolgen, anschreiben und anrufen, und wir können Schuldner in etwa 20 Stunden pro Woche verwalten. Easy peasy lemon squeezy!