Wie schreibt man ein Schreiben über eine überfällige Rechnung?
**Es passiert jedem Unternehmen, dass Kunden zu spät zahlen. Das Beste, was man tun kann, bevor man ein Schreiben über eine überfällige Rechnung verschickt, ist, sich die Rechnung anzusehen. War die Rechnung klar und detailliert? Wurden von Ihren Kunden keine Fragen zur Rechnung gestellt?
Ihr erstes Ziel ist es, die bestmögliche Rechnung zu schreiben. Siehe auch Wie man einen Rechnungsbrief schreibt.
Wann sollte ein Mahnschreiben verschickt werden?
Die einfache Antwort lautet: sofort, nachdem Ihre Rechnung überfällig geworden ist. Sie sollten vielleicht zwei Tage warten, um Ihr Bankkonto zu überprüfen. Nur um sicher zu gehen, dass die Überweisung nicht der Grund für den Zahlungsverzug war.
Untersuchungen haben gezeigt, dass die Bereitschaft, eine Rechnung zu bezahlen, nach dem Verfallsdatum der Rechnung um 1 % pro Tag abnimmt. Deshalb ist es wichtig, so schnell wie möglich eine Mahnung zu versenden. Außerdem wird Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung als wertvoller angesehen, wenn Sie Ihre ausstehenden Rechnungen professionell verfolgen. Das Sprichwort “Je besser Ihre Kunden zahlen, desto mehr sind Ihre Produkte wert “ gilt auch für Ihr Unternehmen.
Welches Kommunikationsmittel funktioniert am besten?
Es gibt viele Erkenntnisse über die Wirkung und die Kosten der einzelnen Kommunikationsmittel. Ein persönliches Gespräch ist zwar teuer, gibt aber einen guten Einblick in die Gründe für die Nichtzahlung. Wir wissen auch, dass Telefonanrufe bei Zahlungen eine negative Rolle spielen können. Wir würden daher nicht empfehlen, ein Telefonat für Ihr Schuldnermanagement zu verwenden.
Die E-Mail ist die am weitesten verbreitete Methode für eine Mahnung bei Zahlungsverzug. Die Verwendung von E-Mail hat viele Vorteile. Sie ist kostengünstig, kann automatisiert werden und es ist leicht festzustellen, ob sie angekommen oder abgelehnt worden ist.
Ein gedruckter Brief kann hilfreich sein, wenn Sie keine E-Mail-Adresse haben. Aber er ist im Vergleich zur E-Mail teuer. Nur in bestimmten Fällen zahlt sich ein gedruckter Brief aus.
Ein aufstrebendes Kommunikationsmittel ist die Textnachricht. Der Grund für ihren Erfolg ist derselbe, warum die Menschen zögern, sie zu benutzen. Sie wird als sehr persönlich angesehen. Ein Beispiel:
“Lieber Peter, du hast die Rechnung 0357X von Unternehmen X immer noch nicht bezahlt. Sie ist bereits überfällig. Bitte bezahle noch diese Woche oder kontaktiere mich, wenn du Fragen hast. Mit freundlichen Grüßen, Cindy von Unternehmen X”.
Die Leute öffnen sogar eine Textnachricht, während sie in einer Besprechung sind. Tatsache ist, dass wir einen Anstieg der Zahlungen feststellen, wenn eine E-Mail von einer Textnachricht begleitet wird. Der gleiche Anstieg wie bei einem persönlichen Telefongespräch. Aber es ist viel billiger als ein gedruckter Brief oder ein Telefonanruf.
Wie schreibt man den besten Brief für überfällige Rechnungen?
Die erste Regel ist, dass der Empfänger sofort wissen muss, dass der Brief an ihn gerichtet ist. Schreiben Sie den Namen des Empfängers an den Anfang. Wenn nötig, sogar in fetten Buchstaben. Es darf nicht zu leugnen sein, dass dieses Schreiben an Sie gerichtet ist. Verwenden Sie außerdem Ihre Rechnungsnummer oder eine andere für Ihren Kunden erkennbare Nummer, um Ihre Rechnung mit seiner Buchhaltung abzugleichen.
Die zweite Regel ist, den Brief so persönlich wie möglich zu gestalten. Lieber Peter ist besser als Sehr geehrter Herr Roberts.
Die dritte Regel lautet: Seien Sie präzise in dem, was Sie wollen. Bitte zahlen Sie innerhalb von zwei Wochen, vor dem [Datum]. Und wenn es Konsequenzen geben wird, wenn Ihr Schuldner nicht rechtzeitig zahlt, erwähnen Sie diese Konsequenzen immer.
Einige unserer Kunden fügen ihrem Mahnschreiben Verwaltungskosten bei. Das funktioniert. Aber es ist nicht für jede Art von Unternehmen geeignet.
Regel Nummer vier lautet: Machen Sie das Bezahlen einfach. Wenn eine E-Mail eine Schaltfläche [JETZT BEZAHLEN] enthält, ist die Erfolgsquote viel höher. Es gibt Zahlungsmethoden, die erschwinglich sind und in den meisten Unternehmen gut funktionieren.
Regel fünf: Machen Sie es einfach, auf eine Mahnung zu reagieren. Jedes Mittel der Kommunikation funktioniert. Aber eine Schaltfläche in einer E-Mail-Erinnerung funktioniert am besten. Ein schriftlicher Text ist präziser als ein Telefonanruf.
Er ist auch weniger emotional. Und er ist asynchron.
Ihr Schuldner kann schreiben, wann es ihm/ihr passt. Und Sie können antworten, wann es Ihnen passt. Wichtig ist, dass alle schriftlichen Mitteilungen ordentlich in Ihrer Akte gespeichert werden.
Ich hoffe, dieser Artikel war hilfreich für Sie. Wir können Ihnen mit unserem Wissen über Schuldnermanagement helfen, spezifische Abläufe einzurichten.
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