Schritt-für-Schritt-Plan für unbezahlte Rechnungen
1. Kontaktieren Sie uns per Telefon
Es hängt von der Beziehung zu Ihrem Kunden ab, ob es sinnvoll ist, zuerst anzurufen. Dies ist zum Beispiel eine gute Möglichkeit, wenn der Schuldner normalerweise immer pünktlich zahlt. Die telefonische Kontaktaufnahme mit dem Schuldner ist ein persönlicher Ansatz. Erklären Sie vorher, dass die Rechnung noch offen ist und dass Sie anrufen werden, um zu fragen, ob es einen Grund gibt, warum die Rechnung noch nicht bezahlt wurde. Es kann vorkommen, dass die Rechnung vergessen wurde.
2. Eine Zahlungserinnerung versenden
Senden Sie unmittelbar nach Ablauf der Zahlungsfrist eine Erinnerungs-E-Mail. Dies ist eine freundliche Art, den Schuldner daran zu erinnern, dass ein Betrag noch offen ist. Außerdem ist zu beachten, dass im Falle der Nichtzahlung der gesetzliche Zinssatz gilt.
3. Senden Sie eine zweite Mahnung oder Zahlungsaufforderung
Es gibt Unternehmen, die erst eine zweite Mahnung schicken, aber es ist auch möglich, eine Erinnerung zu schicken. Der Name Mahnung weist darauf hin, dass Maßnahmen ergriffen werden, wenn die Zahlung nicht erfolgt. Übrigens ist die Übermittlung einer Zahlungserinnerung an Verbraucher obligatorisch, nicht aber an Unternehmen. Es ist jedoch eine gute Idee, auch Geschäftspartnern eine Erinnerung zu schicken.
Ermahnung:
Verweisen Sie in der Mahnung auf die Lieferung und auf die Rechnung, aber auch auf die frühere Zahlungserinnerung und setzen Sie eine Zahlungsfrist von vierzehn Tagen (Verbraucher). Erwähnen Sie die vom Schuldner zu tragenden Inkassokosten und weitere rechtliche Schritte, falls eine Mahnung ausbleibt. Es ist ratsam, die Mahnung per Einschreiben zu versenden, um einen Zahlungsnachweis zu haben. Es ist jedoch auch möglich, sie per E-Mail zu versenden.
Mehr über das Versenden einer Zahlungserinnerung erfahren Sie hier.
4. Forderung von gesetzlichen Zinsen und Inkassokosten
Wenn eine Rechnung nicht bezahlt wird, sind Sie als Unternehmer berechtigt, gesetzliche Zinsen und Inkassokosten zu verlangen. Die Kosten beziehen sich auf die Kosten, die Ihnen entstehen, weil ein Schuldner eine Rechnung nicht bezahlt. Die gesetzlichen Zinsen sind gesetzlich festgelegt als die Zinsen, die gefordert werden können, wenn ein Schuldner in Verzug ist.
5. Vereinbaren Sie einen Zahlungsplan
Die Vereinbarung eines Zahlungsplans kann eine Lösung sein, um die Rechnung doch noch zu bezahlen, allerdings in Raten. Es hängt von der jeweiligen Situation ab, ob es sinnvoll ist, einen Zahlungsplan zu vereinbaren. Wenn Sie vermuten, dass der Kunde ohnehin nicht zahlen wird und die Zahlungsvereinbarung in Wirklichkeit ein weiterer Aufschub für spätere Maßnahmen ist, überspringen Sie diesen Schritt.
6. Umstellung auf ein gütliches Inkassoverfahren
Haben Sie alles versucht, um die Rechnung bezahlen zu lassen, und haben Sie immer noch nichts erhalten? In diesem Fall kann Payt als Sammelkennzeichen dienen. Sie lagern Ihr Debitorenmanagement nicht aus, sondern behalten die Kontrolle über den Prozess. Dabei werden Ihrem Kunden Inkassogebühren in Rechnung gestellt und es wird - erstmals - mit dem Payt-Logo kommuniziert. Auf diese Weise bleibt Ihre Akte vollständig, einschließlich der gesamten Korrespondenz, die seit der ersten Rechnung zwischen Ihnen und Ihrem Kunden stattgefunden hat. Sie erhalten die Ihrem Kunden in Rechnung gestellten Inkassokosten direkt auf Ihr eigenes Konto. Um die Kundenbeziehung aufrecht erhalten, könnten Sie sogar beschließen, keine Gebühren zu erheben, wenn der Kunde die Hauptsumme doch noch bezahlt. Sie behalten die Kontrolle und entscheiden selbst. Sie brauchen kein Inkassobüro mehr.
7. Prüfen Sie, ob es legale Mittel gibt, die eingesetzt werden können.
In bestimmten Situationen gibt es auch andere Möglichkeiten, die mit legalen Mitteln erreicht werden können. Zum Beispiel, wenn Waren geliefert, aber noch nicht bezahlt worden sind. Die Rückholung dieser Güter kann den Schaden begrenzen. Dies ist auf der Grundlage eines Eigentumsvorbehalts möglich, der dann in die Allgemeinen Geschäftsbedingungen aufgenommen werden muss. Eine weitere Möglichkeit ist das Beschwerderecht. Dabei handelt es sich um eine gesetzliche Bestimmung zur Rückforderung von Waren, wenn diese nicht bezahlt wurden.
8. Rückforderung der nicht erstattungsfähigen Mehrwertsteuer
Wenn Sie Rechnungen versenden, stellen Sie die Mehrwertsteuer in Rechnung, und die erhaltene Mehrwertsteuer wird an die Steuerbehörden abgeführt. Was geschieht mit der Mehrwertsteuer, die Sie auf eine Rechnung bezahlt haben, die der Schuldner noch nicht beglichen hat? Bei einer ganz oder teilweise uneinbringlichen Forderung haben Sie zu Unrecht Mehrwertsteuer gezahlt. Diese Mehrwertsteuer kann von den Steuerbehörden zurückgefordert werden.
9. Antrag auf Konkurs des Kunden
Es gibt noch einen weiteren Schritt, wenn Rechnungen von einem Kunden nicht bezahlt werden. In diesem Fall ist es möglich, den Konkurs des Kunden zu beantragen, wenn die Bedingungen erfüllt sind. Wenn das Unternehmen bereits für insolvent erklärt wurde und daher Rechnungen unbezahlt bleiben, ist es wichtig, die Forderung beim Konkursverwalter einzureichen.
10. Minimieren Sie von nun an die Risiken von Zahlungsausfällen
Haben Sie den Schritt-für-Schritt-Plan durchgearbeitet? Es hat Sie Zeit gekostet. Wenn Sie in Zukunft Ihre Rechnungen schneller und effizienter bezahlen wollen, stehen Ihnen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung. Zuallererst ist es wichtig, das Debitorenmanagement in den Griff zu bekommen. Das bedeutet, dass Sie Zeit für die Weiterverfolgung der Rechnungen aufwenden müssen. Payt bietet eine automatisierte Lösung für das Debitorenmanagement mit Nachverfolgung der Rechnungen, die Ihnen Arbeit und Zeit abnimmt.
