Was ist die Debitorenbuchhaltung

Die Debitorenbuchhaltung ist eine Verwaltung, die dafür sorgt, dass alle Schuldner Ihres Unternehmens in Ordnung sind. Eine ordnungsgemäße Debitorenbuchhaltung kann für ein Unternehmen viel Zeit und Geld sparen. In diesem Artikel wird erörtert, was genau die Debitorenbuchhaltung ist, wie sie abläuft, welche Aufgaben dabei erfüllt werden müssen und wie Sie sie automatisieren können.

Was sind Forderungen aus Lieferungen und Leistungen?

Schuldner sind Personen oder Unternehmen, die Ihnen Geld schulden. Das liegt in der Regel daran, dass Sie diesen Personen oder Unternehmen eine Rechnung geschickt haben. 

Wie wichtig ist eine gute Debitorenbuchhaltung? Eine gute Debitorenbuchhaltung kann, wie bereits erwähnt, Ihrem Unternehmen viel Zeit und Geld sparen.

Wer ist für die Debitorenbuchhaltung zuständig? 

Wenn ein Unternehmen groß genug ist, verfügt es in der Regel über eine Debitorenbuchhaltung. Häufig wird das Debitorenmanagement jedoch von einer Person übernommen, die auch andere Aufgaben innerhalb einer Organisation hat. Und in vielen Fällen ist dies durchaus möglich. Eine der Herausforderungen besteht darin, dass alle anderen Aufgaben mehr Spaß machen und dringender sind als ein Anruf bei jemandem, der seine Rechnung noch nicht bezahlt hat. Deshalb ziehen sich diese Aufgaben oft etwas zu lange hin. Und das führt zu späteren Zahlungen. Leider führt dies aber auch zu weniger Zahlungen. Ganz einfach, weil die Zahlungsbereitschaft mit der Zeit seit der Lieferung abnimmt.

Welche Aufgaben gehören zur Verwaltung des Debitorenmanagements?

• Gewährleistung einer einfachen, effizienten und personalisierten Kommunikation mit den Schuldnern, die sogar automatisiert werden kann, um den Verwaltungsaufwand zu minimieren;
• Die Kundendaten auf dem neuesten Stand halten;
• Kommunikation mit den Schuldnern, z. B. durch das Versenden eines Mahnschreibens und die Weitergabe von Berichtigungen oder Abschreibungen;
• Regelmäßige Überprüfung, ob die Kunden auch vom System abgeschrieben werden, z. B. wenn sie gekündigt oder auf einen anderen Schuldner umgestellt wurden;
• Treffen von Zahlungsvereinbarungen mit einem Schuldner, wenn dieser einen Liquiditätsengpass hat.

Automatisierung der Debitorenbuchhaltung

Eine Möglichkeit, den Verwaltungsaufwand zu minimieren, ist der Einsatz automatisierter Verfahren. Wenn Sie es gut durchdacht haben, können Sie das Mahnverfahren automatisieren, wenn eine Rechnung nicht bezahlt wird. Sie können auch über automatische Meldefunktionen nachdenken. Ein Kunde verschlechtert sich in seiner Zahlungsmoral. Oder eine Zahlungsvereinbarung wird nicht eingehalten.

Ein Dashboard, das alle Informationen zur Debitorenverwaltung anzeigt, macht den Einblick und die Aufgabenteilung sehr effizient. Außerdem wird so sichergestellt, dass keine Aufgaben vergessen werden.

Nach 10 Jahren Erfahrung in diesem Bereich wissen wir, wie man die Automatisierung nutzt. Aber jede Situation ist anders. Deshalb bieten wir stets maßgeschneiderte Lösungen an. Im Kern geht es dabei immer darum, das Mahnwesen so zu organisieren, dass Zeit und Geld für schönere Dinge frei werden.