Wie viele Mahnungen?

Wie viele Mahnungen sind notwendig?

In Deutschland gibt es im Gegensatz zu einigen anderen Ländern keine festgelegte Regel, die Unternehmen dazu verpflichtet, Mahnungen zu versenden. Dennoch wird es dringend empfohlen, zumindest eine Zahlungserinnerung zu verschicken. Hier sind einige Überlegungen für sowohl private als auch geschäftliche Kunden.

Private Kunden

Wenn es um private Kunden in Deutschland geht, ist es ratsam, zumindest eine freundliche Zahlungserinnerung zu senden, wenn eine Rechnung aussteht. Diese Mahnung hilft dem Kunden zu wissen, dass noch eine Rechnung offen ist und wann diese bezahlt werden muss. Sie soll klar und freundlich über das Fälligkeitsdatum informieren und darauf hinweisen, was passiert, wenn zu spät gezahlt wird. Dies erleichtert es dem Kunden, rechtzeitig zu bezahlen.

Geschäftskunden

Auch bei Geschäftskunden ist das Versenden von Zahlungserinnerungen eine gute Praxis. Es darf einen formelleren Ton haben, abhängig von der Geschäftsbeziehung. Das Ziel ist dasselbe: Den Kunden daran erinnern, dass eine Rechnung aussteht, die Zahlungsfrist angeben und auf mögliche Konsequenzen bei Verzögerungen hinweisen. Dies sorgt für eine professionelle Kommunikation und fördert gleichzeitig die rechtzeitige Zahlung.

Die erste Mahnung

Eine erste Mahnung ist, wie eine freundliche Hand auf der Schulter, gedacht, um unsere geschätzten Kunden auf eine ausstehende Zahlungsverpflichtung aufmerksam zu machen. Wir möchten dies auf eine klare und verständliche Weise tun, mit besonderem Augenmerk auf die Aufrechterhaltung unserer positiven Beziehung.

Inhalt der ersten Mahnung

• Rechnungsinformationen: klare Angaben zum Rechnungsdatum, zum ausstehenden Betrag und zum ursprünglichen Zahlungsdatum. So weiß der Kunde, um welche Rechnung es sich handelt und wann diese fällig war.
• Hinweis auf mögliche Konsequenzen: freundliche Mahnung daran, was passiert, wenn die Zahlung etwas länger dauert, wie zusätzliche Kosten oder zusätzliche Schritte. Wir möchten, dass der Kunde versteht, warum pünktliche Zahlungen wichtig sind und keine unangenehmen Überraschungen erlebt.
• Hinzufügen von Rechnung und Zahlungsinformationen: vergessen Sie nicht, die Rechnung beizufügen, damit alle Informationen sofort griffbereit sind. Die Zahlungsinformationen sind deutlich angegeben, damit es für den Kunden einfach ist zu bezahlen.

Vorbild für eine erste Mahnung

Betreff: Mahnung Rechnung [Rechnungsnummer]

Sehr geehrte Damen und Herren,

in dieser E-Mail möchten wir Sie freundlich auf die ausstehende Rechnung [Rechnungsnummer] vom [Rechnungsdatum] mit einem Betrag von [Rechnungsbetrag] hinweisen. Die Zahlungsfrist für diese Rechnung ist leider am [Fälligkeitsdatum] abgelaufen.

Wir verstehen, dass es manchmal unerwartete Verzögerungen im Zahlungsprozess geben kann. Wir möchten Sie daher höflich darum bitten, den ausstehenden Betrag innerhalb von 14 Tagen nach Erhalt dieser Mahnung zu begleichen. Sie können den Betrag auf das Konto [IBAN-Nummer] von [Name Ihres Unternehmens] überweisen.

Zahlung nach 14 Tagen:

Sollten Sie nach 14 Tagen immer noch nicht zur Zahlung übergegangen sein, sehen wir uns leider gezwungen, weitere Schritte zu unternehmen. Dies könnte zusätzliche Kosten wie Zinsen und Inkassogebühren mit sich bringen.

Wir hoffen auf Ihre baldige Zahlung.

Mit freundlichen Grüßen,

[Name Ihres Unternehmens]
[Kontaktinformationen]

Nächste Mahnungen

Wenn Zahlungen ausbleiben, ist es notwendig, aufeinanderfolgende Mahnungen zu senden. Diese Mahnungen werden allmählich ernster, wobei klar wird, dass weitere Schritte in Erwägung gezogen werden, wenn keine Zahlung erfolgt.

Inhalt der folgenden Mahnung

• Erinnerung an vorherige Nachricht: Wiederholung der vorherigen Mahnung und Betonung, dass die Zahlung bis jetzt nicht eingegangen ist. Dies gibt dem Kunden erneut Einblick in die offene Situation.
• Überlegung von ansteigenden Kosten: geben Sie an, dass Sie zusätzliche Kosten aufgrund der Verzögerung bei der Zahlung in Betracht ziehen. Hiermit möchten wir den Kunden auf mögliche finanzielle Konsequenzen weiterer Verzögerungen aufmerksam machen.
• Angebot von einfachen Zahlungsoptionen: bieten Sie einfache Möglichkeiten zur Zahlung an. Dies kann beispielsweise durch Ratenzahlungen oder auf andere Weise erfolgen, die für den Kunden einfacher ist.

Beispiel für eine folgende Mahnung

Sehr geehrte/r [Kundenname],

wir hoffen, dass diese Nachricht Sie bei bester Gesundheit erreicht. Hiermit möchten wir Sie freundlich an unsere frühere Kommunikation bezüglich der ausstehenden Zahlung erinnern.

Erinnerung an vorherige Nachricht:

Unsere vorherige Mahnung hat darauf hingewiesen, dass die Zahlung bis jetzt nicht eingegangen ist. Wir verstehen, dass es manchmal Herausforderungen gibt, aber wir möchten Sie erneut auf die derzeitige offene Situation aufmerksam machen.

Überlegung von ansteigenden Kosten:

Aufgrund der Verzögerung bei der Zahlung müssen wir in Betracht ziehen, dass zusätzliche Kosten entstehen. Wir teilen dies mit, um transparent über mögliche finanzielle Folgen zu informieren. Wir streben danach, zusammenzuarbeiten und unnötige Kosten zu vermeiden.

Angebot von einfachen Zahlungsoptionen:

Wir verstehen, dass jeder einmal in einer schwierigen Situation sein kann. Wenn es für Sie einfacher ist, bieten wir gerne verschiedene Zahlungsoptionen an. Dies reicht von flexiblen Ratenzahlungen bis zu anderen Lösungen, die zu Ihrer Situation passen.

Wir schätzen Ihre Zusammenarbeit und Ihr Verständnis in dieser Angelegenheit. Bei Fragen oder wenn Sie Hilfe bei der Suche nach einer passenden Lösung benötigen, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen

[Ihr Firmenname]

Automatisierung von Erinnerungen

Die Automatisierung des Versendens von Erinnerungen spart Ihnen viel Zeit und Energie. Anstatt manuell Erinnerungen zu versenden, nutzen Sie Software, die dies automatisch für Sie erledigt. Dies sorgt für einen effizienteren Arbeitsablauf und reduziert die Wahrscheinlichkeit von menschlichen Fehlern.

Tipps zur Automatisierung von Erinnerungen

• Verwenden Sie automatisierte Erinnerungssysteme: Es gibt verschiedene Softwarepakete, die Sie verwenden können, um automatische Erinnerungen zu versenden. Sehen Sie sich zum Beispiel Payt an.
• Programmieren Sie Erinnerungen zu strategischen Zeitpunkten: senden Sie beispielsweise eine erste Erinnerung 5 Tage nach dem Fälligkeitsdatum, eine zweite Erinnerung 10 Tage nach dem Fälligkeitsdatum usw.
• Passen Sie die automatischen Erinnerungen an: Sie können den Inhalt der automatischen Erinnerungen basierend auf dem Kunden anpassen. Senden Sie beispielsweise eine andere Erinnerung an Kunden, die bereits zu spät gezahlt haben.

Mahnungen und die Kundenbeziehung

Das Erhalten von Zahlungen ist wichtig, aber auch die Aufrechterhaltung guter Kundenbeziehungen ist entscheidend. Ein kundenorientierter Ansatz trägt selbst in schwierigen Zeiten dazu bei, eine positive geschäftliche Beziehung aufrechtzuerhalten. Ihre Kunden werden Ihr Verständnis und Ihre Flexibilität schätzen und eher bereit sein, in Zukunft mit Ihnen zusammenzuarbeiten. So geht’s:

Kommunizieren Sie klar und transparent

• Informieren Sie Ihren Kunden deutlich: erklären Sie, welche Rechnung noch offen ist, wie hoch der Betrag ist und wann die Zahlungsfrist abläuft.
• Verwenden Sie klare Sprache: vermeiden Sie Fachjargon und komplizierte Begriffe. Halten Sie Ihre Texte kurz und prägnant.
• Seien Sie transparent: teilen Sie die Konsequenzen einer verspäteten Zahlung mit, wie beispielsweise gesetzliche Zinsen und Inkassokosten.

Bieten Sie Lösungen an, zeigen Sie Verständnis

• Suchen Sie gemeinsam nach einer Lösung: arbeiten Sie mit Ihrem Kunden zusammen, um einen Zahlungsplan zu finden, der für beide Parteien funktioniert. Bieten Sie beispielsweise die Möglichkeit, in Raten zu zahlen.
• Zeigen Sie Verständnis: unerwartete finanzielle Probleme können auftreten. Hören Sie Ihrem Kunden zu und bieten Sie Ihre Hilfe an, um eine Lösung zu finden.

Bleiben Sie immer professionell und respektvoll

• Selbst in frustrierenden Situationen: bewahren Sie einen professionellen und respektvollen Ton in Ihrer Kommunikation. Vermeiden Sie aggressive Sprache und Drohungen.
• Konzentrieren Sie sich auf die Lösung: bleiben Sie darauf fokussiert, eine Lösung zu finden, die für beide Parteien akzeptabel ist.

Tipps, um Ihre Kunden schneller zahlen zu lassen

Hier sind alle Tipps übersichtlich aufgeführt, um sicherzustellen, dass alles Mögliche getan wird, um Kunden so schnell wie möglich zahlen zu lassen.

Setzen Sie eine klare Zahlungsfrist

Legen Sie eine Frist fest, die sowohl für Sie als auch für Ihren Kunden angemessen ist. Die Frist sollte lang genug sein, um dem Kunden Zeit zum Bezahlen der Rechnung zu geben, aber nicht so lange, dass Sie zu lange auf Ihr Geld warten müssen. 30 Tage sind eine übliche Frist, aber Sie können diese an Ihre Situation anpassen.

Tipp: Nutzen Sie Skonto, einen Zahlungsrabatt, wenn Kunden ihre Rechnung rechtzeitig bezahlen.

Erwähnen Sie die Zahlungsfrist auf der Rechnung

Vermerken Sie die Zahlungsfrist prominent auf der Rechnung, damit Ihr Kunde diese nicht übersieht. Verwenden Sie klare Sprache und Zahlen. Sie könnten beispielsweise angeben: ‘’Zahlungsfrist: 30 Tage nach Rechnungsdatum“.

Schicken Sie rechtzeitig eine Mahnung

Senden Sie eine Mahnung, wenn Ihr Kunde die Rechnung nicht innerhalb der Frist bezahlt hat. Warten Sie nicht zu lange mit dem Versenden der Mahnung. Richten Sie beispielsweise eine automatische Mahnung ein, damit Sie nicht daran denken müssen.

Gestalten Sie die Mahnung freundlich, aber deutlich

Erklären Sie in der Mahnung, dass die Rechnung noch offen ist. Geben Sie das Datum an, an dem die Rechnung bezahlt hätte sein sollen. Nennen Sie die neue Zahlungsfrist.

Seien Sie freundlich, aber drängend. Sie könnten beispielsweise schreiben: “Mahnung: Rechnung vom [Datum] noch ausstehend. Bitte innerhalb von 14 Tagen bezahlen.”

Bieten Sie verschiedene Zahlungsmethoden an

Machen Sie es Ihren Kunden leicht zu bezahlen. Bieten Sie verschiedene Zahlungsmethoden wie GiroPay, Kreditkarte, PayPal oder Überweisung an. Geben Sie auf Ihrer Rechnung oder Ihrer Website an, welche Zahlungsmethoden Sie akzeptieren.

Nutzen Sie ein Inkassobüro

Wenn Ihr Kunde die Rechnung nach allen Mahnungen bis jetzt nicht bezahlt, ist ein Inkassobüro ebenfalls eine Möglichkeit. Das Inkassobüro wird die Rechnung in Ihrem Auftrag einziehen. Dies kann Kosten für Ihren Kunden verursachen. Verwenden Sie dies daher als letztes Mittel.

Payt hilft Ihnen beim Versenden von Mahnungen

Payt unterstützt Sie beim Versenden von Mahnungen. Mit Payt können Sie ganz einfach automatische Zahlungserinnerungen einstellen. Sie bestimmen selbst die Frist für die Mahnung. Payt informiert Sie auch über den Status Ihrer Rechnungen, damit Sie immer wissen, wer noch zahlen muss.

Was ist Payt? Payt ist eine Softwarelösung, die eine schnelle und sichere Abwicklung von Rechnungen für jede Organisation ermöglicht. Payt strebt danach, mehr Übersicht zu bieten, den Cashflow zu verbessern und finanzielle Risiken zu minimieren. Mit Payt können Sie eine Online-Demo planen oder die Broschüre herunterladen, wenn Sie mehr erfahren möchten.

Die Vorteile von Payt

• Schnellere Zahlungen: Rechnungen werden im Durchschnitt 30% schneller bezahlt.
• Weniger Arbeit: bis zu 80% Zeitersparnis durch Automatisierung administrativer Aufgaben.
• Mehr Kontrolle: vollständige Kontrolle über Ihre Verwaltung und die Möglichkeit, selbst zu bestimmen, wann und wie Sie Kunden erinnern.