Wie schreibt man einen Rechnungsbrief?

Wenn Sie Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung verkauft haben, ist es an der Zeit, eine Rechnung an Ihren Kunden zu schicken. Aber wie schreibt man einen guten und effektiven Rechnungsbrief?

**Die meisten verspäteten Zahlungen sind auf verwaltungstechnische Probleme zurückzuführen, z. B. auf eine falsche oder unklare Rechnungsstellung. Eine gute Kommunikation mit Ihrem Kunden wird Ihnen helfen, die Zahlungen schneller zu erhalten und den Cashflow aufrechtzuerhalten. Ein vollständiger und klarer Rechnungsbrief ist der erste Schritt in diesem Prozess. Auf dieser Wiki-Seite geben wir Ihnen Tipps, wie Sie einen professionellen Rechnungsbrief schreiben können.

Mit diesen Tipps werden Sie schneller bezahlt und erhalten Ihren Cashflow

Beginnen wir mit der Definition eines Rechnungsschreibens. Ein Rechnungsschreiben wird zusammen mit einer Rechnung verschickt, um die Zahlungsmodalitäten zu erläutern und den Schuldner aufzufordern, die Rechnung innerhalb einer bestimmten Zahlungsfrist zu begleichen.

Um eine Chance auf eine baldige Zahlung zu haben, ist es wichtig, ein klares und professionelles Schreiben zu verfassen. Aber wie machen Sie das? Mit diesen Tipps verringern Sie die Wahrscheinlichkeit, dass Sie mit überfälligen und unbezahlten Rechnungen dastehen.

1. Rechnungsvorlage erstellen

   Öffnen Sie ein leeres Dokument (Word oder Pages) und erstellen Sie eine Vorlage für Ihr Rechnungsschreiben, die zu Ihrem Unternehmen passt. Verwenden Sie Ihren Tonfall, Ihren Firmennamen und Ihr Firmenlogo.

   Es ist wichtig, professionell und freundlich zu sein, um Ihre Kunden zur sofortigen Zahlung zu bewegen.

2. Fügen Sie Ihre (Firmen-)Informationen ein

   Beginnen Sie mit der Eingabe Ihres Firmennamens und Ihrer vollständigen Adresse in der oberen linken Ecke. Das Standard-Adressformat ist:

   Name

   Name des Unternehmens

   Straße und Hausnummer

   STADT oder ORT

   POSTCODE

   Geben Sie das Datum unter diesen Angaben ein.

3. Eingabe der Daten des Empfängers

   Es ist wichtig, den Namen des Empfängers anzugeben, an den die Rechnung geschickt werden soll. Als Unternehmer strahlt es Professionalität aus, wenn Sie wissen, wer die Zahlung leisten wird oder an wen Ihre Rechnung oder Rechnungserinnerung gerichtet werden soll.

   Name des Empfängers

   Titel

   Name des Unternehmens

   Anschrift

4. Beginnen Sie den Brief mit einer Einleitung

   Beginnen Sie Ihren Brief mit einer Anrede, indem Sie denselben Namen verwenden, der auch in der obigen Adresse steht. Sie können hier auch eine persönliche Anrede einfügen, wie z. B. Herr, Frau, Mrs.,. Miss. oder Dr.

   Schreiben Sie dann eine freundliche Eröffnungszeile. Ein Beispiel könnte sein:

   Der Herr Kamstra,

   Ich hoffe, dass es Ihnen gut geht.

5. Zum Punkt kommen

   Nach der Einleitung schreiben Sie den Hauptteil Ihres Rechnungsschreibens. Kommen Sie gleich auf den Punkt und seien Sie so klar und präzise wie möglich. So kann der Empfänger sofort erkennen, was von ihm erwartet wird.

   Andernfalls laufen Sie Gefahr, dass der Empfänger keine Zeit hat, den Rechnungsbrief zu lesen und dies zu einem anderen Zeitpunkt tut. Dadurch wird auch die Zahlung aufgeschoben.

   Wenn Sie also die Chancen auf eine schnellere Zahlung erhöhen wollen, seien Sie klar und deutlich! Ein Beispiel:

   Anbei finden Sie [Rechnungsnummer] für [Name des Projekts].

   Die Zahlung ist am 10. September 2020 fällig. Es gibt 5 Prozent Skonto, wenn Sie die Zahlung innerhalb von 14 Tagen einreichen.

   Wenn Sie Fragen zur Rechnung haben, wenden Sie sich bitte an [Name] unter [Kontaktinformationen].

   Es war mir ein Vergnügen, mit Ihnen zu arbeiten.

6. Schlusswort schreiben

   Schreiben Sie ein freundliches Schlusswort und fügen Sie am Ende dieser Zeile ein Komma ein. Fügen Sie dann Ihre Unterschrift und Ihren Namen hinzu. Ein Beispiel könnte sein:

   Vielen Dank im Voraus,

   [Unterschrift]

   [Ihr Name]

   Vergessen Sie nicht, die Anlagen am Ende Ihres Schreibens zu erwähnen. Auf diese Weise fordern Sie den Empfänger auf, sich die Anlagen anzusehen und darauf zu reagieren. Ein Beispiel hierfür ist:

   Anlage: Rechnung [Nummer]

Kommunikation ist der Schlüssel

Indem Sie Ihren Kunden immer wieder auf die Rechnungen aufmerksam machen und die Kommunikation aufrechterhalten, verbessert sich die Zahlungsmoral Ihres Kunden. Das manuelle Versenden von Zahlungserinnerungen ist jedoch ein zeitaufwändiger Prozess.

Dies wird mit der Software von Payt gelöst.

Payt startet automatisch einen Rechnungsmahnungsprozess, bei dem Sie die volle Kontrolle haben. Von der ersten Rechnung bis zur letzten Mahnung. So sparen Sie bis zu 80 Prozent Ihrer Zeit und Sie behalten die Kontrolle darüber, wie Ihre Rechnung (Brief) aussieht und wann ein Kunde gemahnt werden muss.

Was Payt einzigartig macht, ist die Kommunikationsplattform in der Software. Payt hält die Kommunikation mit Ihrem Kunden in Gang, was eine bessere Zahlungsmoral gewährleistet.

Sie können pro Rechnung mit Ihrem Kunden kommunizieren und entsprechend reagieren, wenn er eine Frage oder einen Kommentar zu dieser bestimmten Rechnung hat.

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