Zahlungserinnerung: alle Informationen, die Sie brauchen

Unbezahlte Rechnungen sind für jeden Unternehmer ein Dorn im Auge. Vor allem, weil es Zeit kostet, ihnen nachzugehen. Mit einem effizienten Debitorenmanagement und automatischen Mahnungen gibt es jedoch eine Lösung und Sie verringern das Risiko von Cashflow-Problemen. Unternehmer, die ihre Debitoren selbst verwalten, müssen ihre Liquidität fest im Griff haben. In diesem Fall ist es nützlich, ein Muster für eine Zahlungserinnerung und andere wichtige Informationen über säumige Zahler zu haben.

Was ist eine Zahlungserinnerung?

Eine Zahlungserinnerung ist eine schriftliche oder digitale Mitteilung an einen Schuldner, dass er eine Rechnung nicht bezahlt hat. In diesem Sinne ist sie eine einfache Mahnung und ein Anreiz für den Schuldner, zu zahlen. In einer Zahlungserinnerung wird immer eine Frist genannt, innerhalb derer die Zahlung erfolgen muss.

Neutral im Ton

Eine Zahlungserinnerung ist kein Vorwurf an den Schuldner, sondern neutral im Ton. Es kann vorkommen, dass ein Schuldner einfach vergessen hat, eine Rechnung fristgerecht zu bezahlen. Das kommt oft vor, genauso wie es vorkommt, dass ein Schuldner an eine 30-tägige Frist gewöhnt ist und Sie vielleicht 15 Tage als Zahlungsfrist verwenden.

Wann sollte man eine Zahlungserinnerung schicken?

Es ist wichtig, aktiv auf die Schuldner zuzugehen, wenn die Zahlung ausbleibt. Wenn die Zahlungsfrist 30 Tage beträgt, sollten Sie die Mahnung sofort nach Ablauf der Frist verschicken. Auf diese Weise ist der Schuldner sofort über den ausstehenden Betrag informiert und erlebt später keine Überraschungen. Payt kann Sie dabei unterstützen, indem es automatisierte Follow-up E-Mails zu ausstehenden Rechnungen versendet. 

Obligatorische Mahnungen an Einzelpersonen 

Bleibt eine Rechnung, die an eine Privatperson gerichtet ist, unbezahlt, ist der Versand einer Zahlungserinnerung obligatorisch. Zahlt die Privatperson dann immer noch nicht, muss ein vierzehntägiger Brief verschickt werden. Bei Privatpersonen gibt es eine Ausnahme von dieser Regelung. In diesem Fall kann anstelle einer ersten Mahnung ein vierzehntägiges Schreiben verschickt werden. 

Keine obligatorische Mahnung an Unternehmen 

Bleibt eine Rechnung eines Unternehmens unbezahlt, ist es nicht zwingend erforderlich, eine Mahnung zu versenden. Es ist jedoch eine gute Idee, den Schuldner an die ausstehende Rechnung zu erinnern. Dadurch wird eine Unterbrechung der Geschäftsbeziehung vermieden. Im Prinzip ist es möglich, sofort ein Inkassoverfahren einzuleiten, wenn ein Unternehmen nicht rechtzeitig zahlt, aber in der Praxis kommt dies kaum vor.

Straffes Debitorenmanagement

Es ist ratsam, ein straffes Debitorenmanagement zu betreiben und daher so schnell wie möglich eine Mahnung zu versenden. Wenn Sie zu lange mit der Mahnung warten, wird es noch länger dauern, bis das Geld eintrifft. Wenn Sie das Zahlungsverhalten Ihrer Kunden auf einen Blick erfassen wollen, ist eine Debitoren-Karte ein praktisches Instrument dafür.

Eine Zahlungserinnerung per E-Mail senden

Die schnellste Art, eine Zahlungserinnerung zu versenden, ist per E-Mail. Diese Nachricht landet direkt in der Mailbox des Empfängers. Verwenden Sie daher vorzugsweise E-Mail, um den Schuldner an eine ausstehende Rechnung zu erinnern. Dies bedeutet übrigens nicht, dass nicht auch eine schriftliche Mahnung per Brief möglich ist, doch nimmt dies mehr Zeit in Anspruch.

Was ist der Grund für die Nichtbezahlung der Rechnung?

In bestimmten Situationen ist es möglich, den Grund herauszufinden, warum eine Rechnung nicht bezahlt wird. Vielleicht gibt es bereits einen Konflikt über ein geliefertes Produkt oder eine gekaufte Dienstleistung, einen Streitfall. In diesem Fall ist es ratsam, mit der Gegenpartei zu sprechen. Es ist sehr einfach, einen Dialog auf Rechnungsebene zu beginnen. 

Zu erfüllende Anforderungen

Wenn Sie eine Mahnung an einen Schuldner senden, muss die Nachricht eine Reihe von Anforderungen erfüllen. In einer Zahlungserinnerung muss angegeben werden, dass es sich um eine Mahnung für eine unbezahlte Rechnung handelt. Sie muss außerdem die Rechnungsnummer der Rechnung enthalten, auf die sich die Mahnung bezieht. Wichtig ist auch die Angabe der Anzahl der Tage, in denen die Zahlung fällig ist, oder eines bestimmten Datums. Außerdem sollten der ausstehende Betrag und die Kontonummer angegeben werden. Auch die Inkassokosten können genannt werden.

• Zahlungserinnerung
• Rechnungsnummer
• Fälligkeitsdatum für die Zahlung
• Ausstehender Betrag
• Nummer der Bankverbindung
• Erwähnung der Inkassokosten

Die zweite Mahnung

Leider zahlen nicht alle Schuldner die Rechnung nach der ersten Mahnung. Wenn die Zahlung ausbleibt, ist es oft sinnvoll, eine zweite Mahnung zu schicken. Diese enthält die gleichen Informationen wie die erste Mahnung. Natürlich sollte auch die zweite Mahnung verschickt werden. Es ist ratsam, die Zahlungsfrist in der zweiten Mahnung kürzer zu halten.

Mahnung bei nicht erfolgter Zahlung

Eine Mahnung wird nach der zweiten Mahnung oder vielleicht nach der ersten Mahnung verschickt, wenn der Verdacht besteht, dass überhaupt nicht gezahlt wird. Eine Mahnung ist im Wesentlichen dasselbe wie eine Mahnung, wirkt aber etwas bedrohlicher. Sie kann als letzte Mahnung angesehen werden, bevor weitere Inkassomaßnahmen eingeleitet werden. Anstatt eine Mahnung als solche zu bezeichnen, kann auch die Bezeichnung dritte Mahnung verwendet werden. 

Unterschied zwischen einer Zahlungserinnerung und einem Mahnschreiben

Gibt es einen klaren Unterschied zwischen einer Mahnung und einem Mahnschreiben? Nicht wirklich. Die Begriffe können mehr oder weniger austauschbar verwendet werden. Es kann eine erste, zweite und letzte Mahnung geben. Oder eine erste und zweite Mahnung. Man kann auch von einer Zahlungserinnerung sprechen, gefolgt von einer Mahnung und schließlich einem Mahnschreiben.

Welchen Wert hat eine Zahlungserinnerung?

In jedem Fall hat eine Zahlungserinnerung den Wert, den Schuldner zur Zahlung zu bewegen. Darüber hinaus hat sie auch einen rechtlichen Wert. Mit einer Zahlungserinnerung zeigen Sie, dass Sie alles getan haben, damit die Rechnung bezahlt wird. Sie hat also auch einen rechtlichen Wert, falls Sie den Schuldner wegen Nichtzahlung verklagen. Wenn Sie das Debitorenmanagement gut im Griff haben, ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass die Schuldner sofort oder nach einer Mahnung zahlen.

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