Cómo escribir una carta de factura vencida
Le pasa a todas las empresas, a los clientes que se retrasan en el pago. Lo mejor que se puede hacer antes de mirar el envío de una carta de factura vencida es mirar la factura. ¿La factura era clara y detallada? ¿No hubo preguntas de sus clientes sobre la factura?
Enviar la mejor factura posible es su primer objetivo. Vea también cómo escribir una carta de factura.
¿Cuándo enviar una carta de recordatorio de pago tardío?
La respuesta fácil es inmediatamente después de que su factura esté vencida. Puede que quieras esperar dos días para comprobar tu cuenta bancaria. Sólo para estar seguro de que la transferencia bancaria no fue la razón del retraso en el pago.
Las investigaciones han demostrado que después de la fecha de vencimiento de la factura la disposición a pagar una factura disminuye en un 1% por día. Por eso es importante enviar un recordatorio lo antes posible. Además, si persigue sus facturas pendientes profesionalmente, su producto o servicio será considerado más valioso. El proverbio “cuanto mejor paguen tus clientes, más valiosos son tus productos” funciona perfectamente para tu negocio también.
¿Qué medio de comunicación funciona mejor?
Hay mucho conocimiento sobre el efecto y el costo de cada medio de comunicación. Una llamada personal es costosa pero da una gran visión de las razones para no pagar. También sabemos que las llamadas telefónicas pueden jugar un papel negativo en lo que respecta a los pagos. Por lo tanto, no recomendamos utilizar una llamada telefónica en la gestión de deudores.
El correo electrónico es el método más utilizado para el recordatorio de pago. Hay muchas ventajas en el uso del correo electrónico. Es barato, puede ser automatizado y es fácil saber si se recibe o se rebota.
Una carta impresa puede ser útil si no tiene una dirección de correo electrónico. Pero es caro en comparación con el correo electrónico. Sólo en ciertos casos una carta impresa vale la pena.
El próximo medio de comunicación es un mensaje de texto. La razón de su éxito es la misma por la que la gente duda en usarlo. Se considera muy personal. Por ejemplo:
“Querido Peter, todavía no has pagado la factura 0357X de la Compañía X. Está vencida. Por favor, págame esta semana o contáctame si tienes alguna pregunta. Saludos cordiales, Cindy de la Compañía X”.
La gente incluso abre un mensaje de texto mientras está en una reunión. El hecho es que vemos un aumento en los pagos cuando un correo electrónico va acompañado de un mensaje de texto. El mismo incremento que una llamada telefónica personal. Pero es mucho más barato que una carta impresa o una llamada telefónica.
¿Cómo escribir la mejor carta de factura vencida?
La primera regla es que el receptor debe saber inmediatamente que esta carta está dirigida a él/ella. Escriba el nombre del destinatario en la parte superior. Incluso en negrita si es necesario. No debe haber ninguna posibilidad de negar que esta carta está dirigida a usted. Además, utilice su número de factura o cualquier número reconocible para que su cliente pueda comparar su factura con su contabilidad.
La segunda regla es hacer la carta tan personal como sea posible. *El “Querido Peter” paga mejor que el “Querido Sir Roberts”.
La tercera regla es ser preciso en lo que quieres. Por favor, pague dentro de dos semanas, antes de la fecha. Y si va a haber consecuencias si su deudor no paga a tiempo, siempre mencione las consecuencias.
Algunos de nuestros clientes añaden los costes administrativos a su carta de recordatorio de pago. Funciona. Pero no encaja en todo tipo de negocios.
La regla número cuatro es facilitar el pago. Si un correo electrónico contiene un botón [PAGAR AHORA], el porcentaje de éxito es mucho mayor. Hay métodos de pago que son asequibles y funcionan bien en la mayoría de los negocios.
La regla número cinco es hacer que sea fácil reaccionar a un recordatorio. Cualquier medio de comunicación funciona. Pero un botón en un correo electrónico recordatorio funciona mejor. El texto escrito es más preciso que una llamada telefónica.
También es menos emocional. Y es asincrónico.
Su deudor puede escribir en el momento que le convenga. Y tú puedes responder cuando te convenga. Lo importante es que toda la comunicación escrita se almacena cuidadosamente en su archivo.
Espero que este artículo le haya sido útil. Podemos ayudarle a establecer flujos específicos con nuestro conocimiento sobre la gestión de deudores.
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