Pago más rápido de las tasas de matrícula por parte de los estudiantes de Alfa-college a través de un enlace de pago en las facturas

Elaboró las facturas, las imprimió, las dobló por la mitad y luego las puso ordenadamente en un sobre: hasta hace poco el empleado de gestión de cobros de Alfa-college tenía un trabajo especial en el mundo digital en el que vivimos. Porque no importa lo bien que el hombre haya hecho su trabajo; procesar más de 13.000 facturas manualmente no sólo es bastante ineficiente, sino que también es propenso a errores y consume mucho tiempo. “Cuando el Alfa College entró en contacto con Payt, no pudieron evitar ser entusiastas”, dice Jeroen van der Ster, Director de Operaciones del Alfa College.

Enlaces del proceso del deudor

“Payt te quita toda la cadena de las manos, desde las facturas hasta los recordatorios. Desde que empezamos a usar el software, no sólo tenemos un proceso de cuentas por cobrar fiable y estructurado, sino que también han desaparecido varios eslabones del proceso. “

El ROC para la educación profesional secundaria todavía utilizaba una agencia de cobros. Esta agencia proporcionaba la llamada carta WIK (también conocida como un último recordatorio antes del cobro de la deuda). Después de enviar la carta WIK, el caso fue transferido al alguacil.

“Gracias a Payt, fuimos capaces de interrumpir esa cooperación. Eso ha resultado en un considerable ahorro de costes dentro de la organización, " explica Jeroen. “Payt tiene dos ventajas distintivas. Por un lado ahorramos tiempo y dinero en el proceso y por otro lado Payt asegura un mejor comportamiento de pago de nuestros clientes. "

Mejor comportamiento de pago

Esto último, en particular, es un alivio para el Director de Operaciones.

“Nuestros estudiantes no siempre pagaron ordenadamente y a tiempo, pero en gran parte nos culpamos a nosotros mismos. Si le recuerdas a la gente a tiempo y les ofreces proactivamente la opción de pagar la cantidad pendiente en cuotas, entonces has resuelto una gran parte del ‘problema’. Además, ahora podemos señalar con confianza a la gente sus facturas pendientes, porque sabemos con seguridad que nosotros mismos hemos pasado por el proceso correcto. Antes nos sentíamos agobiados. Luego resultó que el plazo de pago de una factura, por ejemplo, ya había expirado hace seis meses, y entonces enviamos el primer recordatorio. Recibimos quejas sobre esto, con razón. Los estudiantes tenían razón en que esto no era profesional.”

Estado en tiempo real y pagos en línea

Ahora los estudiantes pueden entrar en línea y con el portal de clientes de Payt ver el estado de sus facturas en tiempo real. Un mundo de diferencia. “Los costos de las cuotas escolares no son licitos. Casi siempre se trata de cantidades superiores a 1.000 euros. No todo el mundo puede pagarlo. Sin embargo, el umbral para coger el teléfono y hacer un acuerdo de pago con nuestros colegas de la administración financiera resultó ser demasiado alto. Ahora que hemos cambiado a Payt, los estudiantes o sus padres pueden arreglarlo ellos mismos a través del portal online. Otra ventaja importante es que los estudiantes pueden ahora fácilmente pagar sus matrículas en línea. En el pasado tenían que transferir esto manualmente o llenar un formulario de cobro de giro. Todas las acciones que influyeron en que los gastos de matrícula se pagaran a tiempo o no”.

Como ya se han reunido, la universidad Alfa jura por las soluciones que Payt proporciona. ¿Y el empleado que realizó el proceso de gestión de crédito manual? Se le ha dado un buen puesto en otro departamento del Alfa College.