La Universidad de Ciencias Aplicadas de Hanze rompe su propio récord con Payt

Mejora la satisfacción del cliente y más tiempo para mejoras cualitativas

En 2016, la oficina del personal de Asuntos Económicos y Financieros (FEZ) de la Universidad de Hanze de Groningen asumió la responsabilidad de la automatización del flujo de facturas entrantes. El departamento también quería automatizar el flujo de facturas salientes para que todos trabajaran de forma más eficiente y eficaz. El enfoque: facilitar el trabajo tanto para el empleado como para el cliente. El software de Payt entregó más de lo esperado a la Universidad de Hanze.

“Dentro del FEZ, la administración de deudores es parte de la Administración Financiera. Organizamos el proceso desde la facturación hasta el recordatorio, el cobro y, si es necesario, otros pasos. “dice Jean-Paul Heunks, jefe de Administración Financiera de la Universidad de Ciencias Aplicadas de Hanze en Groningen. “También supervisamos los acuerdos y los pagos. Eso se hacía antes en Excel, literalmente con miles de líneas. Si entonces necesitas un reemplazo temporal, no lo habrías resuelto. Tampoco teníamos suficiente control sobre cómo iba nuestra posición de deudores.”

El proyecto para optimizar el proceso de cobro fue doble. Heunks:

“Por un lado, estaba dirigido a mejorar la comunicación sobre las facturas a los clientes, en nuestro caso principalmente estudiantes. Por otro lado, se centró en la tecnología. ¿Cómo se puede optimizar aún más el proceso basado en la tecnología? Después de la consulta del mercado y la licitación, concluimos que el software de Payt es el más adecuado para nosotros. "

Resultado versátil

Nunca ha sido el enfoque del departamento ahorrar en los gastos de los empleados. El enfoque siempre ha sido hacer el trabajo más fácil. Todo el proceso está configurado y automatizado de tal manera que ahorran tiempo. Tiempo que utilizan para implementar mejoras cualitativas en otros aspectos. El resultado es versátil. Payt proporciona una visión de la posición del deudor, los pagos atrasados, qué estado tiene cada factura. El uso del software conduce a una mejora del flujo de caja y proporciona tiempo para desafíos y mejoras más complejas.

Detener el proceso de pago durante los días festivos

El “botón de pausa” en Payt resultó ser oro para la organización. Heunks: *“La operación es simple: con un solo clic se detiene todo el proceso planeado de recordatorios automatizados. El efecto es inestimable. Puedes adaptar el proceso a tu cliente y a tu organización. Tome por ejemplo las vacaciones de verano. Apenas hay estudiantes presentes y tenemos un número limitado de personal en el departamento. No tiene sentido enviar recordatorios. El estudiante probablemente no lo verá. Si un estudiante lo ve, pero tiene preguntas, seremos menos accesibles por teléfono debido al período de vacaciones. Aunque nos habíamos concentrado en este tema en el pasado, era muy manual. Ahora somos mucho más eficientes.”

Récord de pago más rápido roto

Además, la oficina de personal rompe sus propios registros con el cobro de los pagos.

Heunks: “Desde la factura, el recordatorio y el entorno online, los estudiantes pueden pagar directamente con, entre otras cosas, iDeal. El récord de pago más rápido es ahora de 17 segundos después de enviar las facturas con un enlace de iDeal en él! ”

Mejorar la satisfacción del cliente es lo más importante

“Con el software de Payt hemos logrado reducir sustancialmente la cantidad de artículos pendientes. La calidad de nuestra cartera de deudores ha mejorado considerablemente en un año. Pero aún más importante: la satisfacción del cliente con la comunicación y el contacto con las facturas pendientes ha mejorado considerablemente. Eso cuenta mucho más para nuestra organización”, dice Heunks. Poco después de la puesta en marcha, fueron sorprendidos por los correos electrónicos de los estudiantes. Aunque recibieron un recordatorio, les agradecieron la forma amistosa de comunicarse. “Entonces se ve el aprecio por el trabajo transparente y estructural. El mensaje no es menos divertido - todavía tienen que pagar - pero la forma en que lo entregamos es más amigable.”

Etapas en el uso del software de gestión de cobro

La solución de Payt está dirigida a toda la cadena, desde la factura hasta el cobro. Sin embargo, al principio, Hanze prefirió empezar sólo con la facturación y el envío de recordatorios. Querían un uso gradual. “Tomó un poco de búsqueda en la colaboración, pero funcionó bien”, dice Heunks.

“Payt piensa muy bien con nuestros deseos y cómo nuestros procesos pueden ser moldeados en el software. Tenemos un contacto muy directo y bueno con Payt a todos los niveles. Es una asociación, no un cambio de programa y buena suerte.”

Un año después, la Universidad de Hanze está usando la solución completa de Payt a su entera satisfacción.