Mejoras en el flujo de caja y en la experiencia de los clientes en Health2Work

“La excusa más escuchada en nuestro departamento de cuentas por cobrar fue que un deudor había perdido la factura”. Heine de Bruin es copropietario y gestor de Health2Work, uno de los mayores actores en el campo de la ergonomía en los Países Bajos - y, desde 2017, también en Bélgica. “Desde que empezamos a usar Payt, nuestros clientes tienen acceso a sus facturas las 24 horas del día”.

Expertos en ergonomía

Health2Work proporciona entornos de trabajo saludables y eficientes para sus clientes. Lo hacen asesorando a las organizaciones sobre ergonomía y proporcionando soluciones ergonómicas adecuadas. “El entorno de trabajo tiene un impacto considerable en la satisfacción laboral. Creamos un entorno de trabajo en el que los empleados tienen mucha energía para rendir de forma óptima “, dice Heine de Bruin. “La claridad y la ausencia de tonterías es lo que caracteriza nuestros servicios: un hombre, un hombre, una palabra, una palabra. Escuchamos las necesidades de nuestros clientes y ofrecemos soluciones específicas. Gracias a Payt, también podemos cumplir esa promesa en nuestro proceso de deudores.”

El proceso del deudor es parte del viaje del cliente

Health2Work ha estado usando Payt desde 2015. “Nuestro proceso de deudores no iba bien “, dice Heine cuando le preguntamos sobre su elección en Payt.

El trabajo se hizo manualmente, lo cual es más propenso a errores que un proceso automatizado. No importa lo bien que mis colegas hicieron su trabajo, el proceso se estancaba demasiado a menudo y las facturas no se pagaban a tiempo. Eso influyó en nuestro flujo de caja. "

Pero lo que Heine encuentra igual de importante es la experiencia de sus clientes. El proceso del deudor es parte del viaje del cliente. Hacen todo lo posible en la fase preliminar para servir a los clientes lo mejor posible, pero el nivel de servicio “al fondo” no estaba en orden y no era bueno para la experiencia del cliente.

Cuando Health2Work entró en contacto con Payt, pronto quedó claro para el director que el software iba a resolver una gran parte de sus “luchas”.

“Después de que Payt se implementó, la situación mejoró enormemente. El flujo de caja mejoró y la comunicación con los deudores de repente fue fluida y estructurada. Desde que usamos Payt, los clientes nunca tienen que esperar una copia de una factura o una llamada telefónica. En lugar de ello, pueden acceder al entorno de Payt por sí mismos. Además, saben exactamente lo que pueden esperar de nosotros: desde la primera factura hasta el último recordatorio, nuestro proceso es claro, honesto y perfectamente racionalizado”.

Acostumbrándose a ello

Por supuesto, a mis colegas del departamento de administración les llevó un poco de tiempo acostumbrarse a la gestión automatizada del crédito. Aunque conservaron el control completo, todavía se sentía como si estuvieran renunciando a él. Lo entiendo, pero mi lema es: si siempre haces lo que hiciste, también obtienes lo que siempre obtuviste. Lo que hicimos no fue suficiente. Gracias a las mejoras en el proceso, Health2Work pudo ahorrar medio salario en la gestión de créditos y este tiempo se invirtió en otras tareas. Afortunadamente, los colegas de Heine pronto vieron los beneficios de Payt. “De repente tuvieron tiempo para otros asuntos administrativos. Además, Payt había hecho un extenso plan de implementación, de modo que el enlace con nuestro programa de contabilidad Exact se realizó sin problemas y pudimos transferir nuestra gestión de crédito en poco tiempo. El apoyo de Payt durante la implementación fue excelente.”