Grandes ahorros y mejor comunicación en Home Vaccination

“Justo después de visitarlos, nuestros clientes van a un safari de los Cinco Grandes en Uganda, ven el mundo submarino de Tailandia o deambulan por el monte de Sumatra. Pagar una factura por las vacunas no siempre está en mente. “

Marco van Drielen es el Director de Finanzas y Control de Home Vaccination, una organización que provee vacunas en el hogar para viajes. La organización ha estado usando Payt desde principios de 2017. Desde entonces ha habido más contacto con el cliente, las facturas se pagan más rápido y menos reclamos terminan en una agencia de cobranza.

Grandes ahorros y mejor comunicación

Hasta el 2016 incluido, la Home Vaccination utilizaba el factoring. “Pagamos los gastos de administración de cada factura y también una cantidad sustancial de intereses, porque queríamos recibir el dinero después de dos semanas en lugar de los dos meses habituales. Debido a que crecíamos considerablemente cada año, los costos de nuestra gestión de crédito aumentaron enormemente”, dice Marco. La compañía entró en contacto con Payt a través de su contable Phidra y se entusiasmó inmediatamente. No sólo porque Payt realizó un ahorro considerable, sino también porque la comunicación con los clientes mejoró considerablemente.

Completamente digital

Anteriormente, Home Vaccination utilizaba una empresa de factoring para su facturación. Esta compañía le quita de las manos todo el proceso de facturación, paga todas las facturas pendientes en un plazo de 14 días y se encarga de cobrar las facturas pendientes de los clientes. De esta manera, siempre se le asegura el pago como organización. Una gran desventaja, sin embargo, es que la empresa de factoring envió las facturas y recordatorios por correo.

“Pero después de la vacunación, nuestros clientes suelen viajar inmediatamente, lo que significa que pierden la comunicación por correo. No es realmente una bienvenida cálida, si el reclamo de Home Vaccination ya está en la agencia de cobro al regresar a casa”, dice Marco.

Qué diferente es ahora que los clientes de la empresa reciben sus facturas por correo electrónico y pueden pagar en línea con un solo clic. Si la factura no se paga dentro del plazo de pago, entonces Home Vaccination enviará un recordatorio a través de Payt a horas fijas. “No menos de tres. Mis colegas pueden ver si un cliente ha abierto el correo. Si vemos que no es así, llamaremos para comprobar si tenemos la dirección de correo correcta”, explica Marco. ¿No se paga la factura a pesar de varios recordatorios? Entonces el cliente recibirá varias oportunidades para pagar por correo electrónico, mensaje de texto, teléfono y correo a través del proceso de cobro en línea de Payt. “Si un cliente está dispuesto a pagar, la reclamación nunca tiene que llevar a un proceso de cobro judicial”, dijo Marco.

Acuerdo de pago

Además de este proceso simplificado, Home Vaccination con Payt también puede mantener mejor el contacto con sus clientes. “Las facturas se ven a menudo por la noche o durante el fin de semana. Si un cliente tiene una pregunta, puede hacerla a través de Payt, para que podamos recogerla inmediatamente a la mañana siguiente. La pregunta está relacionada con la factura, así que se sabe inmediatamente de qué se trata. Y si un cliente no tiene dinero en efectivo - o si está entre los gorilas en Uganda - y por lo tanto no puede pagar, entonces estamos bastante dispuestos a detener la reclamación o hacer un arreglo”, dice Marco. Pero tenemos que saberlo. Con Payt, se ha hecho mucho más fácil notificarlo”.

Otra ventaja, según Marco, es que toda la correspondencia sobre la factura se recoge en un archivo. “De esta manera se puede encontrar fácilmente lo que se ha dicho y acordado en el pasado. Si llega el momento en que la reclamación termina en un proceso de cobro judicial, puedes descargar todo el archivo con un solo clic. ¡Ideal!” Gracias a Payt, Home Vaccination tiene el control de su gestión de crédito. “Usted ha recibido algunas inyecciones de nosotros y sí: tiene que pagar por eso. Payt se asegura de que esto suceda realmente. Y si no sucede, el cliente es recordado automáticamente. Ni más ni menos”.