Payt resultó ser exactamente lo que INDI estaba buscando

“Payt contribuye significativamente a la satisfacción de nuestros clientes”, dijo Sybrand Brouwer, director y propietario de INDI. “Debido a que usamos Payt, nuestros clientes experimentan facilidad de pago, pueden ponerse en contacto rápida y fácilmente sobre las facturas pendientes y saber exactamente lo que pueden esperar de INDI” El director de la empresa de comercio electrónico está convencido de que un proceso preciso de cuentas por cobrar con informes claros es una parte esencial de la experiencia del cliente.

Rápido y eficiente

Los servicios de Payt encajan bien con las operaciones comerciales de INDI. Esta tienda virtual de componentes técnicos está dirigida a profesionales. La empresa, que comenzó hace sólo cuatro años, envía más de 80.000 facturas anualmente. “Ese número crece cada mes”, dice Sybrand. El lanzamiento de la plataforma resultó ser un punto de apoyo; había una gran necesidad en el mercado de un proveedor rápido de componentes técnicos. Operan en un sector bastante tradicional, en el que los mayoristas tienen horarios normales de apertura, disponen de sucursales en todo el país y envían representantes en la carretera para informar a los clientes sobre sus productos. En INDI han abandonado completamente esto. Aunque tienen un equipo de atención al cliente altamente cualificado, los clientes se atienden a sí mismos a través de nuestra tienda web. Eso significa que pueden ir muchas veces más rápido y más eficientemente. Todos los pedidos de nuestros clientes antes de las 6 PM pueden ser entregados al día siguiente antes de las 8 AM. El negocio de comercio electrónico de INDI satisface una necesidad importante. Los técnicos de servicio, por ejemplo, están ocupados visitando a los clientes durante el día. Al final del día pueden pedir los suministros para el día siguiente de forma rápida y fácil a través de INDI. Por la noche, su pedido se entrega en un lugar de preferencia. Algunas empresas tienen varios lugares de entrega diferentes. “¡Incluso hacemos entregas en autobuses de servicio!”

Automatizar el proceso de cobro

Debido a que INDI ha hecho muy accesible el proceso de pedido y entrega, sucede que reciben múltiples pedidos por semana o incluso por día del mismo cliente.

“Cuando desarrollamos la plataforma INDI, queríamos digitalizar todo el proceso, desde el pedido hasta la facturación. Descubrimos que nuestro paquete financiero no proporcionaba lo suficiente en lo que respecta a la gestión del crédito “, dice Sybrand.

El director no tenía ganas de dar un paso atrás y gestionar manualmente a sus deudores. Con volúmenes tan grandes, esta era, después de todo, una actividad que consumía mucho tiempo y trabajo. Consideramos desarrollar algo nosotros mismos que pudiéramos usar para automatizar nuestro proceso de deudores hasta que entramos en contacto con Payt.

“Payt resultó ser exactamente lo que estábamos buscando. "

La plataforma de comercio electrónico tiene su paquete financiero, Exact, vinculado a Payt. Las facturas se cargan automáticamente en Payt. Cuando un cliente no ha pagado su factura después de la fecha de vencimiento, se envían automáticamente recordatorios. “Aunque estamos creciendo rápidamente, todavía podemos arreglárnoslas con el mismo número de personas en nuestra gestión de crédito. En promedio, pasamos alrededor de 50 a 60 horas a la semana en nuestra gestión de crédito.”

Virtualmente no hay procesos de cobranza

La persona dentro de INDI que es responsable de la gestión de crédito es Geertje Boomsma. Como gerente de deudores, ella trabaja principalmente con Payt. Ella explica: “En INDI usamos diferentes términos de pago, pero el más común es el de 30 días. Si el cliente no paga, le enviaremos un primer recordatorio dos días después de la fecha de vencimiento y el segundo después de 18 días. 34 días después de la fecha de vencimiento enviaremos un tercer y último recordatorio. En esa correspondencia advertimos al cliente sobre un proceso de cobro. “ INDI también lleva a cabo este proceso de cobro a través de Payt. “Sin embargo, rara vez ocurre que comencemos tal proceso”, dice Geertje. “En promedio, unas 20 veces al año. Eso es realmente muy poco si envías más de 80.000 facturas al año.”

Según Boomsma, el proceso estructurado y preciso del deudor es la razón de este bajo número de procesos de cobro.

Además de ser muy preciso en el envío de recordatorios, los deudores pueden pagar fácilmente sus facturas a través de la plataforma de pago en línea. Esto aumenta la facilidad de pago, porque ya no se carga al cliente con los números de factura e IBAN. Si los clientes no pagan, normalmente tienen una razón para ello. A través de Payt puedes fácilmente ponerte en contacto con ellos e iniciar una conversación al respecto. "

También están contentos con Payt en el servicio de atención al cliente de INDI. Geertje dice: Gracias a Payt, mis colegas pueden averiguar por qué un pedido está estancado. Esto es normalmente porque las facturas han estado abiertas durante demasiado tiempo. Si han perdido una factura, el cliente puede recuperar fácilmente su copia de la factura a través de Payt. Debido a que el propio cliente también tiene acceso al archivo, no sólo facilita la conversación, sino que el servicio de atención al cliente también puede responder a muchas preguntas.

Feliz con Payt

Brouwer también ve que el proceso se ha vuelto mucho más transparente y que sus clientes pagan mejor a través de Payt.

“La claridad y la consistencia aseguran un mejor comportamiento de pago y una mayor satisfacción del cliente. Estoy convencido de que la facilidad con la que los clientes pueden conocer el estado de sus facturas contribuye a la imagen global de la INDI. " Aunque Payt es una empresa de software, no se siente así para Brouwer. “La forma en que el equipo de Payt trata nuestros deseos y expectativas es muy flexible y rápida. Tanto durante la implementación como después; cuando tenemos preguntas o comentarios, ellos se anticipan inmediatamente y siempre ven lo que es posible.”