Pago más rápido, ahorro en el trabajo y más estructura en la gestión del crédito de Mobility Service

Alrededor de 3.500 coches de Mobility Service circulan por las carreteras holandesas todos los días. La empresa de leasing empresarial de Eelde ayuda a sus clientes a encontrar una solución de movilidad adecuada; desde el arrendamiento operativo completo y el arrendamiento operativo neto hasta la compra de una flota completa. “La flexibilidad es típica de Mobility Service, tanto en los servicios que ofrecemos como en la atención al cliente “ dice Inge Mier, Directora Financiera y Operativa. “Si un cliente pregunta si podemos tener un coche listo esa tarde, haremos todo lo posible para entregarlo.”

Everything flex

La empresa de arrendamiento va bien en el sector del empleo. Esto se debe a que las empresas pueden entrar en un contrato de arrendamiento corto tan fácilmente como un contrato de arrendamiento largo, explica Inge. Muchos de sus clientes tienen una fuerza de trabajo mixta. Una empresa así quiere un contrato de arrendamiento largo para empleados permanentes, pero un contrato de arrendamiento corto para personal temporal.No todas las empresas de arrendamiento ofrecen esa opción, lo que significa que el Servicio de Movilidad va bien en la industria del empleo. Pueden contar con muchas agencias de traslado entre su clientela.

El hecho de que Mobility Service sea una compañía de leasing con visión de futuro no sólo es evidente por sus servicios. La compañía fue uno de los primeros clientes de Payt. “Aunque no trabajé para Mobility Service en ese momento, sé que Payt jugó un papel importante en la optimización de nuestra gestión de crédito”, dice Inge. Anteriormente, la compañía hacía todo manualmente. Una vez cada pocas semanas, imprimían la lista de deudores y llamaban a cualquiera que no hubiera pagado la factura dentro del período de pago.

“Dada nuestra gran base de clientes, puedes imaginar que la gestión de cobros fue un gran desastre. Payt ha asegurado un ahorro considerable en el trabajo y ha aportado estructura a nuestra gestión de crédito. Ahora enviamos nuestras facturas y recordatorios de forma totalmente automatizada y a horas fijas.”

Transparente y claro

La directora financiera, que anteriormente trabajaba en contabilidad, fue sorprendida positivamente por Payt. Ella dice: “Cuando empecé a trabajar en Mobility Service, mis colegas habían estado trabajando con el software de Payt durante un año. Payt hace que la gestión de créditos sea muy transparente: puedes ver exactamente cuándo se tomó la última acción y cuál será la acción de seguimiento específica para el cliente”. Gracias a Payt todo funciona muy bien. La función interna de toma de notas de Payt ayuda mucho en este sentido; aquí puede ver directamente si un colega ha estado en contacto con un cliente y lo que se ha acordado. “Además, es bueno para mí personalmente que también construyas un archivo completo de comunicación con el deudor”, dice Inge. Si un cliente no paga la factura y termina en la fase final, el caso será llevado a la atención del director financiero y operacional.

“Me ayuda enormemente que puedas ver exactamente lo que pasó en Payt, cuándo fue el último contacto y si alguien ha leído sus mensajes. Por lo tanto, un deudor no puede confiar en el hecho de que no ha recibido la correspondencia; eso lo podemos ver exactamente.”

El proceso de cobro en línea de Payt, que los clientes pueden utilizar como seguimiento del proceso del deudor, todavía no se utiliza ampliamente por Mobility Service. Inge: “Es difícil para nosotros si terminamos en tal situación. Nuestros clientes pagan por adelantado. Antes de que la nueva factura llegue a la bandeja de entrada, la factura anterior debe ser pagada. Si no es así y terminamos en un proceso de cobro, también tomaremos otras medidas, como reclamar el coche. Por supuesto, eso no es lo que queremos; usted prefiere continuar con el contrato. Para nosotros, un proceso de cobro significa el fin de la relación con el cliente.”

1000 deudores, 10 horas a la semana

Además de un proceso estructurado de deudores, tanto internos como externos en Mobility Service, la aplicación de Payt también ha dado lugar a importantes ahorros de tiempo. Inge dice sobre esto: “Mis colegas sólo necesitan dos horas al día con la gestión de crédito, es decir, 10 horas a la semana. Teniendo en cuenta que tenemos más de 1000 clientes, no es mucho dado el hecho de que todavía llamamos a nuestros clientes con relativa frecuencia”. El último recordatorio es siempre menos amigable. Hemos elegido esto nosotros mismos, pero en Mobility Service encontramos la relación con el cliente enormemente importante. Por eso siempre llaman a sus deudores cuando se envía el último recordatorio al cliente. La mayoría de las veces, la falta de voluntad no es la causa de que una factura no se pague y puede haber alguna razón legítima para que un cliente no pague. En estos casos, quieren averiguar la razón de la falta de pago. “Pero si no hiciéramos esto y dejáramos que el software de Payt siguiera su curso, la gestión de crédito llevaría aún menos tiempo”.

Perfecto para los contables

Debido a sus antecedentes, Inge Mier tiene muchas conexiones en el sector de la contabilidad.

“También en este mundo, veo que ocurre a menudo que la gente está demasiado ocupada con sus negocios como para ir activamente tras sus deudores y hacer que se paguen sus facturas. Debido a que Payt continúa en un segundo plano, ya no tiene que preocuparse por sus facturas y recordatorios. Si lo miras tú mismo de vez en cuando, es más que suficiente. Por lo tanto, siempre recomiendo a Payt a mis (antiguos) colegas contables.”