Un proceso automatizado que siempre hace su trabajo, incluso cuando NVBIT no tiene tiempo para ello

Un proceso automatizado de gestión de cuentas por cobrar que siempre hace su trabajo, incluso cuando no tenemos tiempo - Nando van Beek, fundador y propietario de NVBIT

Además de ser hermanos, Nando (a la derecha en la foto) y Stijn van Beek (a la izquierda en la foto) también trabajan juntos en la empresa que Nando fundó en 2007.

Mientras estudiaba informática, Nando creó la empresa de informática NVBIT. Para la administración de su empresa, buscaba a alguien que pudiera ayudarle. Stijn, que entonces estudiaba Derecho, era el candidato perfecto para compaginar este trabajo con sus estudios. “El trabajo a tiempo parcial que empezó siendo de un día a la semana ha pasado a ser de cinco días a la semana como director de operaciones y director de proyectos”, dice Nando.

La empresa de informática de Alkmaar (Holanda) es un MSP (Managed Service Provider) que ayuda a las organizaciones con la digitalización de los procesos empresariales, pero también con la transición a la nube, la seguridad y el puesto de trabajo moderno (Microsoft 365). 

Trabajar juntos como hermanos

Nando: “La cooperación como familia/hermanos funciona bien. Es más fácil hablar de las cosas con el otro (por ambas partes), pero también se confía inmediatamente en el otro. Algo que con otros compañeros nuevos tardaría años en estar al mismo nivel”.

Nando y Stijn recomiendan sin duda la colaboración entre hermanos. “Por supuesto, tienen que gustarse y ser capaces de trabajar juntos. Pero, por lo demás, es probable que ni siquiera pienses en ello. Por supuesto, también es estupendo poder trabajar juntos como hermanos.

Todo manualmente

“Antes de trabajar con Payt, yo mismo hacía la gestión de las cuentas por cobrar como propietario. Cuando tenía tiempo, revisaba manualmente la lista de partidas abiertas de los clientes y les enviaba un correo electrónico. Para hacer un seguimiento de este primer recordatorio, unas semanas más tarde miré en mis artículos enviados para ver a qué clientes se lo había recordado y si habían pagado mientras tanto. Si es necesario, les envié un segundo recordatorio. Un proceso que dista mucho de ser ideal, por supuesto. 

Además, había dejado de utilizar los débitos directos. Esto pasó por el banco y tuvo que hacerse manualmente porque el banco no tenía ningún vínculo con nuestro programa de contabilidad. Era todo muy engorroso y costaba más trabajo del que daba”.

Reducir la lista de partidas abiertas

En febrero de 2019, lanzaron Payt. “El objetivo era automatizar la gestión de las cuentas por cobrar y recuperar esa lista de partidas abiertas”. Una mejor experiencia y comunicación con los clientes era también un deseo de NVBIT. “Además, nos pareció importante volver a activar la domiciliación bancaria, Payt afortunadamente tenía un embrague para ello”.

Casi nada de qué preocuparse

Desde el uso de Payt, NVBIT casi no se preocupa de la gestión de las cuentas por cobrar. Sólo los excesos. “Hemos pasado de 0 a 64 (clientes) cobro automáticos al mes.Y ya no perdemos tiempo recordando y haciendo un seguimiento de las facturas pendientes. “Un proceso automatizado para la gestión de deudores que siempre hace su trabajo, incluso cuando no tenemos tiempo”. Stijn: “Nuestros clientes tienen una visión general y pueden ver todo. A través del portal, los clientes pueden ver y responder a sus facturas. Además, Payt permite añadir un número ilimitado de usuarios, por lo que podemos dar acceso a Payt a todos los miembros de la empresa. De esta manera, siempre podemos ver lo que los colegas han discutido con el cliente. Los comentarios internos también están muy bien como recordatorio para uno mismo”.

¿Si podemos prescindir de Payt? No, por supuesto que no. Lo hace todo mucho más fácil, lo recomendaría a todo el mundo.