Gestión de crédito supersimplificada mediante la automatización en Voys

Gracias a Payt, nuestra gestión de crédito ha sido supersimplificada. Estoy muy contenta con el software.

Janneke van der Velde trabaja en Voys ‘Court of Audit’; el departamento financiero de una de las empresas de mayor crecimiento en Groningen.

Está muy satisfecha con el flujo de trabajo estructurado que Payt ha realizado dentro de su organización. “Si envías más de 10.000 facturas al mes, estás muy contenta de automatizar ese proceso. Es agradable si puedes dejar algo así a una persona que piense como tú. El equipo de Payt está a mano desde el principio cuando tenemos preguntas o cualquier otro asunto. Incluso si no tienes un manejo completo del asunto, trabajarán pacientemente para que pueda ser resuelto juntos.”

Desarrollándote o comprando inteligentemente

Voys está mostrando un enorme crecimiento y este aumento continúa para el proveedor de telecomunicaciones.

Nuestra base de clientes crece cada año. Antes de empezar a usar Payt, realizamos nuestra gestión de crédito manualmente. Ese proceso no iba bien en varios lugares y queríamos ver cómo podíamos hacer esto mejor." Voys era una verdadera start-up tecnológica en ese momento. “Pensamos que era bastante normal desarrollar nosotros mismos el software para los problemas que encontrábamos. Afortunadamente, Payt ya había inventado la “rueda de la gestión de crédito para nosotros.

Confía en el software

La clientela de Voys está formada por empresas grandes y pequeñas. Con este último grupo, formado por trabajadores autónomos o start-ups con pocos empleados, a veces sucede que no hay dinero en el banco cuando Voys cobra la factura telefónica. “Eso puede suceder”, dice Janneke. Ella piensa que lo bueno de Payt es que en ese caso la factura no se queda durante semanas, pero que el software indica que el débito directo no tuvo éxito. Si el cliente no se da cuenta de que el pago no ha tenido éxito y el pago sigue sin hacerse manualmente, al cabo de dos días se enviará automáticamente un correo electrónico a través de Payt al cliente correspondiente, todo ello con la marca de nuestra empresa. En ese correo electrónico hay un enlace de pago, con el que el cliente todavía puede pagar la factura. Lo bueno es que si un cliente utiliza el enlace de pago, el número de deudor y el de la factura están vinculados directamente con la transferencia. Por lo tanto, no tienen ningún trabajo posterior, nuestro programa de contabilidad reconoce el pago en línea inmediatamente y lo registra con los datos correctos.

Automatizar el proceso de cobro

Payt funciona mejor si dejas que el software haga lo que mejor sabe hacer, cree Janneke. Si el proceso se está ejecutando, ya no tienes que preocuparte por ello. Puedes detener o pausar el proceso manualmente, pero Voys sólo lo hace en casos excepcionales. Al comienzo de la colaboración, junto con la gente de Payt, determinaron el proceso: después de cuántos días se deben enviar los recordatorios y qué es exactamente lo que se debe incluir en esa correspondencia. “En Voys tenemos literalmente nuestro propio ’tono de voz’. Es bueno que podamos continuar con ese estilo en la comunicación administrativa con nuestros clientes.”

Aunque la correspondencia de Voys es siempre amigable e informal, el tono en el proceso de recordatorio se está volviendo un poco más convincente. En el último recordatorio, se indicará claramente que si el cliente no paga, se iniciará un proceso de cobro. Lo indicamos: “Pague su factura ahora, de lo contrario nos veremos obligados a cobrar los gastos de recogida y eso es una pérdida de dinero.”

Si una factura no se liquida, el proceso de cobro continúa automáticamente en el módulo de proceso de cobro de Payt. Este proceso cumple con todos los requisitos legales, lo que significa que Voys puede transferir el expediente de cobro amistoso a un alguacil con sólo pulsar un botón, si el cliente aún no ha pagado la factura después del proceso de cobro.

El hecho de que iniciemos muy pocos procesos de cobro cada año, indica que la gestión de crédito de Payt simplemente funciona, dice Janneke.

Análisis de Datos

Además del flujo de trabajo estructurado, van der Velde está entusiasmada con los informes de gestión que puede imprimir a través de Payt. En Voys, basan muchas de sus elecciones en datos. La capacidad de imprimir estadísticas les ayuda a consultar con sus colegas. “Puedo ver de un vistazo cuál es el estado de nuestras facturas y decir a qué nos enfrentamos.”

Debe quedar claro que el departamento de gestión de crédito de Voys está contento con el software de cobros.

Con Payt puedes hablar con los clientes con mucha más confianza. La gente puede cometer errores, pero el software no comete errores. Si un cliente afirma que no ha recibido una factura o un recordatorio, podemos comprobarlo inmediatamente. Además, un cliente siempre tiene acceso a su propio archivo a través del portal de clientes de Payt. De esta manera, ya no tenemos que pasar horas rastreando, escribiendo y llamando a los deudores y podemos gestionar los deudores en unas 20 horas a la semana. Easy peasy lemon squeezy!