Aanmaningen sturen, hoe en wanneer doe ik dat?

Heeft u te maken met debiteuren die niet op tijd betalen en heeft u meermaals herinneringen gestuurd? In de volgende stap kunt u overwegen een aanmaning te sturen. In dit artikel leest u wanneer u dat het best kunt doen en waar u tegenover de debiteur rekening mee houdt.

Wat is een aanmaning?

Een aanmaning is een officiële herinnering aan een schuldenaar om een openstaande schuld te betalen. Het wordt vaak door een bedrijf of incassobureau verstuurd en kan juridische stappen aankondigen als de betaling niet binnen een bepaalde termijn wordt voldaan.

Heeft u klanten die een openstaande factuur niet op tijd hebben betaald, dan is het verstandig een betalingsherinnering te sturen. In deze herinnering brengt u de klant op de hoogte van de facturatie die nog voldaan moet worden en het termijn waarbinnen u het bedrag wilt ontvangen.

Helaas komt het voor dat de debiteur om welke reden dan ook de rekening na de herinnering nog niet betaalt. De reden kan van serieuze aard zijn, daarom raden we aan om duidelijk met uw debiteur te communiceren. In vergelijking met een betalingsherinnering is een aanmaning formeler en urgenter. Wilt u aanmaningen sturen zonder verdere communicatie, dan kan dit hard aankomen bij de debiteur. Ondanks dat u recht heeft op betaling, doet u er verstandig aan helder te communiceren om misverstanden te voorkomen. Net als de diensten die u op professionele wijze levert, besteedt u aan het versturen van betalingsherinneringen en aanmaningen voldoende aandacht, zodat het correct gebeurt.

Wanneer verstuur ik een aanmaning?

Voordat u een aanmaning met eventuele incassokosten verstuurt, heeft u al een betalingsherinnering verzonden. In de betalingsherinnering heeft u het betalingstermijn vermeld waarbinnen u de betaling wilt ontvangen. Wordt hier geen gehoor aan gegeven, dan kunt u ervoor kiezen een aanmaning te sturen. Belangrijk in het proces is dat er een goede balans is tussen enerzijds ruimte geven aan debiteuren om te betalen en anderzijds overgaan op andere maatregelen wanneer niet betaald wordt.

Procedure voor het sturen van een aanmaning

1. Eerste betalingsherinnering

Heeft u een eerste betalingsherinnering verzonden, maar op de vervaldatum van de betalingstermijn nog niets ontvangen? Het is een vervelende situatie wanneer u niet betaald wordt én er niet gereageerd wordt op uw verzoek. In dat geval adviseren we u om na 7 tot 14 dagen een aanmaning te sturen. Waar u in de betalingsherinnering de debiteur vriendelijk verzocht tot actie over te gaan, kunt u in deze fase uw verzoek steviger en duidelijker communiceren.

2. Eventueel een korte, tweede herinnering

Afhankelijk van uw bedrijf en hoe u met laatbetalers om wilt gaan, bepaalt u of en hoeveel herinneringen u verstuurt na het verzenden van de aanmaning. Een korte e-mail of sms zou voldoende moeten zijn. Het is vooral raadzaam om hier consistent in te zijn en duidelijk te blijven communiceren met de debiteur. 

3. Laatste aanmaning versturen

Overweegt u een incassotraject te starten, doe dit dan niet voordat u een laatste aanmaning verstuurt met daarin een waarschuwing over het incassotraject. Bij particulieren bent u hiertoe verplicht. Om er zeker van te zijn dat deze echt ontvangen is, adviseren wij u om de laatste herinnering per post en per e-mail te versturen. Aangetekend is niet nodig.

In de laatste aanmaning dient u exact te vermelden waar de herinnering over gaat en wat de hoogte van incassokosten (Wet Incasso Kosten (WIK) zullen zijn. De debiteur moet na ontvangst van de laatste aanmaning nog 14 dagen de tijd krijgen om te betalen zonder dat incassokosten worden gerekend. 

4. Minnelijk incassotraject in eigen hand

Ziet u na de laatste aanmaning nog steeds niet het gewenste resultaat, dan kunt u een minnelijk incassotraject starten. Dit traject kunt u in eigen beheer houden, waardoor u meer inzicht heeft in acties van debiteuren en in openstaande bedragen. 

Aanmaningen sturen met hulp van Payt

Betalingsherinneringen en aanmaningen sturen, dat zijn zaken die u begrijpelijk wilt voorkomen. Het is niet alleen vervelend, het kost u onnodig veel tijd en energie. Om u hierin te helpen, wijzen we u graag op onze software waarmee facturen automatisch worden opgevolgd. Zonder dat u er iets voor hoeft te doen, doorloopt de software het proces van cash allocation en het verzenden van betalingsherinneringen. Bent u benieuwd hoe het werkt? Neem vrijblijvend contact met ons op of vraag de gratis demo aan.