Met deze 7 tips kiest u eenvoudig de juiste debiteurenbeheer software voor uw organisatie
Het beheren van openstaande rekeningen en het innen van verschuldigde betalingen kan een uitdaging zijn voor bedrijven van elke omvang. Gelukkig kunnen moderne technologieën en SaaS-oplossingen bedrijven helpen bij het automatiseren en stroomlijnen van debiteurenbeheer processen. Maar hoe kiest u nu de juiste debiteurenbeheer software voor uw bedrijf? In deze blogpost delen we belangrijke richtlijnen en criteria om u te helpen de beste oplossing te kiezen.
1. Schaalbaarheid
Een belangrijk aspect bij het kiezen van de juiste debiteurenbeheer software is de schaalbaarheid van de software. U wilt natuurlijk een oplossing die kan meegroeien met uw organisatie. Hier zijn enkele vragen om te stellen:
- Kan de software omgaan met een groeiend aantal klanten en transacties?
- Is het gemakkelijk om extra gebruikers of functies toe te voegen?
- Zijn er duidelijke prijsstructuren voor verschillende niveaus van gebruik?
Een schaalbare oplossing zorgt ervoor dat u niet vastloopt wanneer uw bedrijf groeit.
Wist u dat…
…we bij Payt géén extra bedrag per gebruiker rekenen? U kunt dus ongelimiteerd gebruikers toevoegen. Ook is het mogelijk om op administratie- én gebruikersniveau verschillende rechten toe te wijzen. Zo behoudt u controle en is het voor iedere financiële medewerker duidelijk wat zijn of haar taken zijn. Bekijk hier de tarieven van Payt.
2. Functionaliteiten
Elke debiteurenbeheer software biedt een unieke verzameling functionaliteiten, waarbij sommige uitgebreider zijn dan andere. Bekijk goed wat de specifieke behoeften zijn van uw organisatie. Hier zijn enkele functionaliteiten die het waard zijn om te overwegen:
- Geautomatiseerde opvolging van openstaande facturen: Het opvolgen van facturen is een tijdrovende bezigheid. Wanneer de software geautomatiseerde betalingsherinneringen stuurt, kunt u tot wel 80% van uw tijd besparen. Daarnaast ontvangt u uw betalingen gemiddeld 30-50% sneller.
- Klantportaal/communicatieportaal: Een klantportaal stelt uw klanten in staat om hun rekeningen in te zien en te betalen, wat de betrokkenheid aanzienlijk kan verbeteren. Ook kunt u hier eenvoudig met uw klant communiceren over de openstaande facturen.
- Betaalmethoden: Bied meerdere betaalmogelijkheden aan uw klanten. Hiermee verbetert u het betaalgedrag aanzienlijk. Er is namelijk altijd een betaalmethode die bij uw klant past, denk aan iDEAL, PayPal, Creditcard of automatische incasso.
Wist u dat…
…we bij Payt een overzichtelijk klantportaal aanbieden? Ontdekt uw klant een foutje op de factuur? Of is er behoefte aan een betalingsregeling? Klanten kunnen met één klik op de knop contact met u opnemen op factuurniveau via het klantenportaal. In dit portaal staan alle facturen overzichtelijk op een rij: betaald en onbetaald. Klanten kunnen zo eenvoudig zien welke facturen ze nog moeten betalen en kunnen dit via het klantenportaal met één klik op de knop via verschillende betaalmethoden doen. Bekijk hier alle functionaliteiten van Payt.
3. Gebruiksvriendelijkheid
U wilt natuurlijk niet dat uw medewerkers veel tijd kwijt zijn aan het leren omgaan met ingewikkelde software. Vraag daarom een demonstratie van de software aan zodat u kunt zien hoe gemakkelijk het is om te navigeren en taken uit te voeren.
Wist u dat…
…u in Payt op een overzichtelijk dashboard kunt zien welke zaken om aandacht vragen? Ook kunt u hier precies zien wat het openstaande saldo is en in welke fase van het proces een klant zit. Ontdek Payt in 1 minuut.
4. Integratiemogelijkheden
Wees er alert op dat uw nieuwe debiteurenbeheer software naadloos kan integreren met bestaande systemen. De meeste bedrijven gebruiken verschillende softwaretools, zoals een boekhoudpakket of CRM-pakket. Zo voorkomt u dubbele invoer van gegevens en verbetert u de efficiëntie.
Wist u dat…
…de software van Payt eenvoudig integreert met meer dan 600 boekhoud- en facturatiepakketten? Bekijk hier alle integraties. Staat uw pakket er niet tussen? Neem dan gerust contact met ons op. We kijken graag samen met u naar de mogelijkheden.
5. Klantondersteuning en training
Goede ondersteuning is van onschatbare waarde, vooral tijdens de implementatiefase. Stel vragen over de beschikbaarheid van klantenondersteuning en training. Is er een helpdesk die u kunt bereiken als u vragen heeft? En worden er trainingen aangeboden om uw medewerkers vertrouwd te maken met de software?
Wist u dat…
…Payt maandelijks webinars organiseert om nieuwe gebruikers wegwijs te maken in de software? Daarnaast worden klanten regelmatig uitgenodigd voor een webinar waarin Payt haar nieuwste functionaliteiten communiceert. Bovendien beschikt Payt over een vriendelijke en behulpzame helpdesk!
6. Beveiliging en compliance
De bescherming van gevoelige (financiële) informatie is essentieel. Zorg ervoor dat de software voldoet aan alle relevante beveiligingsnormen. De debiteurenbeheer software moet goede maatregelen geïmplementeerd hebben om gegevenslekken te voorkomen.
Wist u dat…
…Payt ISO/IEC 27001:2013 gecertificeerd is? Dat houdt in dat Payt voldoet aan de internationale norm voor Information Security Management System (ISMS). Deze norm specificeert eisen voor het vaststellen, implementeren, uitvoeren, controleren, beoordelen, bijhouden en verbeteren van een Information Security Management System (ISMS). Ook is Payt NEN 7510 gecertificeerd. Deze certificering formuleert specifieke eisen aan informatiebeveiliging voor zorginstellingen. De klanten van Payt kunnen er dus op vertrouwen dat Payt adequaat en veilig omgaat met gegevens van hun klanten en patiënten.
7. Referenties
Neem de tijd om beoordelingen en ervaringen van klanten te bestuderen die reeds gebruikmaken van de debiteurenbeheer software. Deze beoordelingen worden geschreven door gebruikers die geen financieel belang hebben bij de verkoop van de software. Door deze feedback te analyseren, krijgt u waardevolle inzichten in de daadwerkelijke prestaties en bruikbaarheid van de software, wat u kan helpen bij het nemen van een weloverwogen beslissing. Het is een nuttige bron om te achterhalen hoe goed de software in de praktijk werkt en welke voordelen en uitdagingen andere gebruikers hebben ervaren.
Wist u dat…
…Payt een 4,7 (uit 5) scoort op Trustpilot met meer dan 800 reviews? Lees hier de Trustpilot reviews over Payt. Ook heeft Payt een aantal klantcases op de website staan van bijvoorbeeld Quooker, Noordhoff en Hanzehogeschool. Benieuwd naar alle referenties?
Het kiezen van de juiste debiteurenbeheer software is een belangrijke beslissing die een aanzienlijke impact kan hebben op de financiële gezondheid van uw organisatie. Door deze richtlijnen te volgen en grondig onderzoek te doen, kunt u een weloverwogen beslissing nemen en profiteren van de voordelen die geautomatiseerd debiteurenbeheer software biedt.
Plan zelf een persoonlijke demo in
Heeft u vragen of benieuwd naar de voordelen van Payt voor uw organisatie? Plan hiernaast zelf uw persoonlijke online demo met Thymen in! U krijgt, geheel vrijblijvend, een interactieve demonstratie van ons platform voor geautomatiseerd debiteurenbeheer. Binnen 60 minuten weet u alle voordelen van Payt voor uw bedrijf.
In 3 stappen uw gratis demo:
- Plan zelf een online demo in wanneer het u het beste uitkomt
- Krijg vrijblijvend een interactieve demo van ons platform
- Beslis zelf
Gerelateerde artikelen
Verbeter uw cashflow met 30 - 40% door Payt te koppelen met Microsoft Dynamics
Waarom SaaS de slimme keuze is voor elk uniek bedrijf
