De wettelijke eisen voor een laatste aanmaning

Het komt bij elk bedrijf voor dat facturen onbetaald blijven zelfs na het versturen van een factuurherinnering en laatste aanmaning. Het is in deze situaties belangrijk om een strikt debiteurenbeheer te voeren en na het verstrijken van de betalingstermijn direct actie te ondernemen. Hoewel het mogelijk is om onbetaalde facturen van bedrijven direct ter incasso over te dragen, is het klantvriendelijker om eerst een factuurbrief te schrijven en een herinnering te sturen. Volg bijvoorbeeld ons stappenplan bij onbetaalde facturen. Bij het aanmanen van consumenten zijn er wettelijke eisen voor een laatste aanmaning.

Wettelijke eisen laatste aanmaning voor consumenten

Indien consumenten de betalingstermijn laten verlopen, is het verplicht om volgens de regels van de Wet Incassokosten (WIK) te handelen. Het komt erop neer dat je dan in elk geval één aanmaning moet verzenden naar de consument. In de aanmaning geef je de klant veertien dagen de tijd om de rekening alsnog te voldoen zonder het in rekening brengen van incassokosten. In verband met de tijdsperiode staat deze brief ook wel bekend als de veertiendagenbrief. Betaalt de klant alsnog niet, dan is het mogelijk na veertien dagen de vordering ter incasso over te dragen. 

Vermelding incassokosten in laatste aanmaning

Het is belangrijk om in de veertiendagenbrief op te nemen wat de incassokosten zijn als de klant niet binnen veertien dagen de factuur betaalt. De laatste aanmaning is niet geldig indien vermelding van incassokosten achterwege blijft. Overigens gaat de termijn pas lopen op het moment dat de consument de brief heeft ontvangen. Daarom is het belangrijk om een juiste bepaling in de laatste aanmaning op te nemen. Vermeld dat incassokosten zijn verschuldigd als de factuur niet binnen veertien dagen wordt voldaan vanaf de dag dat deze aanmaning is ontvangen.

Hoogte incassokosten vermelden

Het is verplicht om de hoogte van de incassokosten, zoals de hoofdsom en de wettelijke rente, te vermelden in de laatste aanmaning. Bij de bezorging van de veertiendagenbrief geldt dat deze als ontvangen wordt beschouwd op de tweede dag na verzending. De dagen waarop geen post wordt bezorgd tellen niet mee, zoals zondag, maandag en feestdagen. Om te voorkomen dat een consument zegt geen brief te hebben ontvangen, is het aan te raden om de laatste aanmaning eveneens per e-mail te verzenden en om ontvangstbevestiging te vragen.

• Aangeven dat incassokosten zijn verschuldigd bij uitblijven betaling
• Hoogte van de incassokosten vermelden (hoofdsom en wettelijke rente)
• Juiste bepaling opnemen in de laatste aanmaning

Er zijn ook enkele standaardeisen:

• Factuurnummer
• Klantnummer of ordernummer (indien van toepassing)
• Factuurdatum
• Openstaande bedrag
• Termijn van betaling

Laatste aanmaning voor bedrijven

Er zijn ook bedrijven die facturen links laten liggen en niet betalen. Omdat er geen wettelijke verplichting geldt om een herinnering of aanmaning te versturen aan bedrijven, is het mogelijk direct de vordering over te dragen. Dit is echter geen klantvriendelijke methode en kan uiteraard een negatieve invloed hebben op de zakelijke relatie. Daarom verdient het de aanbeveling om eerst een herinnering te sturen. Het komt bijvoorbeeld voor dat er een misverstand is of een ander probleem waarom de debiteur niet betaalt. 

Verbeter het betaalgedrag met Payt

Het is belangrijk dat debiteuren snel betalen om de cashflow optimaal te houden. Payt heeft voor het goed uitvoeren van het debiteurenproces een klantvriendelijk systeem beschikbaar met een volledig geautomatiseerd proces. Door een vaste workflow aan te houden, is er sprake van verbetering van het betaalbedrag;

• Verzending factuur: zo snel mogelijk
• 2 dagen na vervaldatum: eerste herinnering
• 18 dagen na vervaldatum: tweede herinnering:
• 34 dagen na vervaldatum: laatste aanmaning/WIK
• 50 dagen na vervaldatum: start incassoprocedure

Payt geeft ook de mogelijkheid om een betalingsregeling te treffen. De reden dat wanbetalers facturen niet betalen, is in de meeste gevallen geen onwil. Een betalingsregeling is dan een prettig alternatief voor een incassotraject. Kies daarom voor Payt. Naast geautomatiseerde opvolgingen en betalingsregelingen is het ook mogelijk om Payt te koppelen aan diverse integraties. Heb je vragen over Payt? Neem dan gerust contact op met ons.

Wat is het verschil tussen een betalingsherinnering en aanmaning?

Een betalingsherinnering is een melding aan een debiteur om deze op een vriendelijke manier te herinneren aan het betalen van de factuur. Het is wel belangrijk om de termijnen zo kort mogelijk te houden en twee dagen na de vervaldatum van de factuur al een eerste herinnering te verzenden. Een tweede herinnering is eveneens een vriendelijke methode om de klant te herinneren aan de rekening. Blijft de betaling alsnog uit dan volgt 34 dagen na de vervaldatum een laatste aanmaning. Een aanmaning is strenger van toon dan een betalingsherinnering en geeft de debiteur een laatste kans om de factuur te betalen. Wat dat betreft, is de laatste aanmaning ook direct als een sommatie te zien. Je laat weten dat bij het uitblijven van betaling de vordering ter incasso wordt overgedragen of wordt voorgelegd aan de rechter.

Wat te doen als na de laatste aanmaning de betaling uitblijft?

Er zijn helaas consumenten en bedrijven die ook na een laatste aanmaning of sommatiebrief niet betalen. In dat geval zijn er verschillende mogelijkheden om de factuur, incassokosten en wettelijke rente betaald te krijgen. Het is bijvoorbeeld mogelijk om direct een deurwaarder in te schakelen om een gerechtelijke procedure te starten. Een andere optie is een incasso-advocaat inschakelen die een dagvaarding kan opstellen. Een derde mogelijkheid is het inschakelen van een incassobureau, maar een dergelijk bureau heeft geen middelen om betaling af te dwingen.