Debiteurenbeheer met Payt: alles wat u moet weten
Wat is debiteurenbeheer?
Debiteurenbeheer, ook wel debiteurenadministratie of debiteurenmanagement genoemd, is alle activiteiten die een bedrijf voert ten aanzien van zijn debiteuren. Denk hierbij aan het versturen van facturen en herinneringen, het nabellen en mailen van klanten en het openen van een incassozaak. Goed debiteurenbeheer is belangrijk en voorkomt dat klanten hun facturen helemaal niet of veel te laat betalen. Het is een effectieve manier om het werkkapitaal van uw bedrijf te laten groeien. De persoon die verantwoordelijk is voor deze activiteiten wordt een debiteurenbeheerder genoemd. Hij of zij richt zich volledig op de betaling van facturen door klanten met controle op het nakomen van de betalingsverplichting. Het debiteurenbeheer proces is succesvol als de debiteurenpost ten opzichte van de omzet zo laag mogelijk is, dus als facturen in zijn geheel en op tijd worden betaald. Helaas gaat dit niet vanzelf. Om het debiteurenproces goed uit te voeren, werkt een vaste workflow het beste. Bij een betalingstermijn van 14 dagen kan dit er als volgt uitzien:
- Verzending factuur: factuurdatum of direct
- Eerste herinnering: 2 dagen na vervaldatum
- Tweede herinnering: 18 dagen na vervaldatum
- Laatste aanmaning/WIK: 34 dagen na vervaldatum
- Start incassoprocedure: 50 dagen na vervaldatum
Door dit proces te automatiseren herinnert u uw klant op structurele wijze aan openstaande facturen. Hierdoor verbetert het betaalgedrag aanzienlijk.
Meer weten over wat debiteurenbeheer is?
Wat zijn debiteuren?
De voordelen van Payt
U krijgt weer grip op uw debiteurenbeheer
Consistente opvolging
Structuur in communicatie
Eenvoudige betalingen
Een minnelijk incassotraject
Aanzienlijke tijdsbesparing
Wat zijn debiteuren op de balans?
Debiteurenbeheer software voor elk bedrijf
Hoe werkt het proces van debiteurenbeheer?
Met gemak debiteuren beheren dankzij deze functionaliteiten
Geautomatiseerde opvolging
Betaalmethoden
Kredietwaardigheid
Notities en takenlijsten
Dialoog
Betalingsregeling
Elektronisch factureren
Financiering
Koppelen met alle boekhoudpakketten
De diensten van Payt zijn eenvoudig te koppelen met meer dan 600 boekhoudpakketten. Zonder dat u iets hoeft te doen, haalt Payt dagelijks relevante informatie op uit uw pakket. De software herkent automatisch naar welke debiteuren de facturen verstuurd moeten worden en op welke wijze.
Bijvoorbeeld, u doet uw boekhouding in Exact Online. Via de Appstore van Exact Online maakt u heel eenvoudig een administratie aan in Payt en koppelt u beide administraties (uw Exact Online en uw Payt administratie). Payt wordt iedere nacht automatisch bijgewerkt vanuit Exact Online. Als er nieuwe facturen binnenkomen, worden die direct doorgestuurd met een betalingsknop voor bijvoorbeeld iDEAL op de factuur. Hiermee willen we het voor debiteuren heel eenvoudig maken om te communiceren over de factuur. Wanneer een factuur betaald wordt, sluiten wij ook automatisch de factuur in Payt. Bij uitblijvende betaling gaan wij op de afgesproken momenten automatisch herinneren.
Waarom is debiteurenbeheer zo belangrijk?
Het primaire doel van een bedrijf is om maximale winst te behalen. Producten worden scherp ingekocht en met maximale winst verkocht. Dit is nauwelijks te realiseren als klanten hun facturen niet (op tijd) betalen.
Een slechte liquiditeit kan ertoe leiden dat het voortbestaan van een bedrijf in gevaar komt. Een groot deel van de faillissementen ontstaat door slecht debiteurenbeheer. Dit maakt het een heel belangrijk onderdeel van een organisatie.
Bij Payt geloven we dat het percentage bewuste wanbetalers minimaal is. Goed debiteurenbeheer bestaat vaak uit het achterhalen van de reden van het niet betalen.
Is het product of de dienst niet geleverd? Heeft de klant een klacht? Of staat er een fout op de factuur?
Communicatie met uw klant is hierin erg belangrijk. Goed debiteurenbeheer verbetert het betaalgedrag van uw debiteuren en bevordert de klantrelatie. Dit zal resulteren in een verkorting van de betalingstermijn en vermindering van de afschrijving van onbetaalde facturen. Uiteindelijk levert dit een directe bijdrage aan de winst van uw bedrijf!
Waarom debiteurenbeheer software gebruiken?
Veel bedrijven werken met verschillende programma’s, zoals boekhoudssoftware, facturatiesoftware en CRM-software. Deze systemen zijn effectief om gegevens van klanten, contracten en informatie over afspraken bij te houden. Om u nog meer werk uit handen te nemen koppelt de software van Payt met deze programma’s. Zonder dat u iets hoeft te doen, halen wij dagelijks alle relevante informatie op uit uw pakket. En met die informatie voeren wij uit wat u bij de inrichting heeft ingesteld. Bekijk hier of we een integrale koppeling hebben met uw pakket. Zo niet, dan maken we een maatwerkkoppeling.
De debiteurenbeheer software van Payt maakt het mogelijk om facturen en herinneringen volledig automatisch te versturen. Vanaf uw eerste factuur tot de laatste aanmaning. Payt herinnert uw debiteuren op structurele wijze aan de openstaande facturen. Dit zorgt voor consistentie in het proces en beter betaalgedrag van uw klanten. Hierdoor heeft u meer tijd over voor andere belangrijke zaken binnen uw bedrijf.
Zij gingen je reeds voor
Jasper van Hattem
Business Analyst
Jeroen Bakker
Tandarts en eigenaar
Thom van Ommen
Finance & HR
Het debiteurenbeheer uitbesteden: waar moet u op letten?
Veelal bedoelen mensen met ‘debiteurenbeheer uitbesteden’ het gehele werk ervan uitbesteden. Bij de meeste onderdelen daarvan is dat ook best verstandig. Professionals kunnen het vaak beter en sneller uitvoeren. Maar er is een onderdeel van debiteurenbeheer dat slecht uit te besteden is. En dat zijn de inhoudelijke disputen of vragen van uw klanten. Die zult u moeilijk op een goede manier uit kunnen besteden en hier schuilt een behoorlijk risico in. U kunt namelijk hierdoor uw klanten sneller kwijt raken. Klanten waarderen het niet om aan een extern bureau uit te moeten leggen dat uw product niet helemaal volgens afspraak is geleverd of dat er op uw factuur een fout stond. Het debiteurenbeheer uitbesteden biedt vele voordelen en enkele nadelen. Deze zullen we kort bespreken.
Voordelen uitbesteden debiteurenbeheer
- Specialistische kennis. Professionals kunnen het werk vaak beter uitvoeren, omdat ze hiervoor opgeleid zijn. U kunt er dus op vertrouwen dat het debiteurenbeheer goed verloopt.
- Tijdsbesparing. Door uw debiteurenbeheer uit te besteden, kunt u uw waardevolle tijd besteden aan ondernemen of andere belangrijke zaken binnen uw bedrijf. Hierdoor kunt u effectiever en efficiënter uw werk doen.
- Geldbesparing. Wanneer u iemand aanneemt om het debiteurenbeheer voor u te doen, heeft u altijd te maken met vaste personeelskosten. Bij het uitbesteden is dit niet het geval.
- Cashflow boost. Door te automatiseren waar het kan en persoonlijke aandacht te geven waar het moet, wordt het betaalgedrag van uw klanten en daarmee uw cashflow aanzienlijk verbeterd. Door openstaande facturen consistent onder de aandacht te brengen bij uw klanten én meerdere betaalmethoden aan te bieden kunnen uw klanten snel en eenvoudig hun facturen betalen. U zult hierdoor veel sneller betaald worden.
Verbeter uw cashflow dankzij de meest complete software op het gebied van debiteurenbeheer
Welkom bij Payt! Dankzij onze slimme cloudsoftware krijgt u uw facturen 30% sneller betaald én bespaart u tot wel 80% van uw tijd! Klaar om uw cashflow een boost te geven? Download onze gratis brochure hieronder.
Nadelen uitbesteden debiteurenbeheer
- Minder invloed op de persoonlijke benadering. Door het debiteurenbeheer uit te besteden aan een externe partij heeft u veel minder of zelfs geen invloed op de manier waarop zij met uw klanten omgaan. Wanneer uw klant een vraag of opmerking heeft over de factuur of over uw product, zal de externe partij dit afhandelen. Dit is niet iets wat uw klant zal waarderen. Hier wilt u toch zelf controle over hebben?
Met Payt hoeft u hier zich geen zorgen over te maken. Wij automatiseren waar kan en zorgen voor een persoonlijke benadering waar moet, met u in volledige controle over het proces. De software zorgt er automatisch voor dat uw klanten op een structurele wijze herinnert worden aan de openstaande facturen. Dit bespaart u heel veel tijd. Heeft uw klant een vraag? Dan kan hij of zij deze heel eenvoudig, op factuur niveau, stellen in de online omgeving. Hierdoor behoudt u altijd de controle en kunt u de gewenste oplossingen bieden aan uw klanten.
Plan zelf een persoonlijke demo in
Heeft u vragen of benieuwd naar de voordelen van Payt voor uw organisatie? Plan hiernaast zelf uw persoonlijke online demo met Thymen in! U krijgt, geheel vrijblijvend, een interactieve demonstratie van ons platform voor geautomatiseerd debiteurenbeheer. Binnen 60 minuten weet u alle voordelen van Payt voor uw bedrijf.
In 3 stappen uw gratis demo:
- Plan zelf een online demo in wanneer het u het beste uitkomt
- Krijg vrijblijvend een interactieve demo van ons platform
- Beslis zelf
