Hoe schrijft u een professionele factuurbrief?

Zodra u uw product of dienst heeft verkocht, wordt het tijd om een ​​factuur naar uw klant te sturen. Maar hoe schrijft u een goede en effectieve factuurbrief?

De meeste betalingsachterstanden worden veroorzaakt door administratieve problemen, zoals onjuiste of onduidelijke facturering. Een goede communicatie met uw klant helpt u om betalingen sneller bij u te krijgen en de cashflow te behouden. Een volledige en duidelijke factuurbrief is de eerste stap in dit proces. Op deze wikipagina geven we u tips voor het schrijven van een professionele factuurbrief.

Krijg sneller betaald en behoud uw cashflow met deze tips!

Laten we beginnen met de definitie van een factuurbrief. Een factuurbrief wordt samen met een factuur verzonden om de betalingsgegevens toe te lichten en de debiteur te vragen de factuur binnen een bepaalde betalingstermijn te betalen.

Om kans te maken op vervroegde betaling is het belangrijk om een ​​duidelijke en professionele brief te maken. Maar hoe doet u dat? Met deze tips verkleint u de kans dat u met achterstallige facturen en ook onbetaalde facturen achterblijft.

1. Maak een factuursjabloon

Open een leeg (Word of Pages) document en maak een sjabloon voor uw factuurbrief die bij uw bedrijf past. Gebruik uw tone of voice, bedrijfsnaam en bedrijfslogo.

Het is belangrijk om professioneel en vriendelijk te zijn om ervoor te zorgen dat uw klanten direct betalen.

2. Voer uw bedrijfsgegevens in

Begin met het invoeren van uw bedrijfsnaam en volledig adres in de linkerbovenhoek. Het standaard adresformaat in België is:

Naam

Bedrijfsnaam

Postadres

Postcode + PLAATSNAAM

Land

Vul de datum onder deze informatie in.

3. Voer de informatie van de ontvanger in

Het is belangrijk om de specifieke naam te vermelden naar wie de factuur moet worden verzonden. Als ondernemer straalt het professionaliteit uit als je weet aan wie de betaling gaat doen of aan wie uw factuur of factuurherinnering gericht moet zijn.

Naam ontvanger

Titel

Bedrijfsnaam

Adres

4. Begin de brief met een inleiding

Begin uw brief met een aanhef door dezelfde naam te gebruiken als in het bovenstaande adres. U kunt hier ook een persoonlijke titel toevoegen, zoals meneer, mevrouw, Drs of Dr.

Schrijf dan een vriendelijke openingszin. Een voorbeeld zou kunnen zijn:

Beste meneer Kamstra,

Ik hoop dat het goed met u gaat.

5. Kom ter zake

Na de introductie schrijft u de hoofdtekst van uw factuurbrief. Kom ter zake en wees zo duidelijk en beknopt mogelijk. Hierdoor ziet de ontvanger direct wat er van hem of haar wordt verwacht.

Doet u dit niet, dan loopt u het risico dat de ontvanger niet de tijd heeft om de factuurbrief te lezen en dit op een ander moment zal doen. Dit zorgt ook voor een vertraging van de betaling.

Dus als u de kans op een snellere betaling wilt vergroten, wees dan duidelijk en beknopt! Een voorbeeld:

Bijgevoegd vindt u [factuurnummer] voor [naam van het project]

De betaling is verschuldigd op 10 september 2020. Bij betaling binnen 14 dagen krijgt u 5 procent korting.

Voor vragen over de factuur kunt u contact opnemen met [naam] via [contactgegevens].

Het was mij een genoegen om met u samen te werken.

6. Schrijf de afsluiting

Schrijf een vriendelijke slotregel en voeg een komma toe aan het einde van deze regel. Voeg vervolgens uw handtekening en naam toe. Een voorbeeld zou kunnen zijn:

Bij voorbaat dank,

[Handtekening]

[Uw naam]

Vergeet niet de bijlagen aan het einde van uw brief te vermelden. Op deze manier moedigt u de ontvanger aan om deze bijlagen te bekijken en actie te ondernemen. Een voorbeeld hiervan is:

Bijlage: Factuur [nummer]

Communicatie is de sleutel

Door facturen consequent onder de aandacht van uw klant te brengen en de communicatie gaande te houden, verbetert het betaalgedrag van uw klant. Het handmatig versturen van betalingsherinneringen is echter een tijdrovend proces.

Dit is verleden tijd met de software van Payt.

Payt start automatisch een factuurherinneringsproces waarbij u de volledige controle heeft. Van de eerste factuur tot de laatste herinnering middels een goede factuurbrief voor achterstallige facturen. Hiermee bespaart u tot 80 procent van uw tijd en houdt u controle over hoe uw factuur (brief) eruitziet en wanneer een klant eraan herinnerd moet worden. Wilt u meer weten over een factuurherinnering? Lees hier meer over wat een factuurherinnering is.

Wat Payt uniek maakt, is het communicatieplatform in de software. Payt houdt de communicatie met uw klant gaande wat zorgt voor een beter betaalgedrag.

U kunt per factuur communiceren met uw klant en gepast reageren als hij of zij een vraag of opmerking heeft over deze specifieke factuur.