Factuurvereisten

De instantie die u in Nederland het beste kan informeren over factuurvereisten is de Belastingdienst. Een factuur voldoet, volgens de Belastingdienst, minimaal aan de volgende eisen:

• Uw volledige juridische naam en die van uw afnemer. De handelsnaam mag ook indien deze in combinatie met het adres en de woonplaats bij de Kamer van Koophandel is geregistreerd.
• Het volledige adres en dat van uw afnemer. Vermeld het adres waar de onderneming feitelijk is gevestigd. Een postbus mag niet gebruikt worden. Een adres dient te bestaan uit een straatnaam, huisnummer en postcode; het land is niet verplicht. 
• Uw btw-identificatienummer. Dit is het nummer met ‘NL’ ervoor. U vindt dit nummer in de ‘Mijn Belastingdienst’ omgeving. Vermeld bij fiscale eenheden het btw-identificatienummer van het onderdeel dat de prestatie levert.
• Indien u bij de KVK bent ingeschreven, uw KVK-nummer.
• De datum waarop u de factuur uitreikt. Dit wordt vaak omschreven op de factuur als ‘Factuurdatum’.
• Een factuurnummer. Gebruik opeenvolgende nummers voor uw facturen, met een of meerdere reeksen. Elk factuurnummer mag slechts eenmaal voorkomen. Een voorbeeld kan zijn ‘2023-0001’.
• Als u goederen levert, vermeld dan duidelijk welke items zijn geleverd en in welke hoeveelheid, zoals 50 liter motorolie of 10 stuks draadloze muizen.
• Indien u diensten levert, geeft u aan welke diensten momenteel worden verstrekt en wat hun omvang is. Een voorbeeld is “het ontwikkelen van een website met 5 pagina’s” of “het schoonmaken van een kantoorruimte van 200 vierkante meter”.
• Vermeld de datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd, of de datum van een vooruitbetaling.
• Geef het bedrag dat u voor de goederen of diensten vraagt, zonder btw. Als u verschillende btw-tarieven hanteert, vermeld dan de afzonderlijke bedragen. Als van toepassing, geef ook de eenheidsprijs aan.
• Het btw-tarief dat van toepassing is op de geleverde goederen of dienst. Dit kan in Nederland 21%, 9% of 0% zijn.
• Het btw-bedrag. Het bedrag van de belasting over de toegevoegde waarde dat aan een product of dienst is gekoppeld.

Naar wie verstuurt u de factuur?

Het is raadzaam om de factuur te versturen naar de persoon binnen de organisatie die gaat over de betaling. Vraag, voor u een zakelijke relatie aangaat met uw klant, naar contactgegevens. Een simpele vraag als “Naar welk e-mailadres of adres kan ik de factuur sturen?” kan dit voor u beantwoorden. Vraag ook naar de juridische naam waar de factuur naartoe gestuurd moet worden. Dit is een veelvoorkomende fout die gemaakt wordt bij het versturen van facturen.

Het is aan te raden een goede band op te bouwen met de contactpersoon die uw facturen betaald. Dit is de eerste stap naar goed debiteurenbeheer. Op deze manier legt u eenvoudig contact wanneer er iets mis gaat bij een betaling.

Het factuurnummer

Een van de eisen is een factuurnummer. Het factuurnummer is een uniek nummer die één keer per factuur gegeven mag worden. U kunt ervoor kiezen om te beginnen met een jaartal gevolgd door een oplopende getallenreeks. Het is niet toestaan om getallen in de reeks over te slaan. Dit zou betekenen dat één van de facturen kwijt is.

Factureren volgens de wet

In de wet zijn de factuurvereisten ook opgenomen. Als u niet aan de factuurvereisten voldoet overtreedt u de wet. De Belastingdienst is niet helder over welke gevolgen het niet voldoen aan factuurvereisten heeft vanuit de overheid.

Voor de afnemer is het vervelend om een onjuiste factuur te ontvangen. Hij kan de rekening gebrachte omzetbelasting namelijk niet aftrekken als de factuur onjuist is. In de meeste gevallen zal de afnemer dan ook de factuur weigeren, wat resulteert in een onbetaalde factuur. Verstuur daarom altijd een correcte factuur na als één van uw afnemers een fout heeft ontdekt in uw factuurvereisten.

Een aantal vereisten die zijn vastgelegd in de wet:

• U dient de factuur uit te reiken op de huidige datum.
• U moet een opeenvolgend nummer gebruiken om de factuur eenduidig te identificeren. Dit nummer kan één of meer reeksen bevatten.
• Het btw-identificatienummer waaronder u de goederenleveringen of diensten verricht, moet op de factuur vermeld worden.
• Op de factuur dient het btw-identificatienummer van de afnemer te staan. Dit geldt in gevallen waarin de afnemer belastingplichtig is, of een goederenlevering heeft afgenomen waarvoor hij belasting moet voldoen.
• Zorg ervoor dat de volledige naam en het volledige adres van zowel de ondernemer als de afnemer op de factuur vermeld worden.
• Geef op de factuur duidelijk de hoeveelheid en de omschrijving van de geleverde goederen of de omvang en aard van de uitgevoerde diensten weer.
• Vermeld op de factuur de datum waarop de goederenlevering of dienst heeft plaatsgevonden of voltooid is.
• Voeg de vergoeding voor elk tarief of elke vrijstelling toe op de factuur. Vermeld ook de eenheidsprijs zonder belasting.
• Het toegepaste tarief van de belasting moet duidelijk op de factuur worden weergegeven.
• Als er geen bijzondere regeling van toepassing is die de vermelding van het te betalen bedrag van de belasting uitsluit, moet dit bedrag op de factuur staan.
• Als de afnemer die een prestatie afneemt de factuur uitreikt in plaats van degene die de prestatie verricht, moet u de vermelding “factuur uitgereikt door afnemer” opnemen.
• In het geval van een vrijstelling dient u dit op de factuur aan te geven.
• Als de afnemer belasting moet voldoen, moet u de vermelding “btw verlegd” opnemen op de factuur.
• Als u de bijzondere regeling voor reisbureaus hanteert, dient u de vermelding “bijzondere regeling reisbureaus” op de factuur te zetten.

Een fout in de factuur

Heeft u een fout gemaakt in de factuur? Dan is het niet mogelijk deze te wijzigen. U dient namelijk altijd een unieke factuur te verstrekken. Als u een wijziging maakt en deze opnieuw opstuurt, gaan er twee identieke factuurnummers in omloop met verschillende inhoud. Dit is niet toegestaan door de Belastingdienst.

Crediteer de factuur en verstuur vervolgens een nieuwe factuur, om de fout ongedaan te maken. 

Factuurvereisten van de overheid

U wilt een factuur versturen naar de overheid. Dan komt het voor dat een overheidsinstantie u vraagt om een e-factuur. Bij een e-factuur wordt de inhoud van de factuur veranderd naar een digitaal formaat. De Rijksoverheid verplicht al zijn leveranciers een e-factuur te versturen. De factuurvereisten zijn hetzelfde bij een e-factuur als bij een papieren factuur.

Een factuur die voldoet aan de eisen wordt sneller betaald. Voor u als ondernemer kan het goed beheren van openstaande facturen een flinke klus zijn. Wilt u tijd besparen? Kies dan om uw debiteurenbeheer uit te besteden bij Payt.

Bij Payt zorgen wij ervoor dat u uw facturen sneller en gemakkelijker betaald krijgt met de compleetste software op het gebied van debiteurenbeheer.