6 tips om het debiteurenbeheer te verbeteren

Betalingen zijn als de brandstof voor uw onderneming. Ze zorgen ervoor dat uw rekeningen op tijd betaald worden en dat u kunt investeren in de groei van uw bedrijf.
Het is daarom belangrijk om te begrijpen wat u moet doen als een klant niet betaalt. Door actief en strategisch te handelen, vermindert u de impact van niet-betalende klanten.

Waarom betaalt de klant niet?

Als een klant niet betaalt, zegt dit niet direct iets over de kwaliteit van uw service of product. Hier zijn andere redenen voor onbetaalde facturen.

Financiële problemen

Klanten ervaren soms financiële druk door hoge kosten en onverwachte uitgaven. Hoe herkent u dit? Let op de volgende signalen:

• Betalingen die na de afgesproken vervaldatum binnenkomen.
• Communicatie waarin klanten hun zorgen over hun financiële situatie uiten.

Als u deze signalen oppikt, is dat een kans om met de klant in gesprek te gaan. Lees bij “3 stappen om de klant wel te laten betalen”, wat u kunt doen. Denk hierbij aan problemen als onvoldoende geld om uw rekeningen te betalen. Maar ook ontevredenheid over de service of verwarring over wanneer er betaald moet worden. 

Onvoldoende communicatie

Als klanten niet duidelijk geïnformeerd worden over de betalingsvoorwaarden, ontstaat er verwarring, zoals:

• Onduidelijkheid wanneer de klant moet betalen.
• Vragen over de ontvangen facturen.
• Verwarring over de betalingstermijnen.

Om deze problemen te voorkomen, is het belangrijk om vanaf het begin van uw klantrelatie helder te communiceren over betalingen. Zorg ervoor dat klanten begrijpen:

• Wanneer betalingen moeten plaatsvinden.
• Hoeveel er betaald moet worden.
• Welke betaalmethoden worden geaccepteerd.

Communiceer regelmatig met uw klant, bijvoorbeeld wekelijks of maandelijks. Dit houdt in dat u niet wacht tot er een betalingsprobleem ontstaat. Bedenk hiervoor bijvoorbeeld vaste tijdstippen, zodat het voor de klant duidelijk is wanneer deze informatie of updates te horen krijgt.

Herhaal belangrijke details, zoals de vervaldatum, het bedrag, de betaalmethoden en mogelijke boetes of kosten. Zo voorkomt u verwarring en helpt u klanten op tijd te betalen.

3 stappen om de klant wel te laten betalen

Heeft u van alles geprobeerd om de klant te laten betalen, maar blijft de betaling uit? Volg dan de volgende drie stappen op.

1.     Vriendelijke herinneringen

Begin met het sturen van vriendelijke herinneringen, waarin u de klant eraan herinnert dat de betalingstermijn is verstreken. Noem bijvoorbeeld de volgende punten in de herinnering:

• Het factuurnummer.
• Het bedrag dat nog openstaat.
• De betalingstermijn die is verstreken.
• De vraag om alsnog te betalen.

Hierdoor krijgen ze de kans om hun financiële uitdagingen aan te pakken.

Voorbeeld van een vriendelijke herinnering

Beste [naam klant],

Bij deze willen wij u vriendelijk herinneren aan factuurnummer [factuurnummer]. Het factuurbedrag van [bedrag] is nog niet bij ons binnengekomen.

De betalingstermijn van deze factuur is [datum] verstreken. Wij verzoeken u vriendelijk om het openstaande bedrag alsnog binnen [aantal] dagen te betalen.

Wij waarderen uw samenwerking en hopen deze ook in de toekomst voort te zetten. Mocht u onverhoopt problemen hebben met de betaling, dan horen wij dat graag.

Met vriendelijke groet,

[Uw naam]

U maakt de herinnering persoonlijk door een zin toe te voegen waarin u de klant bedankt voor de samenwerking en deze graag in stand wil houden. Zo laat u zien dat u begrip heeft voor de situatie en dat u graag een oplossing wilt vinden.

2.     Betalingsregelingen

Heeft de klant moeite om de betaling in één keer te doen? Dan is het een goed idee om een betalingsregeling aan te bieden. Dit betekent dat de klant het bedrag in termijnen betaalt. 

Een betalingsregeling is een goede oplossing voor zowel de klant als de ondernemer. De klant spreidt dan de betaling over een langere periode, waardoor de financiële last minder groot wordt. De ondernemer krijgt alsnog de betaling, maar krijgt in ieder geval wel op termijn zijn geld.

Is het voor uw bedrijf geen probleem om de betaling later te ontvangen? Dan is deze optie het overwegen waard om de klant te helpen.

3.     Juridische stappen

Werken herinneringen en betalingsregelingen niet? En blijft de klant de betaling steeds uitstellen? Denk dan na om juridische stappen te zetten. Dat betekent dat u hulp zoekt van een incassobureau, een deurwaarder of naar de rechter stapt om ervoor te zorgen dat de betaling wordt gedaan.

Houd er rekening mee dat het inschakelen van juridische hulp geld kost. Dat betekent dat u moet betalen voor de diensten van bijvoorbeeld een incassobureau of deurwaarder. 

Voordat u deze stappen neemt, moet u goed nadenken of de kosten van juridische incasso het waard zijn. De hoogte van de schadevergoeding die u kunt verhalen op de niet-betaler, wordt bepaald door de rechter. Deze kan lager zijn dan de daadwerkelijke kosten die u hebt gemaakt.

Hoe Payt helpt bij niet-betalende klanten

Bij Payt hebben we één doel: uw debiteurenproces makkelijker maken met onze debiteurenbeheer software. Dit is hoe wij dat doen in een notendop:

Snellere betalingen

Met Payt zorgen we gemiddeld voor 30% snellere betalingen. Door consistente opvolging van uw facturen en het aanbieden van meerdere betaalmethoden. Klanten worden met onze software automatisch herinnerd aan hun openstaande betalingen, wat de kans vergroot dat ze sneller betalen.

Minder werk

Bespaar tot wel 80% van uw tijd door de automatisering van herhalende administratieve taken. Payt neemt het tijdrovende proces van herinneringen sturen en factuurafhandeling van u over, zodat u zich blijft concentreren op andere belangrijke aspecten van uw bedrijf.

Een groot voordeel is dat onze software probleemloos samenwerkt met uw bestaande systemen. U hoeft niet zelf uit te zoeken hoe onze software werkt. Op het moment dat u klant wordt bij ons, helpt een van onze implementatiespecialisten bij de koppeling met uw huidige systemen.

Meer controle

U behoudt de volledige controle over uw administratie. Met Payt bepaalt u zelf wanneer en hoe u uw klanten herinnert. De geautomatiseerde opvolging zorgt ervoor dat u altijd op de hoogte bent van openstaande facturen en de status daarvan.

Plan uw persoonlijke online demo in

Wacht niet te lang op uw geld. Neem de touwtjes in handen met Payt en ontdek vandaag nog hoe het uw bedrijf helpt. Het brengt voordelen zoals snellere betalingen, minder werk voor u en meer controle over uw financiën.

Wilt u zien hoe het werkt? Plan dan een online demonstratie in of download onze brochure. Meer dan 10.000 bedrijven zijn al tevreden gebruikers van Payt. Sluit u aan bij deze groep en geef uw organisatie de financiële boost die het verdient.

Verstuurt u minder dan 250 facturen per maand? Probeer dan onze software 30 dagen gratis uit.