Verbeteringen in cashflow en klantervaring bij Health2Work door Payt

“Het meest gehoorde excuus op onze debiteurenafdeling was dat een debiteur de factuur kwijt was geraakt.” Heine de Bruin is mede-eigenaar van Health2Work, één van de grootste spelers op het gebied van ergonomie in Nederland - en, sinds 2017, ook in België. “Sinds we Payt gebruiken, hebben onze klanten 24/7 toegang tot hun facturen.”

Ergonomie experts

Health2Work verzorgt gezonde en efficiënte werkomgevingen voor haar klanten. Dat doen ze door organisaties te adviseren op het gebied van ergonomie en door passende ergonomische oplossingen te leveren. “De werkomgeving heeft een behoorlijke impact op het werkplezier. Wij creëren een werkomgeving waar medewerkers volop energie hebben om optimaal te presteren”, aldus Heine. “Duidelijkheid en no-nonsense is wat onze dienstverlening kenmerkt: een man een man, een woord een woord. We luisteren naar de behoefte van onze klanten en bieden gerichte oplossingen. Door Payt kunnen we die belofte ook waarmaken in ons debiteurenproces.”

Debiteurenproces is onderdeel van de klantreis

Health2Work maakt sinds een paar jaar gebruik van Payt. “Ons debiteurenproces liep niet lekker”, vertelt Heine als we hem vragen naar zijn keuze voor Payt.

“De werkzaamheden werden handmatig uitgevoerd. Dat is nu eenmaal foutgevoeliger dan een geautomatiseerd traject, hoe goed mijn collega’s hun werk ook doen. Het proces stagneerde te vaak en facturen werden niet op tijd betaald. Dat beïnvloedde onze cashflow.”

Maar wat Heine minstens zo belangrijk vindt, is de ervaring van zijn klanten. “Het debiteurenproces is onderdeel van de klantreis. We doen in het voortraject ons uiterste best om klanten zo goed mogelijk te bedienen, maar hadden het serviceniveau ‘aan de achterkant’ niet op orde. Zonde en niet goed voor de klantervaring. ”

Toen Health2Work in aanraking kwam met Payt, was het de directeur al gauw duidelijk dat de software een groot deel van hun ‘struggles’ ging oplossen.

“Nadat Payt was geïmplementeerd, ging het rap beter. De cashflow verbeterde en de communicatie met debiteuren verliep ineens soepel en gestructureerd. Sinds we gebruikmaken van Payt hoeven klanten nooit meer te wachten op een kopie factuur of telefoontje. In plaats daarvan kunnen ze zelf inloggen in de Payt omgeving. Bovendien weten ze precies wat ze van ons kunnen verwachten: van eerste factuur tot laatste aanmaning is ons proces helder, eerlijk en perfect gestroomlijnd.”

Even wennen

Natuurlijk was het voor de collega’s op de administratieafdeling wel even wennen; geautomatiseerd debiteurenbeheer. “Hoewel ze de volledige controle behielden, voelde het toch alsof ze die uit handen gaven. Dat begrijp ik, maar mijn motto is: als je altijd doet wat je deed, krijg je ook wat je altijd kreeg. Dat wat we deden, volstond niet.” Door de procesverbeteringen heeft Health2Work een half FTE kunnen besparen op het debiteurenbeheer. Gelukkig zagen de collega’s van Heine al gauw de voordelen van Payt. “Ze hadden ineens tijd voor andere administratieve zaken. Bovendien had Payt een uitgebreid implementatieplan gemaakt, waardoor de koppeling met ons boekhoudprogramma Exact vlekkeloos verliep en we ons debiteurenbeheer in no time konden overzetten. De begeleiding vanuit Payt tijdens de implementatie was uitstekend.”