Payt bleek precies te zijn wat INDI zocht

“Payt draagt in belangrijke mate bij aan onze klanttevredenheid”, aldus Sybrand Brouwer, directeur en eigenaar van INDI. “Doordat we gebruikmaken van Payt ervaren onze klanten betaalgemak, kunnen ze snel en eenvoudig contact leggen over openstaande facturen en weten ze precies wat ze van INDI kunnen verwachten.” De directeur van het e-commerce bedrijf is ervan overtuigd dat een accuraat debiteurenproces met duidelijke berichtgeving een essentieel onderdeel is van de klantervaring."

Snel en efficiënt

De dienstverlening van Payt sluit goed aan op de bedrijfsvoering van INDI. Deze webshop in technische onderdelen richt zich op professionals. Het bedrijf, dat nog maar vier jaar geleden is gestart, verstuurt jaarlijks ruim 80,000 facturen. “Dat aantal groeit iedere maand”, vertelt Sybrand. De lancering van het platform bleek een gouden greep; in de markt was een grote behoefte aan een snelle leverancier van technische onderdelen. “We opereren in een vrij traditionele branche, waar groothandels normale openingstijden hanteren, vestigingen hebben over het hele land en vertegenwoordigers op pad sturen om klanten te informeren over hun producten. Daar zijn we bij INDI volledig vanaf gestapt. Hoewel we een zeer kundig klantenserviceteam hebben, servicen de klanten zichzelf via onze webshop. Dat maakt dat we vele malen sneller en efficiënter kunnen. Alle orders die onze klanten voor 18:00 uur bestellen, kunnen de volgende dag voor 8:00 ’s ochtends in huis zijn.” De e-commerce business van INDI voorziet in een belangrijke behoefte. “Servicemonteurs bijvoorbeeld, zijn overdag druk met het bezoeken van klanten. Aan het einde van de dag kunnen ze de benodigdheden voor de volgende dag snel en eenvoudig via INDI bestellen. ’s Nachts wordt hun bestelling geleverd op een locatie naar voorkeur. Sommige bedrijven hebben wel meerdere verschillende afleverlocaties. We leveren zelfs in servicebussen!”

Debiteurenproces automatiseren

Doordat INDI het bestel- en leverproces zeer laagdrempelig heeft gemaakt, komt het voor dat ze meerdere bestellingen per week of zelfs per dag van dezelfde klant ontvangen.

“Toen we het platform van INDI ontwikkelden, wilden we het volledige traject digitaliseren, van bestelling tot facturatie. We kwamen erachter dat ons financieel pakket hier niet voldoende voorzag met betrekking tot het debiteurenbeheer”, vertelt Sybrand.

De directeur voelde er niets voor om een stap terug te doen en handmatig hun debiteuren te beheren. Met zulke grote volumes was dit immers een tijdrovende en arbeidsintensieve bezigheid. “We overwogen om zelf iets te ontwikkelen waarmee we ons debiteurenproces konden automatiseren, tot we in aanraking kwamen met Payt.

“Payt bleek exact te voorzien in datgene waar wij naar zochten.”

Het e-commerce platform heeft haar financiële pakket, Exact, gekoppeld aan Payt. Facturen worden automatisch geladen in Payt. Op het moment dat een klant na het verlopen van de vervaldatum zijn factuur niet heeft voldaan, worden herinneringen automatisch verstuurd. “Hoewel we hard groeien, kunnen we in ons debiteurenbeheer nog steeds volstaan met hetzelfde aantal mensen. Gemiddeld besteden we zo’n 50 tot 60 uur per week aan ons debiteurenbeheer.”

Nagenoeg geen incassotrajecten

Degene die binnen INDI verantwoordelijk is voor dat debiteurenbeheer, is Geertje Boomsma. Als debiteurenbeheerder werkt zij voornamelijk met Payt. Ze legt uit: “Bij INDI hanteren we verschillende betaaltermijnen, maar de meest voorkomende is 30 dagen. Als de klant niet betaalt, versturen we twee dagen na de vervaldatum een eerste herinnering en na 18 dagen de tweede. 34 dagen na de vervaldatum sturen we een derde en laatste herinnering. In die correspondentie waarschuwen we de klant voor een incassotraject.” Dit incassotraject voert INDI ook uit via Payt. “Toch komt het zelden voor dat we zo’n traject starten”, vertelt Geertje. “Gemiddeld zo’n 20 keer per jaar. Dat is echt heel weinig als je jaarlijks ruim 80,000 facturen per jaar verstuurt.”

Volgens Boomsma is het gestructureerde en accurate debiteurenproces de reden van dit lage aantal incassotrajecten.

“Naast dat we zeer accuraat zijn in het versturen van herinneringen, kunnen debiteuren hun facturen eenvoudig via iDEAL betalen. Dat vergroot het betaalgemak, want je belast de klant niet meer met factuur- en IBAN-nummers. Als klanten dan ook niet betalen, dan hebben ze daar meestal een reden voor. Via Payt kun je heel eenvoudig met ze in contact treden en het gesprek daarover aangaan.”

Ook bij de klantenservice van INDI zijn ze blij met Payt. Geertje vertelt: “Door Payt kunnen mijn collega’s bijvoorbeeld achterhalen waarom een order stagneert. Dat komt dan meestal doordat er facturen te lang openstaan. Als ze een factuur kwijt zijn geraakt, dan kan de klant zijn kopie factuur heel gemakkelijk via Payt ophalen. Doordat de klant zelf ook inzicht in het dossier heeft, praat het niet alleen een stuk gemakkelijker met elkaar, maar kan de klantenservice bovendien veel vragen afvangen.”

Blij met Payt

Ook Brouwer ziet dat het proces vele malen inzichtelijker is geworden én dat zijn klanten beter betalen door Payt.

“Duidelijkheid en consequentie zorgen voor beter betaalgedrag en een hogere klanttevredenheid. Ik ben ervan overtuigd dat het gemak waarmee klanten inzicht kunnen verkrijgen in hun factuurstatus bijdraagt aan het totaalplaatje van INDI.” Hoewel Payt een softwarebedrijf is, voelt dat voor Brouwer niet zo. “De manier waarop het team van Payt omgaat met onze wensen en verwachtingen is zeer flexibel en snel. Zowel bij de implementatie als daarna; op het moment dat we vragen of opmerkingen hebben, dan anticiperen ze daar direct op en kijken ze altijd wat er mogelijk is.”