Een geautomatiseerd proces wat altijd zijn werk doet, ook als NVBIT er even geen tijd voor heeft

Een geautomatiseerd proces voor debiteurenbeheer wat altijd zijn werk doet, ook als we even geen tijd hebben - Nando van Beek, oprichter en eigenaar NVBIT

Naast dat Nando (rechts op de foto) en Stijn van Beek (links op de foto) broers van elkaar zijn, werken ze ook samen in het bedrijf dat Nando in 2007 oprichtte.

Tijdens zijn studie informatica, startte Nando met het IT bedrijf NVBIT. Voor de administratie van zijn bedrijf zocht hij iemand die hem kon ondersteunen en dat werd broer Stijn, die op dat moment een rechtenstudie volgde en dit bijbaantje mooi met zijn studie kon combineren. “Het bijbaantje wat begon als één dag per week is inmiddels uitgegroeid naar 5 dagen per week in de rol van operationeel manager en projectmanager” vertelt Nando.

Het IT bedrijf uit Alkmaar is een MSP (Managed Service Provider) die organisaties helpt met het digitaliseren van bedrijfsprocessen maar ook met de overstap naar de cloud, security en de moderne werkplek (Microsoft 365). 

Samenwerking als broers

Nando: “De samenwerking als familie/broers bevalt goed. Je spreekt elkaar gemakkelijker op dingen aan (beide kanten op) maar vertrouwt elkaar ook direct. Iets wat bij andere nieuwe collega’s jaren zou duren voordat je op hetzelfde niveau bent.”

Nando en Stijn raden de samenwerking tussen broers en zussen zeker aan. “Je moet elkaar natuurlijk wel liggen en met elkaar kunnen samenwerken. Maar anders denk je er niet eens over na waarschijnlijk. Het is natuurlijk ook gewoon heel gezellig en mooi om als broers te kunnen en mogen samenwerken.”

Alles handmatig

“Voordat we werkten met Payt deed ik als eigenaar het debiteurenbeheer zelf en handmatig. Ik ging, wanneer ik daar tijd voor had, handmatig door de openstaande postenlijst van klanten heen en stuurde ze een e-mailtje. Om deze eerste herinnering op te volgen keek ik een paar weken later in mijn verzonden items welke klanten ik had herinnerd en of ze inmiddels hadden betaald. Indien nodig stuurde ik ze dan een 2e herinnering. Een proces wat verre van ideaal is natuurlijk. 

Daarnaast was ik gestopt met automatische incasso. Dit verliep via de bank en moest handmatig gebeuren omdat de bank geen koppeling had met ons boekhoudprogramma. Het was allemaal erg omslachtig en het kostte meer werk dan het opleverde.”

Openstaande postenlijst terugbrengen

In februari 2019 zijn ze van start gegaan met Payt. “Het doel was om het debiteurenbeheer te automatiseren en die openstaande postenlijst terug te brengen.” Ook een betere beleving en communicatie met klanten was een wens van NVBIT. “Daarnaast vonden we het belangrijk om de automatische incasso weer te activeren, Payt had daar gelukkig wel een koppeling voor.”

Bijna geen omkijken meer naar

Sinds het gebruik van Payt heeft NVBIT bijna geen omkijken meer naar het debiteurenbeheer. Alleen nog de excessen. “We zijn van 0 naar 64 automatische incasso’s (klanten) per maand gegaan. En we zijn geen tijd meer kwijt aan herinneren en opvolgen van openstaande posten. “Een geautomatiseerd proces voor debiteurenbeheer wat altijd zijn werk doet, ook als we even geen tijd hebben.” Stijn: “Onze klanten hebben zelf overzicht en kunnen alles inzien. Door de portal kunnen klanten hun facturen bekijken en hierop reageren. Daarnaast kun je in Payt ongelimiteerd gebruikers toevoegen, waardoor we iedereen binnen het bedrijf toegang kunnen geven in Payt. Op deze manier kunnen we altijd zien wat collega’s hebben besproken met de klant. De interne opmerkingen zijn ook erg fijn als geheugensteuntje voor jezelf.”

Of wij zonder Payt kunnen? Nee natuurlijk niet! Het maakt alles zoveel makkelijker, ik zou het iedereen aanraden.