Incassotraject starten
Voordelen van incassotraject binnen Payt
Wanneer openstaande facturen niet betwist zijn, zien we in de praktijk dat vorderingen al met relatief eenvoudige middelen als een brief, e-mail of sms kunnen worden geïnd. Dit is anders bij betwiste vorderingen. In dit geval kunt u ervoor kiezen een incassobureau te raadplegen die u helpt bij het laten betalen van openstaande rekeningen. Toch bestaat hier nogal eens ontevredenheid over vanwege de onduidelijkheid rondom werkwijzen, procedures en kostenstructuren.
In plaats van het inschakelen van een incassobureau wijzen we u graag op de mogelijkheid uw eigen incassotraject te doorlopen met hulp van onze software voor debiteurenbeheer. Met dit geautomatiseerd systeem maakt u gebruik van belangrijke voordelen:
Incassozaken blijven onder uw eigen regie.
U beslist zelf over het kwijtschelden of incasseren van incassokosten.
De geïncasseerde incassokosten ontvangt u op uw rekening.
U kunt persoonlijk contact onderhouden met uw debiteur voor een goede zakelijke relatie.
Wat moet u weten over een incassozaak?
Hoogte van de wettelijke incassokosten
De hoogte van de incassokosten is wettelijk bepaald in Wet Incasso Kosten (WIK). Op basis van het bedrag op de factuur kunt u de hoogte van de incassokosten berekenen:
- Over de eerste € 2.500, maximale incassokosten van 15%
- Over de volgende € 2.500, maximale incassokosten van 10%
- Over de volgende € 5.000, maximale incassokosten van 5%
- Over de volgende € 190.000, maximale incassokosten van 1%
- Boven de € 200.000, maximale incassokosten van 0,5%
Er geldt een minimumbedrag van € 40 voor incassokosten, ongeacht de hoogte van de openstaande factuur. Als schuldeiser mag u dit bedrag altijd vragen.
De effectiviteit van ons incassotraject
Maakt u gebruik van ons incassotraject voor uw klanten, dan kunt u rekenen op een optimale effectiviteit. Dit heeft er enerzijds mee te maken dat u de relatie met uw debiteur zelf in de hand heeft, U beslist namelijk of incassokosten daadwerkelijk in rekening gebracht moeten worden of dat u ze (deels) wilt kwijtschelden. Is de relatie met uw klant u veel waard, dan bent u in dezen niet afhankelijk van eventuele besluiten van een incassobureau.
Daarnaast levert het incassotraject u financieel hoe dan ook iets op. Voor het traject bij Payt betaalt u een vast bedrag van € 19,95. Daarentegen bedragen de wettelijke incassokosten die de debiteur u verschuldigd is minimaal € 40. Afhankelijk van de hoogte van de oorspronkelijke factuur kunnen deze kosten oplopen tot meer dan € 6.000. U houdt dus te allen tijde geld over.
Starten met het incassotraject
Tussen de verlopen betalingstermijn van een rekening die niet betaald is en het starten van een incassotraject zitten een aantal stappen. Voor particuliere klanten bent u wettelijk verplicht die te doorlopen. Met ons softwaresysteem zal uw klant automatisch tweemaal herinnerd worden aan de openstaande factuur. De laatste herinnering moet twee zaken vermelden, te weten een gestelde betalingstermijn van 14 dagen en een aankondiging van de hoogte van de incassokosten. Voor uw klant is dit de laatste mogelijkheid om zonder bijkomende kosten de factuur te betalen.
Voor B2B-klanten is de laatste herinnering niet vereist. Toch leert de ervaring dat het vaak een aanzet is om de openstaande factuur alsnog te betalen. Bovendien staat u, mocht het zover komen, juridisch sterker als u met een e-mail en brief uw debiteur een laatste herinnering heeft gestuurd.
Diverse fasen in het traject
Start u met hulp van Payt een incassotraject met uw klant, dan doorloopt u een aantal fasen. Het is wenselijk dat elke fase een vast aantal werkdagen bestrijkt waarin uw klant wordt benaderd.
- Aanmaning
Dag 1, de eerste werkdag na start van het traject: middels een e-mail, sms en brief wordt uw klant op de hoogte gesteld. Uiterste betaaltermijn is 10 dagen na dagtekening van de brief.
- Herinnering aanmaning
Dag 6, ten minste 6 dagen na de aanmaning: een telefoonrobot belt naar het ingevoerde nummer om de debiteur te herinneren aan de aanmaning. De herinnering wordt eveneens per mail en sms verzonden.
- Tweede aanmaning
Dag 12, de eerste werkdag minimaal 5 dagen na de herinnering aanmaning: een sms en aangetekende e-mail worden verzonden. Is er geen mailadres bekend, dan wordt een brief verstuurd. Uiterste betaaltermijn is 8 dagen na dagtekening van de brief.
- Herinnering tweede aanmaning
Dag 17, de eerste werkdag minimaal 5 dagen na de tweede aanmaning: sms en e-mail worden verstuurd om debiteur te herinneren aan de tweede aanmaning.
- Ingebrekestelling
Dag 21, de eerste werkdag minimaal 4 dagen na de herinnering tweede aanmaning: een sms, brief en e-mail worden verzonden. Uiterste betaaltermijn is 5 dagen na dagtekening van de brief.
- Pre-gerechtelijke fase
Dag 27, de eerste werkdag minimaal 6 dagen na de ingebrekestelling: u ontvangt een herinnering over het aflopen van het incassotraject dat over kan gaan in een gerechtelijk traject. Kiest u voor deze optie binnen Payt, dan moet u een deurwaarder gekozen hebben. Dit kan in de applicatie van Payt. Lopen er meerdere incassozaken die na de ingebrekestelling niet betaald zijn, dan kunt u kiezen voor een generieke instelling.
Extra aandachtspunten
Bij het starten van een incassotraject voor uw klanten is het raadzaam rekening te houden met een aantal aandachtspunten. Dit betreft de relatie met de debiteur en de automatische afhandeling van betalingen:
Communicatie met uw debiteur
Gedurende de incassofase kunnen uw debiteuren inloggen op www.factuurinzien.nl om het dossier in te zien en hierop te reageren. De inloggegevens is onderdeel van de correspondentie die initieel bij u ligt. Als crediteur wordt u geacht de communicatie met debiteuren te onderhouden en reacties zorgvuldig af te handelen.
Binnengekomen betalingen
Betalingen van de facturen die onderdeel zijn van een incassozaak worden door Payt automatisch geregistreerd vanuit uw boekhoudpakket. Betaling of kwijtschelding van de extra kosten dient u handmatig te verwerken op de pagina van de betreffende zaak.