Stappenplan bij onbetaalde facturen

1. Neem telefonisch contact op

Het hangt van de relatie met uw klant af of het handig is om eerst even te bellen. Dat is bijvoorbeeld een goede optie als de debiteur normaal wel altijd op tijd betaalt. Door telefonisch contact op te nemen, is er sprake van een persoonlijke benadering. Leg voordat de factuur nog openstaat en dat u even belt om te vragen of er een reden is waarom de rekening nog niet is voldaan. Het kan een keer gebeuren dat de factuur vergeten is.

2. Mail een betalingsherinnering

Stuur direct na afloop van de uiterste betaaldatum een mail met daarin een betalingsherinnering. Dat is een vriendelijke manier om de debiteur eraan te herinneren dat er nog een bedrag openstaat. Daarbij is overigens te vermelden dat de wettelijke rente van toepassing is bij het uitblijven van betaling.

3. Stuur een tweede herinnering of aanmaning

Er zijn bedrijven die eerst nog een tweede herinnering sturen, maar het is ook mogelijk om een aanmaning de deur uit te doen. De benaming aanmaning laat zien dat er maatregelen volgen als de betaling uitblijft. Overigens is het verplicht om consumenten een betalingsherinnering te sturen en geldt dat voor bedrijven niet. Het is echter wel zo vriendelijk om ook zakelijke relaties even een herinnering te sturen.

Aanmaning

Verwijs in de aanmaning naar de levering en naar de factuur, maar ook naar de eerdere betalingsherinnering en stel een betalingstermijn vast van veertien dagen (consumenten). Maak melding van eventuele incassokosten voor rekening van de debiteur en verdere juridische maatregelen bij het uitblijven van een aanmaning. Het is aan te raden om de aanmaning per aangetekende post te versturen om over een bewijsstuk te beschikken. Per mail kan het echter ook.

Lees hier meer over het versturen van een betalingsherinnering.

4. Claim wettelijke rente en breng incassokosten in rekening

Bij het niet betalen van een factuur heeft u als ondernemer het recht om wettelijke rente te claimen en in incassokosten in rekening te brengen. De kosten hebben wat dat betreft betrekking op de kosten die u maakt, omdat een debiteur de factuur niet betaalt. De wettelijke rente ligt vast in de wet als rente die te claimen is als een debiteur een betalingsachterstand heeft.

5. Spreek een betalingsregeling af

Het afspreken van een betalingsregeling biedt mogelijk uitkomst om de factuur alsnog, maar dan in termijnen betaald te krijgen. Het hangt van de situatie af of het zinvol is om een betalingsregeling af te spreken. Heeft u het vermoeden dat de klant toch niet betaalt en is de betalingsregeling in feite een verder uitstel op vervolgmaatregelen, sla deze stap dan over.

6. Ga over op een minnelijk incassotraject

Heeft u alles geprobeerd om de factuur betaald te krijgen en nog niets ontvangen? In dat geval kan Payt als incasso label dienen. Je geeft je debiteurenbeheer hierbij niet uit handen, maar behoudt zelf de controle over het proces. In dit minnelijk incassotraject worden er incassokosten in rekening gebracht bij uw klant en wordt er – voor het eerst – gecommuniceerd vanuit het beeldmerk Payt. Zo blijft uw dossier compleet, inclusief alle correspondentie die vanaf de eerste factuur is uitgewisseld tussen u en uw klant. De bij uw klant in rekening gebrachte incassokosten ontvangt u direct op uw eigen rekening. Voor het behoud van de klantrelatie zou je er zelfs voor kunnen kiezen deze niet in rekening te brengen, als de klant de hoofdsom alsnog betaald. Jij blijft in controle en jij beslist. Een incassobureau heeft u niet meer nodig.

7. Kijk of er juridische middelen te gebruiken zijn

Er zijn in bepaalde situaties nog andere opties beschikbaar door juridische middelen in te zetten. Bijvoorbeeld als er goederen zijn geleverd, maar nog niet betaald zijn. Het terughalen van deze goederen beperkt mogelijk de schade. Dat is mogelijk op basis van eigendomsvoorbehoud dat dan in de algemene voorwaarden moet staan. Een andere optie is het recht van reclame. Dit betreft een wettelijke bepaling om goederen terug te vorderen indien de betaling daarvan uitblijft.

8. Oninbare btw terugvragen

Bij het verzenden van facturen berekent u btw en de ontvangen btw draagt u weer af aan de Belastingdienst. Wat gebeurt er met de btw die u heeft afgedragen van een factuur die nog niet betaald is door de debiteur? Bij een vordering die geheel of deels oninbaar is, heeft u ten onrechte btw betaald. Deze btw is terug te vragen bij de Belastingdienst.

9. Vraag faillissement aan van de klant

Er is nog een stap te nemen als facturen door een klant niet worden betaald. In dat geval is het mogelijk om als er aan de voorwaarden is voldaan een faillissement van de klant aan te vragen. Mocht het bedrijf al failliet zijn verklaard en blijven daarom facturen onbetaald dan is het belangrijk om de vordering bij de curator in te dienen.

10. Beperkt voortaan de risico’s van wanbetaling

Heeft u het stappenplan doorlopen? Dat heeft u tijd gekost. Als u facturen voortaan op een snelle en efficiëntere manier betaald wilt krijgen dan zijn daarvoor verschillende opties beschikbaar. Het is in de eerste plaats van belang om het debiteurenbeheer onder controle te krijgen. Dat betekent dat u tijd moet besteden aan het opvolgen van facturen. Payt biedt u een geautomatiseerde oplossing voor debiteurenbeheer met opvolging van facturen beschikbaar die u werk en tijd uit handen neemt. Meer weten over hoe Payt werkt? Neem gerust contact op met ons.