Tips bij het opstellen van betalingsvoorwaarden

Betalingsvoorwaarden zijn een groep afspraken tussen u en uw klant over het voldoen van de kosten voor uw product of dienst. Het is daarom belangrijk dat deze voorwaarden zowel volledig als begrijpelijk zijn voor beide partijen. Payt geeft u graag een aantal nuttige tips om duidelijke betalingsvoorwaarden op te stellen.

Waarom zijn betalingsvoorwaarden belangrijk?

Betalingsvoorwaarden zijn belangrijk omdat ze duidelijk vastleggen hoe en wanneer facturen betaald moeten worden. Met dit doel zien we een aantal redenen waarom de betalingsvoorwaarden belangrijk zijn:

1. Bescherming: betalingsvoorwaarden bieden bescherming voor uw bedrijf (DAS, 2023). Door bijvoorbeeld afspraken te maken over late betalingen beperkt u de risico’s en aansprakelijkheid die bij het ondernemerschap horen. U kunt bijvoorbeeld juridische stappen ondernemen. Of u kunt een incassotraject starten als niet aan de voorwaarden voldaan wordt. Dat maakt betalingsvoorwaarden voor uw organisatie belangrijk.
2. Duidelijkheid: betalingsvoorwaarden zorgen voor duidelijkheid over de betalingstermijn, incassokosten en rente die in rekening mag worden gebracht bij niet-tijdige betaling (MKB servicedesk, 2023). In uw betalingsvoorwaarden legt u deze afspraken vast, zodat de klant op de hoogte is van deze gevolgen.
3. Voorkomen van geschillen: door duidelijke betalingsvoorwaarden op te stellen, voorkomt u misverstanden met klanten over de betaling van facturen (MKB servicedesk, 2023).
4. Wettelijke verplichting: voor bedrijven en overheidsinstanties gelden een aantal regels rondom de betalingstermijnen. Een voorbeeld hiervan komt van het Ondernemersplein (2023a). Als u in uw betalingsvoorwaarden geen standaard betalingstermijn opneemt, dan geldt een wettelijke standaardtermijn van 30 dagen. Als u hiervan wilt afwijken, moet dit vastgelegd worden in de algemene voorwaarden.

Tip 1: Voordat u de betalingsvoorwaarden opstelt

Uit de punten die hierboven staan is te zien dat heldere betalingsvoorwaarden u als onderneming dus helpt, maar ook dat ze uw verwachtingen duidelijk maken aan de klant.

Juridische overwegingen bij het opstellen van betalingsvoorwaarden

De Nederlandse wetgeving stelt bepaalde eisen aan betalingsvoorwaarden. Voordat u uw betalingsvoorwaarden kunt opstellen, moet u dus weten welke regels voor u gelden.

Een voorbeeld zijn de algemene voorwaarden. Dit zijn de algemene regels die gelden als een klant een product koopt of een dienst afneemt. De algemene voorwaarden moeten met de klant gedeeld worden voordat ze betalen. Als dat niet gebeurt, mag de klant uw algemene voorwaarden negeren (Juridisch Loket, 2023). 

Daarom raden we het aan om wettelijk advies op te vragen bij het opstellen van uw betalingsvoorwaarden. Een juridisch adviseur zal u helpen bij het begrijpen van de regels en wetten die voor uw bedrijf gelden. Ook zorgen zij ervoor dat u aan de wettelijke vereisten voldoet. Wilt u bijvoorbeeld een betalingstermijn aanhouden van meer dan 60 dagen? Dan moeten u en uw klant aan kunnen tonen dat dit voor beide partijen niet nadelig is (AAG, 2023).

Check het betalingsgedrag van uw klant

Afhankelijk van uw product of dienst kan het belangrijk zijn om vooraf het betalingsgedrag en/of de financiële status van uw klant of doelgroep te bepalen. Kredietverzekeraars en kredietinformatiebureaus zijn hierin gespecialiseerd, en kunnen u hierbij helpen (Het Ondernemersplein, 2023b). Door een idee te krijgen van het betalingsgedrag van uw (potentiële) klanten, heeft u een beter idee waar u eventuele problemen kunt verwachten. Deze kunt u dan voorkomen door ze te behandelen in uw betalingsvoorwaarden.

Hoe gaat u de voorwaarden communiceren?

Uw betalingsvoorwaarden moeten op tijd te vinden zijn: voordat uw klant een product of dienst bij u afneemt, moeten zij uw voorwaarden kunnen inzien. Daarnaast moeten uw voorwaarden makkelijk te vinden zijn. Als u bijvoorbeeld facturen gebruikt, is het handig om de betalingsmethoden die u accepteert hier te noemen. 

Tip 2: De belangrijkste elementen van behulpzame betalingsvoorwaarden

Behulpzame betalingsvoorwaarden zijn makkelijk te begrijpen en te lezen. Voor zowel uw bedrijf als de klant is het in ieder geval verstandig om afspraken rondom het bedrag, de betalingswijzen, de betalingstermijnen en de gevolgen van late betalingen.

Het bedrag

U heeft bepaald welk geldbedrag (of de tegenprestatie) u wilt ontvangen voor uw product of dienst. Leg dit vast in de betalingsvoorwaarden. Vermeld hierbij ook de valuta, en het percentage btw dat in rekening gebracht zal worden. 

Betalingswijzen die u accepteert

U kunt klanten helpen door verschillende betalingsmethoden te accepteren. Dat biedt daarnaast ook een fijnere ervaring voor de klant. In uw betalingsvoorwaarden kunt u opnemen welke betalingssystemen en -methoden u accepteert. Zo voorkomt u mogelijke problemen die bijvoorbeeld zouden kunnen leiden tot onbetaalde facturen.

Uw betalingstermijnen

De betalingstermijnen zijn voor u een belangrijk onderdeel van de betalingsvoorwaarden. Hierin kunt u vastleggen vanaf welk moment de betaling moet zijn afgerond. Deze termijnen moeten realistisch en redelijk zijn (Ondernemersplein, 2023a). Wanneer u geen termijn aangeeft, geldt een wettelijke betalingstermijn van standaard 30 dagen (Ondernemersplein, 2023b).

U kunt er ook voor kiezen om de betaling te laten plaatsvinden voordat u uw product of dienst levert. Of u kunt met de klant afspreken dat het bedrag opgedeeld wordt in termijnen. Deze termijnen worden dan ‘deelbedragen’ genoemd. Leg in uw betalingsvoorwaarden nadrukkelijk uit hoe deze opties precies werken. 

Gevolgen van late betalingen

Het kan gebeuren dat de klant niet (op tijd) betaalt. In uw betalingsvoorwaarden kunt u gevolgen of late betalingskosten opnemen om dit zo veel mogelijk te voorkomen. Deze gevolgen kunnen uw administratie kosten dekken. U kunt bijvoorbeeld eerst een aanmaning sturen als uw klant niet betaalt. Hiervoor mag u direct kosten in rekening brengen. Als u een incassobureau of andere instantie inschakelt in deze gevallen, communiceert u dit ook in uw betalingsvoorwaarden.

Tip 3: Uw betalingsvoorwaarden communiceren

Duidelijke betalingsvoorwaarden helpen dus zowel u als organisatie als uw klant. Om uw betalingsvoorwaarden echt behulpzaam te maken, moet u bedenken waar en wanneer u deze informatie deelt met de klant. We geven een aantal overwegingen om uw betalingsvoorwaarden behulpzaam en duidelijk te communiceren.

Stel uw voorwaarden duidelijk en toegankelijk op

Zorg ervoor dat uw betalingsvoorwaarden gemakkelijk te vinden en toegankelijk zijn voor uw klanten. Veel websites hebben bijvoorbeeld de algemene voorwaarden in de onderkant van de website staan. Informatie over betalingen, zoals uw rekeningnummer, moeten op de factuur vermeld staan.

Daarnaast moeten de voorwaarden in begrijpelijke taal geschreven zijn. Korte zinnen zijn makkelijker te begrijpen. Vermijd vakjargon dat voor klanten moeilijk te begrijpen kan zijn, omdat dit tot misverstanden kan leiden. Om verwarring te voorkomen, helpt het om uw verwoordingen zo veel mogelijk gelijk te houden.

Waar communiceert u de betalingsvoorwaarden?

De betalingsvoorwaarden hoeven niet per se in één document aangeleverd te worden. Door de betalingsvoorwaarden op te breken, heeft u controle over welke informatie de klant te zien krijgt binnen het proces. Zoals we eerder noemden, kunt u werken met offertes, algemene voorwaarden, een contract, en/of een factuur. 

U kunt zelf bepalen welke methodes u wilt inzetten, zolang uw betalingsvoorwaarden duidelijk en toegankelijk blijven. Verwijs binnen deze documentatie naar andere documenten, zodat u niet meerdere keren dezelfde punten hoeft te noemen. Dit is namelijk foutgevoelig en kan daardoor verwarring veroorzaken.

Voorbeeld: algemene voorwaarden

Sommige voorwaarden gelden bijvoorbeeld voor iedere klant. Deze hoeft u niet iedere keer opnieuw op te stellen. Betalingsvoorwaarden die voor iedereen gelden kunnen bijvoorbeeld in algemene voorwaarden verwerkt worden. Stel dit op met een juridisch adviseur zodat ze voldoen aan de wetgeving waar u zich aan moet houden. Verwijs er ook naar in het contract met de klant. Dat mag kort: als het maar duidelijk is voor de klant waar ze de algemene voorwaarden kunnen vinden.

Tip 4: Het herzien en bijwerken van uw betalingsvoorwaarden

Nadat uw betalingsvoorwaarden opgesteld zijn, is het nog van belang om te overwegen wanneer en waarom u uw betalingsvoorwaarden wilt herzien. Zowel uw bedrijf als de marktomstandigheden veranderen voortdurend. 

Betalingsvoorwaarden moeten bijvoorbeeld herzien worden wanneer belangrijke wijzigingen in uw bedrijfsactiviteiten plaatsvinden. Denk hierbij aan het aanbieden van nieuwe producten en/of diensten, wijzigingen in uw prijsbeleid, of (nieuwe) wetgeving die van invloed is op uw betalingsvoorwaarden.

Communiceer uw wijzigingen naar uw klanten

Wanneer u uw betalingsvoorwaarden bijwerkt, zorg er dan voor dat alle wijzigingen waarmee iets voor de klant verandert bijgehouden worden. Communiceer deze naar uw klanten. Als u wijzigingen aanbrengt in een document, controleer dan ook de andere documenten waar informatie over uw betalingsvoorwaarden in verwerkt staat. Het kan ook verstandig zijn om een juridisch adviseur in te schakelen om er voor te zorgen dat uw bijgewerkte betalingsvoorwaarden aan de wettelijke vereisten voldoen.

Door de tijd te nemen om behulpzame en volledige betalingsvoorwaarden op te stellen en deze duidelijk te communiceren naar uw klanten, kunt u een basis leggen voor succesvolle zakelijke transacties. Het is belangrijk om regelmatig uw betalingsvoorwaarden te herzien en bij te werken om ervoor te zorgen dat ze aansluiten bij de behoeften van uw bedrijf en voldoen aan de relevant wet- en regelgeving.

Bronnen

1. DAS. (2023, 29 september). Leveringsvoorwaarden: alles wat je moet weten. Geraadpleegd op 23 oktober 2023, van https://www.das.nl/ondernemer/overeenkomsten-en-contracten/leveringsvoorwaarden
2. MKB Servicedesk. (2023). Hoe stel ik de juiste betalingsvoorwaarden op? Geraadpleegd op 23 oktober 2023, van https://www.mkbservicedesk.nl/juridisch/algemene-voorwaarden/hoe-stel-ik-de-juiste-betalingsvoorwaarden-op
3. Het Ondernemersplein. (2023a). Betalingstermijnen, incassokosten en wettelijke rente. Geraadpleegd op 23 oktober 2023, van https://ondernemersplein.kvk.nl/betalingstermijn-incassokosten-en-wettelijke-rente/
4. Het Ondernemersplein. (2023b). Kredietverzekering. Geraadpleegd op 23 oktober 2023, van https://ondernemersplein.kvk.nl/kredietverzekering/
5. Juridisch Loket. (2023, 20 juli). Algemene voorwaarden. Geraadpleegd op 30 oktober 2023, van https://www.juridischloket.nl/aankopen-en-garantie/aankopen/algemene-voorwaarden/
6. AAG. (2023, 20 juli). Wettelijke betalingstermijn. Geraadpleegd op 30 oktober 2023, van https://www.arag.nl/zakelijk/klant-en-leveranciers/wettelijke-betalingstermijn/