Wat is een betalingsherinnering?
Tips om effectiever te zijn met uw debiteurenbeheer
Voor bedrijven is het belangrijk om openstaande facturen op een tijdige en professionele manier te verzamelen. Een betalingsherinnering is een effectieve tool om dit te bereiken en klanten te herinneren aan hun verplichtingen.
In dit artikel bespreken we wat een factuurherinnering is, wanneer deze moet worden verstuurd, hoeveel er moeten worden verstuurd en wat er in de tekst van de herinnering moet staan. We geven ook voorbeelden en tips voor het versturen van betalingsherinneringen en bespreken hoe bedrijven hulp kunnen krijgen bij het versturen van deze verzoeken.
Wat is een betalingsherinnering?
Een betalingsherinnering is een verzoek aan een klant om een openstaande factuur te betalen. Het is een eenvoudige en formele manier om klanten eraan te herinneren dat ze een verplichting hebben jegens het bedrijf.
Wat is het verschil tussen een betalingsherinnering en een aanmaning?
Een betalingsherinnering is een vriendelijk verzoek om een factuur te betalen. Een aanmaning is een formelere stap die wordt genomen als de betalingsherinnering niet effectief was en de factuur nog steeds niet is betaald. Een aanmaning heeft meestal een officiële aanhang en een verhoogd bedrag aan kosten voor de klant.
Wanneer stuur je een betalingsherinnering?
Een betalingsherinnering moet worden gestuurd als de factuur nog niet is betaald na de vervaldatum. Het is belangrijk om te wachten totdat de vervaldatum is verstreken, omdat sommige klanten extra tijd nodig kunnen hebben om de factuur te betalen.
Hoeveel betalingsherinneringen moet je sturen?
Er is geen vast aantal betalingsherinneringen dat moet worden gestuurd, maar het is belangrijk om een consistente aanpak te hebben. Over het algemeen is het aan te bevelen om 1 of 2 betalingsherinneringen te sturen voordat over te gaan op een aanmaning. Het is niet aan te raden om uw betalingsherinneringen te nummeren. Dit laat de debiteur weten dat er meerdere herinneringen volgen, waardoor ze minder geneigd zijn om na de eerste herinnering al te betalen.
Lees hier meer over het versturen van een betalingsherinnering.
Wat zet je in de tekst van een betalingsherinnering?
De tekst van een betalingsherinnering moet professioneel en formeel zijn en de volgende informatie bevatten:
- Bedrijfsnaam en contactgegevens: Maak duidelijk wie de verzender is en hoe de klant contact met het bedrijf kan opnemen.
- Referentie van de factuur: Voeg het factuurnummer of referentie toe, zodat de klant weet welke factuur wordt bedoeld.
- Betalingsdatum: Geef de oorspronkelijke betalingsdatum aan en vermeld hoeveel tijd er is verstreken sinds de factuur is uitgegeven.
- Bedrag: Vermeld het bedrag van de openstaande factuur en de betaalmethode (bijvoorbeeld per cheque, automatische incasso, online betaling).
- Bedankt: Bedank de klant voor hun tijdige aandacht en vraag hen om contact op te nemen als ze hulp nodig hebben bij het betalen van de factuur.
- Handtekening: Voeg een handtekening toe van een verantwoordelijke werknemer van het bedrijf.
Gratis voorbeeld betalingsherinnering
Een voorbeeld van een betalingsherinnering is:
Beste heer/mevrouw,
Uit onze administratie is gebleken dat onderstaande factuur nog niet (volledig) is voldaan.
[Factuur]
Wij verzoeken u vriendelijk om het openstaande bedrag van €.. over te maken naar [bankrekeningnummer]. Of via de iDEAL knop in deze factuur te betalen.
Mocht uw betaling reeds onderweg zijn, dan kunt u deze herinnering als niet verzonden beschouwen.
Met vriendelijke groet,
[Bedrijf]
Bij een laatste herinnering is de toon iets strenger, bijvoorbeeld:
Geachter heer/mevrouw,
Tot onze spijt heeft u, ondanks eerdere verzoeken, het openstaande factuurbedrag nog niet voldaan. Hiervoor heeft u inmiddels ruimschoots de tijd gehad. U bent op dit moment met betaling in verzuim.
[Factuur]
wij stellen u nog 14 dagen in de gelegenheid om het verschuldigde bedrag van €… over te maken naar [bankrekeningnummer] of direct met de iDEAL knop in deze factuur te betalen.
Mochten wij de betaling niet binnen de gestelde termijn ontvangen, dan maken wij aanspraak op vergoeding van kosten. Naast bovenstaande hoofdsom bent u dan incassokosten en indien van toepassing de wettelijke of contractuele rentevergoeding verschuldigd.
De incassokosten zullen €… bedragen. Indien de betaling niet binnen de eerder genoemde 14 dagen ontvangen is, zal de factuur als incasso behandeld worden en zullen wij deze uit handen geven. De termijn van 14 dagen vangt aan de dag na bezorging van deze laatste herinnering.
Wij hopen echter dat u voor een tijdige betaling zorgt en dat hiermee de incassomaatregelen achterwege kunnen blijven.
Mocht uw betaling reeds onderweg zijn, dan kunt u deze herinnering als niet verzonden beschouwen.
Met vriendelijke groet,
[Bedrijf]
Betalingsherinnering aangetekend versturen of per e-mail?
Of een betalingsherinnering aangetekend moet worden verstuurd of per e-mail hangt af van de specifieke situatie. E-mail is snel en eenvoudig, maar het is niet altijd duidelijk of de e-mail is ontvangen of gelezen. Aangetekend versturen biedt meer zekerheid dat de betalingsherinnering bij de klant is aangekomen, maar het is trager en duurder.
Hulp bij het versturen van een betalingsherinnering
Payt biedt ondersteuning en hulp bij het versturen van betalingsherinneringen. Automatiseer uw debiteurenbeheer. Zo profiteert u van de geavanceerde functionaliteiten van het platform, zoals automatische herinneringen en aanmaningen, en real-time inzicht in betalingsstatus.
Een betalingsherinnering is een effectieve en noodzakelijke tool voor bedrijven om openstaande facturen snel te krijgen. Het is belangrijk om een consistente aanpak te hebben en te kiezen tussen aangetekend versturen of per e-mail, afhankelijk van de specifieke situatie. Payt biedt hulp en ondersteuning bij het versturen van betalingsherinneringen. Op deze manier gaat de tijd naar zaken binnen uw bedrijf die persoonlijke aandacht verdienen.
