Wat is een kasboek?
Een kasboek is een onderdeel van de boekhouding en voorziet in het bijhouden van de contante inkomsten en de uitgaven. Deze komen opeenvolgend in het kasboek te staan. Het is als u ondernemer bent van belang om inzicht in de financiële situatie van het bedrijf te hebben. U weet met het bijhouden van een kasboek in dat geval onder meer precies wat de inkomende en uitgaande contante geldstromen zijn. Niet elk bedrijf heeft transacties met een factuur en voor contant geld dat binnenkomt en uitgaat, is het belangrijk om de kasadministratie bij te houden.
Bijhouden van een kasboek
Een kasboek is in principe te zien als de boekhouding voor het contante geld. Het is echter ook mogelijk om kleine pin uitgaven waar geen factuur voor is, in deze administratie op te nemen. Het is belangrijk om de kasadministratie nauwkeurig bij te houden. Als dat niet gebeurt, is het later moeilijk om precies te achterhalen waar het geld vandaan komt of waar het aan is uitgegeven. Bovendien dient het kasboek voor elke dag te achterhalen en kloppend te zijn. Het is voor het bijhouden van de kasadministratie aan te raden om elke kasboeking een opeenvolgend nummer te geven. Verwijs daarbij naar de betreffende contante transactie die heeft plaatsgevonden.
Is een kasboek verplicht?
Een kasboek is voor bedrijven in elk geval verplicht als er sprake is van inkomsten en uitgaven met contant geld. Een bedrijf als een winkel kan bijvoorbeeld naast pinbetalingen ook nog altijd cash aannemen. Zo zijn er ook bedrijven die aan klanten de gelegenheid bieden of zelfs een voorkeur hebben om contant betaald te krijgen. Bedrijven die uitsluitend op factuurbasis werken, geen geld in kas hebben en geen cash geld ontvangen of met contant geld betalen, zijn niet verplicht om een kasadministratie bij te houden. In dat geval is het wel belangrijk om een bankboek bij te houden met de transacties die via de zakelijke rekening lopen.
Een digitale kasadministratie of op papier?
Het verdient aanbeveling om van een digitaal kasboek gebruik te maken in plaats van de kasadministratie op papier bij te houden. Een kassasysteem is bijvoorbeeld te koppelen aan een digitaal kasboek, maar niet aan de papieren kasadministratie. Bovendien is het risico op het maken van een foutje bij een papieren administratie veel groter dan bij een digitaal kasboek.
Een online kasboek
Het is mogelijk om als ondernemer zelf een kasboek administratie op te zetten in Excel, maar een online kasboek als onderdeel van boekhoudsoftware is veel efficiënter. De kans op fouten is kleiner en bovendien maakt de kasadministratie direct deel uit van de complete boekhouding. Dat is handig omdat alle gegevens voor de btw-aangifte bijvoorbeeld met een druk op de knop naar voren komen. Op die manier wordt voorkomen dat de btw-aangifte te laat verstuurd wordt.
Het bewaren van alle bonnen
Het is om een kasboek accuraat bij te houden van belang om alle bonnen goed te bewaren. Dus zowel van de inkomsten als van de uitgaven. Daarbij is het dus handig en efficiënt om een kassasysteem te koppelen aan het online kasboek. Het verdient verder aanbeveling om op dagelijkse basis het kasboek bij te houden om op deze manier deze administratie altijd up-to-date te hebben.
